Gesucht, gefunden: Darauf kommt es bei der Suche nach einem Paketstation-Anbieter an

Pakete flexibel versenden und annehmen, Wertgegenstände sicher lagern, das Sendungsvolumen analysieren, die Poststelle entlasten: Mit einer Paketstation nutzen Unternehmen eine multifunktionale Lösung für die komfortable Zustellung und Abholung von Lieferungen. Und eine Paketwand bietet darüber hinaus umfangreiche Funktionen und Einsatzmöglichkeiten. Welche das sind, ist eine Frage des Anbieters. Passt die Paketstation-Lösung zu den eigenen Anforderungen – und was sollte sie umfassen? Acht Faktoren zählen bei der Anbieter-Auswahl.

1. Hohe Flexibilität

Bekanntlich bleibt nichts, wie es ist. Auch die Anforderungen an eine Paketstation ändern sich häufig, etwa, was die Anzahl und Größe der Fächer oder den Standort angeht. So kann es etwa notwendig werden, mehr Schließfächer bereitzustellen oder diese anstatt im Foyer im Außenbereich aufzustellen, damit externe und Remote-Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können. Anbieter wie Pitney Bowes reagieren auf veränderte Bedingungen flexibel: Die PitneyLockers lassen sich jederzeit an die individuellen Bedürfnisse anpassen. Fächer sind in unterschiedlichen Größen verfügbar, die Wände lassen sich erweitern, verkleinern und stehen auch als wetterfeste Ausführungen zur Verfügung.

2. Zugriff nach Wunsch

Eine Paketstation dient als Übergabepunkt für Postsendungen, Unterlagen, Werkzeuge oder anderes Equipment sowie als temporärer Aufbewahrungsort für Wertgegenstände. Die Zugangsberechtigungen sollten sich individuell steuern lassen – wie es mit der Pitney-360-Grad-Plattform möglich ist. Über die Analyse- und Administrationssoftware erhalten etwa Mitarbeiter, Externe und/oder Postdienstleister Abholberechtigungen. Die Software protokolliert sämtliche Zugriffe, was die Transparenz und damit nicht zuletzt die Sicherheit erhöht.

Gut zu wissen: Die Zugangsinformationen speichert Pitney Bowes verschlüsselt in der Cloud. Das macht Datendiebstähle praktisch unmöglich. Zudem stehen die Zugänge auch im Falle einer lokalen Netzstörung weiterhin zur Verfügung.

3. Sendungen sicher empfangen und einlegen

Einlegen sollte jedem, die Entgegennahme von Sendungen jedoch nur autorisierten Personen vorbehalten sein. Damit Retouren ebenso komfortabel gelingen wie Abholungen, ist es ratsam, Postdienstleistern spezielle Zugänge einzurichten. Bei Pitney Bowes ist das über die 360-Grad-Plattform einfach möglich. Für das Plus an Sicherheit sind Kameras empfehlenswert, die sämtliche Zugriffe im Auge behalten. Auch das bietet Pitney Bowes auf Wunsch an. Dazu verfügen die Paketstationen des Anbieters über eine Notstromversorgung: Auch bei einem Stromausfall ist der Zugriff weiterhin gesichert.

4. Nutzerfreundliche Bedienung

Paketstationen sind zweifellos praktisch – doch ihre Vorteile spielen nur Systeme voll aus, die sich intuitiv verwenden lassen. Das gilt sowohl für die Bedienung an den Fächern, zum Beispiel beim Einlegen und Abholen der Sendungen, als auch für die Administration, etwa was die Rechtevergabe und die Kontrolle des Postaufkommens angeht. Die Autorisierung an den Boxen ist bei den Paketstation-Lösungen von Pitney Bowes zum Beispiel über die Mitarbeiterausweise möglich. Das erspart es Beschäftigten, separate Tokens oder Karten mit sich führen zu müssen. Zugleich ist stets gewährleistet, dass nur berechtigte Personen auf die Boxen zugreifen. Benachrichtigungen per E-Mail oder SMS erhöhen den Komfort ebenfalls: So erfahren die Anwender in Echtzeit über die Einlieferung ihrer Sendung.

5. Einfache Integration

Hinter jeder Paketstation steckt eine Software, über die unter anderem Zugriffe geregelt und Statistiken erstellt werden. Sie sollte sich möglichst einfach in vorhandene Systeme integrieren lassen, etwa in Warenwirtschafts- und Trackingsysteme.

6. Umfangreiche Software-Funktionalitäten

Nicht nur die Paketwände selbst bieten verschiedene Anwendungsmöglichkeiten. Die mit der Station verknüpfte Software punktet im Idealfall ebenfalls mit einem hohen Funktionsumfang. Dazu zählt neben der Nutzer- und Rechteverwaltung die Nachverfolgung von Sendungen, wie sie die 360-Grad-Plattform bietet: Wann wurden Pakete eingeliefert, wann und von wem abgeholt oder retourniert? Reporting-Tools informieren über die Auslastung der Station und dienen so als Basis für Anpassungen, etwa was die Anzahl der Fächer angeht. Automatische Updates und eine cloudbasierte Lösung machen zeitaufwendige Wartungsintervalle praktisch obsolet.

7. Umfangreicher Service vor und nach dem Kauf

Größe, Anzahl und Formate, für den In- oder Outdoor-Einsatz, als reine Poststation oder für den internen Austausch von Equipment – vor der Anschaffung einer Paketstation sind zahlreiche Faktoren zu klären. Nur ein Anbieter, der Unternehmen dabei intensiv begleitet und sämtliche offene Fragen klärt, kann eine exakt passende Lösung vorschlagen. Neben der Bedarfsermittlung gehören auch der Aufbau und die Integration in bestehende Systeme sowie Anwendertrainings zu den Leistungen von Pitney Bowes. Praktisch: Der Support nach dem Kauf ist auch remote möglich. Das spart Zeit und Aufwand.

8. Transparente und flexible Vertragsbedingungen

Schließlich lohnt ein Blick auf Vertragsmodalitäten, Fristen und Lieferzeiten: Feste Laufzeiten sparen häufig Kosten, flexible Verträge erlauben dagegen kurzfristige Anpassungen. Tipp: Geht es um eine Veränderung des Layouts einer Paketstation, also um die Größe und Anzahl der Boxen, bietet Pitney Bowes die Möglichkeit, diese jederzeit anzupassen.