Hybridpost – das Beste aus zwei Welten

Wer auf Hybridpost setzt, profitiert von den Vorteilen beider Versandoptionen: Unternehmen stoßen den Postversand digital an, professionelle Dienstleister versenden die Briefe analog. So lässt sich die Briefbearbeitung an Experten auslagern, die sich um den rechtssicheren, vertraulichen Versand kümmern. Welche Hybridpost-Lösungen gibt es und welche Potenziale bieten sie?

Obwohl digitale Kommunikation mittlerweile flächendeckend Usus ist, kommt der klassischen Briefpost weiterhin eine enorme Bedeutung zu – und Hybridpost vereint beide Kommunikationswege. Offizielle Schreiben, Lohnunterlagen, Versicherungs- und Vertragsunterlagen, Rechnungen, aber auch Werbebriefe und Kundeninformationen versenden die meisten Unternehmen nach wie vor auf Papier. Das gedruckte Wort erzielt schließlich häufig doch mehr Aufmerksamkeit als eine E-Mail, die im vollen Posteingang schnell übersehen wird.

Hybridpost erfüllt Anforderungen von Unternehmen aller Branchen und Größen

Der Postversand bindet allerdings auch Ressourcen, kostet Zeit, Geld und erfordert vielfach spezielle Sicherheitsmaßnahmen – Stichwort DSGVO-Sicherheit. Dazu kommt, dass der reine analoge Versand nicht für alle Szenarien die beste Wahl ist. Die Anforderungen und Bedürfnisse von Unternehmen aller Branchen und Größen erfüllt Hybridpost. „Die Lösung vereint die digitale Kommunikation mit dem klassischen Postbrief. Unternehmen versenden Dokumente digital an einen Dienstleister und brauchen sich um nichts weiter kümmern“, sagt Tanja Niebling, Product Manager Digital Solutions bei Pitney Bowes. „Anschließend werden wir von Pitney Bowes tätig“, erläutert Niebling. „Wir kümmern uns um den Druck, die Kuvertierung sowie Frankierung und bringen die Briefe auf den Postweg – inklusive Adressvalidierung.“ So ist sichergestellt, dass die Schreiben nur an bestätigte Adressen herausgehen. Das spart Papier, Aufwand und Porto.

Hybridpost ist sicher

Sämtliche Schritte erfolgen automatisiert. Das bedeutet auch, dass der Hybridpost-Anbieter keinen Zugriff auf die Inhalte der Dokumente erhält. „Strenge Sicherheitsmaßnahmen stellen die Datensicherheit und DSGVO-Konformität zu jeder Zeit sicher. So lassen sich auch vertrauliche Dokumente und sensible Daten sicher und zuverlässig versenden“, betont Niebling.

Verschiedene Möglichkeiten durch Hybridpost

Und Hybridpost bietet weitere Möglichkeiten über den klassischen Postversand hinaus. Die sogenannte Portallösung ist eine gängige Methode, die etwa bei Versicherungs- und Telekommunikationsunternehmen erfolgreich im Einsatz ist. In diesem Fall übermittelt das Unternehmen die Dokumente wie gewohnt digital an den Dienstleister. Dieser hinterlegt die Unterlagen digital in einem passwortgeschützten Portal. Der Kunde erhält über die Bereitstellung eine E-Mail und kann die Daten nach Eingabe der individuellen Nutzerkennung herunterladen. Erfolgt das nicht innerhalb einer bestimmten Frist, wird automatisch der Postversand ausgelöst. Auf diese Weise stellen Betriebe sicher, dass etwa wichtige Vertragsunterlagen oder Terminsachen rechtzeitig beim Kunden landen.

Alternativ lässt sich ein voll digitaler Versand realisieren. Auch in diesem Hybridpost-Szenario erfolgt der Versand vom Auftraggeber elektronisch. Der Anbieter übernimmt daraufhin die rechtssichere digitale Zustellung. Das kann klassisch per E-Mail erfolgen oder als elektronische Rechnung im ZUGFeRD-Format: Hierbei handelt es sich um ein PDF inklusive identischer XML-Daten.

Geld und Zeit sparen mit Hybridpost

Hybridpost eröffnet Unternehmen jeder Größe und Branche lukrative Einsparmöglichkeiten. Ein hohes Postaufkommen effizient zu verarbeiten, erfordert in der Regel Investitionen in Maschinen – ein Aufkommen von mehreren Hundert Briefen am Tag lässt sich schließlich kaum manuell erledigen. „Sich stattdessen für einen Hybridpost-Anbieter zu entscheiden, kann die Liquidität erhöhen und minimiert das finanzielle Risiko entsprechender Investitionen“, rät Niebling.

Vor allem kleinen Betrieben fehlen oftmals die Ressourcen für einen automatisierten Briefversand – wer möchte schließlich für ein überschaubares Postaufkommen in große Kuvertier- und Frankiermaschinen investieren? Die manuelle Bearbeitung kostet dagegen Zeit, die sich anderswo effektiver einsetzen lässt, zum Beispiel im Vertrieb oder der Kundenpflege. Hybridpost lohnt sich bereits bei einem Aufkommen von 400 Briefen im Monat beziehungsweise durchschnittlich 20 Briefen am Tag.

Auf den richtigen Hybridpost-Anbieter setzen

„Der Aufwand für Unternehmen ist bei Nutzung der Hybridpost-Lösung von Pitney Bowes denkbar gering“, stellt Niebling fest: „Rechnungen, Vertragsunterlagen, Werbung und Co. werden wie gewohnt inhouse erstellt und digital über eine gesicherte Verbindung an das Pitney-Bowes-Druckzentrum gesandt. Das erledigt den Rest.“ Alles, was das Unternehmen benötigt, ist eine Software, die die zu verarbeitenden Dateien aus den Inhouse-Systemen aufnimmt und via SFTP (Secure File Transfer Protocol)-Schnittstelle an den Dienstleister überträgt.

CO₂-neutrale Zustellung

„Ob bei hohem oder moderatem Postaufkommen: Auf einen Hybridpost-Anbieter wie Pitney Bowes zu setzen, bietet lukrative Einsparpotenziale“, fasst Niebling zusammen. „Es stellt einen DSGVO-konformen Versand auch von sensiblen Daten sicher und erspart kostenintensive Investitionen in Sicherheitsmaßnahmen und Postbearbeitungs-Hardware. Auch ein ressourcenschonender Versand ist gesichert: Um eine möglichst CO₂-neutrale Zustellung kümmert sich Pitney Bowes.“ Nicht zuletzt trägt der absolut zuverlässige Versand von Unterlagen aller Art zu einem positiven Unternehmensimage bei und hält die Kundenzufriedenheit hoch.