La digitalisation des coopératives agricoles : modernisation et efficacité des processus

Depuis quelques années déjà, le secteur traditionnel de l’agriculture s’ouvre au numérique, on évoque même “l'avènement de l'agriculture numérique”.
La modernisation des exploitations agricoles repose sur l’utilisation de technologies numériques pour optimiser la gestion des cultures, de l’élevage et des ressources naturelles, dans un objectif de durabilité, d’efficacité, et de gestion de la rentabilité. Cette transformation est portée par de nombreux facteurs : les contraintes économiques, l'évolution des attentes sociétales, l'essor des nouvelles technologies et l'urgence climatique. Ensemble, ils exigent des acteurs du secteur agricole plus de réactivité, de traçabilité et de performance.

Si le digital s’est progressivement installé dans le quotidien des agriculteurs, les rendant plus exigeants dans leurs relations commerciales, les coopératives et négoces agricoles se doivent de leur emboîter le pas. Elles sont en première ligne pour soutenir leurs adhérents dans une agriculture moderne et performante.

Vous pilotez une de ces structures qui regroupent des producteurs aux intérêts communs ?

Vous jouez un rôle structurant pour vos membres. En adoptant des outils de gestion et d’automatisation des tâches administratives dans votre fonctionnement, vous améliorez l’efficacité de vos activités, réduisez la complexité de l'accès aux données et garantissez la satisfaction de vos adhérents.

Pitney Bowes accompagne la performance de vos établissements grâce à la digitalisation de vos outils. Ces outils permettent de répondre à des défis réels : surcharge administrative, traçabilité des transactions, fluidité des échanges, et respect des normes de conformité.

Voici nos services :

La gestion électronique des documents : un atout clé pour la fluidité et la sécurité des données

Suivre les factures, gérer les contrats ou fournir des informations réglementaires peut rapidement devenir des tâches longues et chronophages. Avec une gestion électronique de vos documents, vous pourrez tous les stocker en un seul endroit, simplifiant ainsi la gestion, la classification et la sécurité de ceux-ci.

La GED donne aux organisations la possibilité de gérer plus efficacement leurs informations, ce qui se traduit par des gains significatifs en termes de qualité, de productivité et de gestion du temps. Les documents deviennent facilement accessibles, dans leur version la plus récente et sans risque de confusion, pour les personnes habilitées, en instantané.
La GED optimise les processus et la collaboration de manière significative. Les utilisateurs n'ont plus besoin de consacrer du temps à chercher, partager, vérifier l’approbation ou s'assurer de disposer de la bonne version des documents. Un projet de GED bien conçu et adapté assure un Retour sur Investissement (ROI) en seulement quelques semaines.

La gestion électronique des documents représente un véritable levier de performance pour les coopératives agricoles. Voici comment elle peut transformer votre quotidien :

Facilité d’accès à l’information : vous pourrez centraliser tous les documents relatifs à vos adhérents, fournisseurs, stocks, comptabilité, etc. Ce système garantira que vous ayez une information actualisée rapidement tout en sauvegardant le tout, indispensable pour prendre des décisions éclairées, en particulier dans les périodes de forte activité.
Meilleure collaboration : en utilisant la GED, tous les membres autorisés pourront accéder à l’information en temps réel. Cette accessibilité aide les équipes à coordonner efficacement les actions, notamment dans la planification des récoltes, la gestion des stocks et la distribution.
Conformité renforcée : vous êtes souvent soumis à des normes strictes en matière de traçabilité des produits. La GED facilite l’archivage et le suivi de l’historique des documents (contrats, certificats, rapports qualité), garantissant que chaque étape est documentée et conforme aux régulations, ce qui est essentiel pour la transparence et la confiance des clients.
Réduction du risque de perte de documents : tout est stocké au même endroit, sécurisé et accessible partout, tout le temps grâce à un accès personnel et un code secret. L’accès aux documents et leur modification sont contrôlés et sont enregistrés dans un journal d’activité. Pas d'inquiétude vis à vis de potentielles erreurs de manipulations informatiques : les versions d’un document sont enregistrées et permettent ainsi d’avoir une parfaite de l’historique des modifications.
Traçabilité complète des interactions. Par exemple, en numérisant les bons de commande, factures et documents contractuels, les coopératives peuvent rapidement vérifier l’état des transactions et les statuts de paiement, offrant ainsi une gestion fluide et précise des flux financiers.

Les avantages tangibles d’une gestion électronique de vos documents sont nombreux : chaque document existe en un seul exemplaire, officiel. Il n’y a plus de doublons. Les documents sont protégés contre la perte, contre les accidents et malveillances. Le nommage et le classement des documents peuvent être automatisés et satisfaire une charte ou un standard, accroissant ainsi la lisibilité des informations et leur exploitabilité.

En adoptant une GED, vous gagnerez en efficacité et en réactivité, tout en assurant une meilleure traçabilité et une plus grande transparence.

La signature électronique : vers une validation plus rapide et simplifiée des documents

Depuis quelques années, la signature électronique s’impose comme une innovation majeure pour simplifier et sécuriser la gestion administrative des entreprises.

En France, la signature électronique est réglementée et doit répondre aux exigences légales pour être considérée comme valable.

Les documents nécessitant une signature – contrats, accords entre producteurs et coopérative, autorisations de traitements, etc. – peuvent être fastidieux à gérer dans un environnement traditionnel. La signature électronique est un outil de choix pour accélérer ces processus. Elle permet aux parties prenantes de signer des documents en ligne, sans se déplacer ni imprimer de documents, tout en assurant une sécurité juridique conforme aux standards actuels.

Pour vous, coopérative agricole, la mise en place d’une signature électronique peut considérablement réduire les délais de validation et simplifier la gestion des contrats. Par exemple, lorsqu’un adhérent souhaite souscrire à un nouveau service ou renouveler son contrat, il peut le faire en ligne de manière sécurisée, ce qui évite les allers-retours administratifs et garantit une meilleure fluidité dans les échanges.

Il est aussi possible, par exemple, d’envoyer un contrat de service à un agriculteur qui recevra une notification lui indiquant qu’une signature est requise. Elle peut également être appliquée à divers documents : bons de livraison, contrats, devis, etc.

Outre un meilleur taux de retour comparé aux envois papier, la signature électronique est une solution plus économique et sécurisée. Chaque utilisateur reçoit le document directement dans son espace numérique, avec une signature qui ne prend que quelques secondes !

Pour sûr, les organismes agricoles peuvent tirer parti de la signature électronique pour fluidifier leurs échanges avec clients et adhérents.

L’externalisation du courrier : libérer du temps et recentrer les ressources

La gestion du courrier papier peut être un autre point de friction pour les coopératives agricoles. En externalisant cette gestion, vos employés peuvent gagner en efficacité et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Nos solutions d’externalisation du courrier permettent de recevoir, numériser, trier et distribuer les courriers de manière numérique, en les intégrant directement dans le système de gestion documentaire.

Cela signifie que toutes les correspondances, qu’il s’agisse de factures fournisseurs, de courriers administratifs ou de demandes de renseignements, sont directement accessibles et traçables. En simplifiant et automatisant ce flux, vous gagnez en réactivité et pouvez répondre plus efficacement aux demandes de vos adhérents et partenaires.

Vous envoyez souvent des factures pour des services ou produits mutualisés (engrais, semences, matériel). En externalisant ce processus, les factures sont préparées, envoyées et archivées numériquement sans intervention manuelle. Les paiements sont suivis plus facilement, et les relances sont automatisées, réduisant ainsi les retards de paiement, vous assurant une trésorerie plus stable.

De la même manière, vous communiquez fréquemment avec des organismes publics pour respecter les réglementations (déclarations de récoltes, certificats de qualité, etc.). L’externalisation du courrier assure une gestion rapide et sécurisée de ces échanges, garantissant la conformité et évitant les risques de retard dans les démarches administratives cruciales pour les subventions ou les certifications.

Voilà comment l’externalisation du courrier transforme les processus lourds en flux fluides et agiles, permettant aux coopératives de concentrer leur énergie sur l’accompagnement de leurs membres et la valorisation de leur production.

La facturation électronique : vers une comptabilité digitalisée

La facturation électronique, désormais incontournable pour de nombreuses organisations, répond à des exigences croissantes de conformité réglementaire. Pour les coopératives agricoles, qui jouent un rôle essentiel dans la chaîne d'approvisionnement agroalimentaire, la mise en place de la facturation électronique apporte des bénéfices opérationnels et stratégiques non négligeables.

Tout d'abord, la facturation électronique permet une dématérialisation complète des processus financiers, réduisant ainsi les coûts d'impression, de traitement manuel et de stockage des factures papier. Cette réduction des coûts et des délais de traitement représente un avantage compétitif important pour vous qui êtes souvent confrontés à des marges serrées et à une concurrence accrue.

Ensuite, la facturation électronique facilite le suivi des paiements et l’optimisation de la trésorerie. Chaque facture émise ou reçue est enregistrée de manière précise, permettant un suivi en temps réel de l'état des paiements. Les rappels peuvent être automatisés pour réduire les retards et améliorer les flux de trésorerie, un point crucial pour les coopératives qui dépendent de paiements réguliers pour financer leurs activités. En assurant une visibilité financière plus claire, vous pouvez mieux anticiper leurs besoins et éviter des perturbations dans leur chaîne d'approvisionnement.

La facturation électronique joue aussi un rôle dans l’amélioration des relations avec les adhérents et les fournisseurs. En utilisant un système numérique, vous pouvez envoyer et recevoir des factures plus rapidement, ce qui renforce la transparence et la fiabilité de vos échanges financiers. Avec des factures facilement accessibles en ligne, les adhérents peuvent consulter leurs transactions à tout moment, créant une relation plus fluide et plus professionnelle. Un vrai avantage concurrentiel !

Enfin, la facturation électronique est un gage de conformité avec les réglementations en vigueur, notamment pour les échanges avec les administrations publiques qui exigent de plus en plus souvent des documents numériques normés. En intégrant ces normes, vous garantissez la légalité et la traçabilité de vos opérations financières, tout en étant prêts à répondre aux évolutions légales futures.

La facturation électronique est bien plus qu’un simple outil administratif : elle représente un levier de compétitivité et de modernisation, qui assure une gestion efficace et responsable des transactions, tout en renforçant la transparence et la rigueur vis-à-vis de vos adhérents et partenaires.

La digitalisation de vos outils et méthodes au service d’une agriculture moderne et performante

La digitalisation des coopératives agricoles contribue directement à renforcer l’efficacité de votre structure et à faciliter la collaboration entre vos membres. Vous pouvez ainsi offrir à vos adhérents une infrastructure moderne et optimisée, qui favorise la réactivité, la transparence et le respect des normes.

En intégrant des outils numériques dédiés à la gestion documentaire, à la facturation et à l’externalisation du courrier, les coopératives agricoles ont toutes les cartes en main pour répondre aux défis d’un secteur en pleine mutation.
Ces solutions vous permettent de gagner en agilité, de professionnaliser vos services et d’accompagner vos adhérents dans une agriculture plus connectée et durable.