Facturation électronique : comment se préparer à la nouvelle réglementation ?
La facturation électronique : comment se préparer à la nouvelle réglementation ?
La facturation électronique, ou e-invoicing, n’est pas une nouveauté. Cependant, la réglementation récente dans de nombreux pays, notamment en Europe, impose progressivement son adoption.
Les gouvernements cherchent ainsi à améliorer la transparence fiscale, à lutter contre la fraude et à simplifier les processus administratifs des entreprises. La facturation électronique s'inscrit désormais comme une obligation incontournable pour les entreprises françaises.
Attention, la mise en place de la facturation électronique n’est pas une mince affaire. Une facture électronique est bien plus qu’un simple fichier PDF envoyé par e-mail. Il s'agit d'un document créé, envoyé et conservé dans un format structuré, garantissant l'authenticité de son origine, l'intégrité de son contenu, et sa lisibilité. Elle doit obligatoirement passer par des plateformes agréées, telles que le Portail Public de Facturation (PPF) ou des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui se chargent de sa transmission et de son suivi auprès des administrations fiscales.
Qui est concerné par cette nouvelle réglementation ?
La nouvelle réglementation concerne l’ensemble des transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France. Toutefois, certaines exceptions s'appliquent, comme les transactions avec des particuliers (B2C) ou des opérations spécifiques dans les secteurs de la santé, de l’éducation ou encore les opérations bancaires.
La réforme de la facturation électronique introduit deux principales obligations :
1. L’obligation de facturation électronique, qui s’applique à toutes les entreprises :
- assujetties à la TVA
- travaillant avec des clients professionnels (BtoB)
- réalisant des opérations sur le territoire français
2. L’obligation de e-reporting, destinée aux entreprises :
- assujetties à la TVA
- ayant une clientèle de particuliers (BtoC)
- ou réalisant des transactions à l’international
Initialement prévue pour 2024, sa mise en place a été repoussée, offrant ainsi aux entreprises un délai supplémentaire pour se préparer, à partir de 2026, avec une généralisation progressive en fonction de la taille des entreprises.
Dès septembre 2026, toutes les entreprises (micro-entreprises, TPE, PME, ETI, grandes entreprises) devront être capables de recevoir des factures électroniques, quel que soit leur fournisseur, à travers une plateforme certifiée.
A la même date, les ETI (comptant entre 250 et 4 999 salariés) et les grandes entreprises (de plus de 5 000 salariés) auront aussi pour obligation d’émettre des factures électroniques et une obligation de e-reporting.
Les Micro-entreprises, TPE et PME pourront elles, attendre septembre 2027 pour se soumettre à l’obligation d’émettre des factures électroniques et à celle de l’e-reporting.
Comment se préparer à l’obligation de facturation électronique ?
Au-delà de la mise en conformité avec la loi, la facturation électronique représente une opportunité de moderniser vos processus de gestion. En anticipant ces changements et en adoptant dès maintenant des outils adaptés, vous garantissez à votre entreprise une transition en douceur vers la digitalisation complète de vos flux financiers. Comment mettre en place une transition fluide pour toutes les parties prenantes ?
1. Audit de vos systèmes actuels
Le premier pas vers la mise en conformité est de réaliser un audit complet de vos systèmes de facturation actuels. Vos outils de gestion sont-ils capables de s’intégrer aux nouvelles exigences légales ? Si ce n'est pas le cas, il est temps de mettre à jour vos logiciels ou d'adopter une solution dédiée à la facturation électronique.
2. Choisir une solution de facturation conforme
Pour répondre aux exigences légales, les entreprises devront utiliser des plateformes agréées pour transmettre et recevoir les factures électroniques. Il est donc primordial de choisir une solution compatible avec le PPF ou une PDP. Ce choix doit également tenir compte de vos besoins en termes de gestion de la TVA, de transmission de données à l’international, et de gestion multi-devises si votre entreprise opère au-delà des frontières françaises.
3. Former vos équipes
La transition vers la facturation électronique implique de nouveaux processus et outils. Vos équipes doivent être formées pour comprendre ces changements, qu’il s’agisse de l’émission des factures, de leur réception via une plateforme, ou du suivi des données transmises à l’administration fiscale.
4. Informer vos partenaires
Les fournisseurs, les clients et les autorités fiscales devront également être intégrés à ce nouveau processus. Assurez-vous que vos partenaires commerciaux sont prêts à recevoir et à envoyer des factures électroniques dans un format compatible avec vos outils. Une communication proactive sur ce changement peut éviter des perturbations dans vos relations commerciales.
NB : Si votre entreprise opère à l'international, il est crucial de s'adapter aux différentes réglementations en matière de facturation électronique. Les lois varient d'un pays à l'autre, notamment en Europe où plusieurs pays ont déjà instauré des systèmes d'e-invoicing obligatoires (Espagne, Italie, Allemagne, etc.). Votre solution de facturation électronique doit être multi-pays et capable de s'adapter aux divers formats de factures électroniques. Elle doit également répondre aux exigences de sécurité et de conformité en matière de gestion
des données et de protection des informations fiscales.
Même si, aujourd’hui, cela vous paraît complexe à gérer, les bénéfices de la facturation électronique sont tout de même nombreux.
La mise en place de la facturation électronique ne se limite pas à une obligation légale. Elle offre aussi de nombreux avantages :
- Réduction des coûts : diminution des frais liés à l'impression et à l'envoi postal, ainsi que des erreurs humaines.
- Amélioration de la traçabilité : un suivi centralisé des flux de facturation améliore la transparence et facilite les audits.
- Optimisation des délais de paiement : les factures électroniques réduisent le délai de traitement des paiements et des relances.
Last but not least :
- Conformité fiscale : l'e-reporting simplifie la gestion des obligations fiscales et réduit le risque de sanctions en cas de contrôle.
Les risques encourus en cas de non-conformité
Ne pas se conformer à ces nouvelles obligations peut coûter cher aux entreprises :
- 15 € d’amende/facture non transmise sous format électronique, avec un plafonnement à 15 000 € par an.
- 250 € d’amende pour non-respect de l'e-reporting, également plafonné à 15 000 € par an.
La solution Pitney Bowes pour dématérialiser vos factures
Pour vous accompagner dans cette transition, Pitney Bowes a imaginé la solution Pitney Bowes Invoice Services qui offre une approche simple, prête à l'emploi et sécurisée pour répondre aux exigences croissantes en matière de facturation électronique. Cette solution vous permet d'optimiser vos processus de facturation tout en respectant les réglementations actuelles et futures.
En tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) certifiée par la DGFiP, Pitney Bowes Invoice Services est parfaitement alignée avec les obligations légales de facturation électronique en vigueur, et anticipe les évolutions futures de la réglementation. Grâce à cette conformité, vous vous assurez de respecter les échéances de mise en œuvre progressive de l'e-invoicing et de l'e-reporting, tout en évitant les sanctions potentielles liées à une non-conformité.
Avec la certification ISO 27001, Pitney Bowes Invoice Services garantit une gestion sécurisée de vos données. Cette norme internationale atteste du plus haut niveau de protection et de sécurité des informations, essentiel pour gérer en toute confiance vos données de facturation.