Digitale Paketstationen – empfangen und versenden nach Wunsch

Wo ist meine Warensendung? Unternehmen und Organisationen, die täglich viele Briefe und Pakete empfangen und verschicken, kennen die Herausforderungen: Waren von verschiedenen Versanddienstleistern gehen zu unterschiedlichen Zeiten ein und aus. Die Verteilung und Organisation kostet Zeit und Ressourcen – und wird in Zeiten von hybriden Arbeitsplatzkonzepten zum aufwendigen Geduldsspiel. Intelligente, digitale Paketstationen sind die Lösung für den Paketempfang in Unternehmen.

Der zuverlässige Eingang von Waren, Werbemitteln oder Bauteilen ist für reibungslose Abläufe wesentlich – und lässt sich mit digitalen Paketstationen realisieren. Verteilung und Lagerung der Sendungen bergen in vielen Betrieben Herausforderungen: Mitarbeiter sind heute nicht mehr täglich an einem festen Arbeitsplatz zu finden, um ihre Pakete dort in Empfang zu nehmen. So stapeln sich die Sendungen in der Poststelle und beeinträchtigen die Arbeitseffizienz. Im schlimmsten Fall gehen wichtige Dokumente oder Waren verloren.

Digitale Paketstationen – Empfang und Versand vereinfachen

„Digitale Paketstationen von Pitney Bowes optimieren den Empfang und die Verteilung“, erklärt André Dykier, Senior Product & Postal Manager Central Europe bei Pitney Bowes.  „Die Schließfachlösung erlaubt die Abholung und Aufgabe rund um die Uhr. Sie lässt sich sowohl im Unternehmensgebäude als auch außerhalb installieren und individuell konfigurieren.“ Die Größe und die Anzahl der einzelnen Fächer sind flexibel anpassbar, auch nach der Erstinstallation. Ändern sich die Bedürfnisse hinsichtlich des Platzbedarfs, wächst die Paketstation einfach mit.

Sicherheit und Vertraulichkeit mit Paketwänden optimieren

Ausgeklügelte Sicherheitsmechanismen sorgen dafür, dass die Sendungen ausschließlich der Empfänger beziehungsweise eine autorisierte Person entgegennimmt – und das rund um die Uhr. Die Fächer sind wahlweise mit PIN-Codes, Barcode- oder ID-Scannern geschützt, den Empfang und die Entnahme protokolliert die verknüpfte Pitney-360-Grad-Plattform. Der Zugriff ist folglich jederzeit nachvollziehbar. Darüber hinaus werden die jeweils nicht belegten Fächer sowie die Dauer, die eine Sendung im Fach verbleibt, angezeigt. Umfassende Berichts- und Analysefunktionen machen die Verwaltung transparent und ermöglichen es, Maßnahmen zu treffen – etwa, wenn sich herausstellt, dass Sendungen zu lange in den Fächern verbleiben oder diese für das Postaufkommen nicht ausreichen.

Für einen solchen Fall kann der Einlieferer eine individuelle Frist festlegen, innerhalb derer die Empfänger Erinnerungen erhalten. Letztendlich ist über den Administrator auch ein Räumungsauftrag des Fachs möglich. Darüber wird der Empfänger ebenfalls informiert und kann die Sendung zu den Geschäftszeiten an einem Sammelpunkt abholen.

Allround-Lösung für Versand, Empfang, Aufbewahrung und Verteilung

Sobald die Sendung im Schließfach liegt, erhalten die Empfänger automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung. Die vergebliche Suche nach einer Lieferung gehört damit der Vergangenheit an. Bei der Gelegenheit lässt sich gleich die Ausgangspost in die digitale Paketstation einlegen und weiter Zeit sparen. Mehr noch: Die Lösung dient auch als interne Verteilungsstelle sowie als Aufbewahrungsmöglichkeit, etwa für Wertsachen, Taschen oder Waren, zum Beispiel von Besuchern.

„Vertrauliche Dokumente sind sicher aufbewahrt und werden nur vom autorisierten Abholer in Empfang genommen“, betont Dykier. „Für die Weitergabe brauchen die Beschäftigten keine Termine auszumachen – was in Zeiten von Homeoffice und flexiblen Arbeitsplatzkonzepten den Organisationsaufwand auf ein Minimum senkt.“ Nicht zuletzt dokumentiert die digitale Paketstation die Verteilung: So ist es zu jeder Zeit transparent, wer Dokumente ausgetauscht hat und dass diese in Empfang genommen wurden. Mehr noch: Für die bildliche Erfassung steht eine Kamera zur Verfügung, sodass sich die Sendungen fotografieren lassen, zum Beispiel für die Dokumentation im Falle einer Beschädigung.

Digitale Packstationen im Einsatz

Praktische Erfahrungen mit der intelligenten Paketstation von Pitney Bowes sammelte zum Beispiel die DATEV eG. Der IT-Dienstleister für die Rechts- und Steuerberatungsbranche konnte den ehemals aus zwei Prozessen bestehenden Post-Workflow deutlich straffen. Post- und Paketzustellung waren vor der Installation der Paketstation getrennt, wobei Briefe bereits zu 95 Prozent digital zugestellt wurden. Paketsendungen lagerten jedoch zum Teil für jeden zugänglich, sperrige Lieferungen verteilte man direkt an die Empfänger – sofern diese anwesend waren. Dazu wurde die interne Verteilung nicht immer lückenlos dokumentiert.

Diese typischen Herausforderungen der Postbearbeitung gehören bei DATEV der Vergangenheit an. Mit der digitalen Paketstation installierte Pitney Bowes eine smarte Lösung, die den Zeit- und Platzaufwand deutlich reduziert. Beschäftigte erhalten eine E-Mail über den Paketempfang, scannen an der Station ihren Mitarbeiterausweis und das entsprechende Fach springt automatisch zur Entnahme auf. Der externe Versand erfolgt ähnlich einfach: Über das interne Warenwirtschaftssystem stoßen die Mitarbeiter den Versandauftrag an und drucken das Adressetikett unmittelbar vor der Abgabe über das Touch-Bedienfeld an der Paketstation aus. Letztendlich profitiert das Softwarehaus von einer schnellen, zuverlässigen und sicheren Verteilung, die den Aufwand für die Postbearbeitung deutlich reduziert.

Digitale, intelligente Paketstationen – höhere Sicherheit, straffere Workflows

Die Digitalisierung des Paket-Workflows erhöht die Sicherheit und Vertraulichkeit beim Sendungsempfang und verschlankt die Verteilung und den Aufwand für den Versand. Lassen sich die Schließfächer modular konfigurieren, wie es bei den digitalen Paketstationen von Pitney Bowes der Fall ist, profitieren Unternehmen und Organisationen von einem System, das exakt den individuellen Bedürfnissen entspricht – etwa, was die Größe und die Anzahl der Fächer angeht. „Digitale Post-Lösungen machen die Sendungsverarbeitung nicht nur komfortabler, sondern auch sicherer“, fasst Dykier zusammen. „Die automatische Dokumentation erhöht die Rechtssicherheit, die Aufbewahrung in einem abgeschlossenen Fach bewahrt vor Schäden bei der Lagerung, die in einer überfüllten Poststelle entstehen können. Zudem ist eine hohe Vertraulichkeit gewährleistet, wenn sensible Dokumente innerhalb eines geschlossenen Systems verteilt werden. Sämtliche Sendungsschritte, wie das Tracking und Shipping, eine Besuchererfassung, die Sendungszustellung und, als Clou, ein Analyse-System, das alle Lösungen aufzeigt, sind auf einer 360-Grad-Plattform zusammengefasst. So lassen sich Auslastungen und Bedarfe bereits im Vorfeld erkennen.“