Hybridpost und klassischer Briefversand: ein starkes Team

Digital trifft analog: Für eine effiziente Postbearbeitung im Unternehmen bilden beide Optionen ein unschlagbares Duo. Doch wie arbeiten Hybridpost-Lösungen und der lokale Sendungsversand Hand in Hand? Die Antwort liegt im Zusammenspiel von Hybridpost und Frankiermaschine. Das spart Zeit, Aufwand und Kosten.

Die Postbearbeitung zu digitalisieren, eröffnet zahlreiche Annehmlichkeiten: Hybridpost, die Auslagerung von Briefsendungen an externe Experten wie Pitney Bowes, spart Zeit sowie Ressourcen und sichert Rechtskonformität. So lassen sich etwa Druck- und Papierkosten senken, wenn weite Teile schriftlicher Kommunikation nicht mehr im eigenen Hause gedruckt werden. Der verschlüsselte Übertragungsweg gewährt Vertraulichkeit. Und mit Hybridpost versenden etwa auch Mitarbeiter im Home-Office Firmenpost auf sicherem Weg. Vor allem wiederkehrende Sendungen wie Rechnungen, Zahlungserinnerungen, standardisierte Unterlagen, die keine handschriftliche Signatur erfordern, Gehaltsnachweise oder Informationsschreiben, eignen sich optimal für den digitalen Versandweg.

Effizienz steigern mit Hybridpost

Zudem ermöglicht die Digitalisierung eine schnellere Zustellung, wodurch Prozesse effizienter werden und der Zeitaufwand für die Bearbeitung von Posteingängen reduziert wird. Die Automatisierung der Postverarbeitung steigert die Genauigkeit und minimiert menschliche Fehler. Auch die umweltfreundliche Nutzung von Ressourcen wird durch den geringeren Papierverbrauch gefördert. Hybridpost stellt sicher, dass Unternehmen auch in Zeiten von Home-Office und dezentralen Arbeitsmodellen weiterhin nahtlos und effizient kommunizieren können.

Für manche Sendungen ist jedoch die lokale Bearbeitung nach wie vor die optimale Wahl. Das gilt zum Beispiel für Dokumente, die eine persönliche Kontrolle erfordern oder zeitkritisch sind. Persönliche Sendungen, wie Weihnachtsgrußkarten, Dankesschreiben oder auch Originale von Verträgen, Marketingunterlagen wie Kataloge und Flyer werden ebenfalls nach wie vor lokal versendet. Dazu erfordern spezielle Optionen, wie Einschreiben oder zu trackende Sendungen zur Fristwahrung, in der Regel die Bearbeitung über die Poststelle.

Postsendungen lokal bearbeiten mit der Frankiermaschine

Bereits bei einem Aufkommen von wenigen Briefen am Tag lohnt die Anschaffung einer Frankiermaschine. Die Geräte ermitteln das korrekte Porto, vermeiden Fehlfrankierungen und bieten eine Vielzahl von Versandarten. Porto lässt sich jederzeit aufladen, ohne die Notwendigkeit für Briefmarken oder Anpassungen. Zudem können Werbe- und Grußbotschaften sowie das Firmenlogo hinzugefügt werden, wodurch der Brief zu einem effektiven Werbeträger wird. Das Frankierdatum ermöglicht die Nachverfolgung gesetzlicher Fristen.

Clevere Kombination

Welche Strategie ist also sinnvoller – digitale Hybridpost oder analoge Bearbeitung? Der Clou liegt in einer Kombination aus beidem. Während Standardsendungen, die keine Unterschrift oder eine manuelle Nachbearbeitung erfordern, effizient per Hybridpost auf den Weg kommen, punktet die Frankiermaschine bei allen persönlichen Dokumenten sowie Sendungen, die Medien wie Kataloge umfassen. So kann Hybridpost ein erster Schritt hin zu einer digitalisierten Postverarbeitung sein, flankiert von einer Frankiermaschine, die zahlreiche manuelle Schritte automatisiert. Die Geräte haben stets das korrekte Entgelt und die aktuellen Versandarten zur Hand. Diese Daten sowie Softwareupdates laden die Systeme beim morgendlichen Start. Mit der Option AutoInk, die bei Pitney-Bowes-Frankiermaschinen angeboten wird, lässt sich eine automatische Nachlieferung der Frankierfarben vereinbaren.

Individuelle Lösungen

Pitney Bowes bietet die komplette Produktpalette an Frankierlösungen an, vom ultra-kompakten Internetmarken-Drucker, der SendPro Mailstation, bis zur Hochleistungsmaschine wie dem SendPro MailCenter. Das ermöglicht es, von einer Frankatur am Tag bis zur Bearbeitung von Tausenden von Sendungen das jeweils optimal passende System auszuwählen.

Eine individuelle Systemauswahl lässt sich auch bei der Hybridpost-Lösung von Pitney Bowes treffen. Die Zustellung kann über eine Software in Auftrag gegeben und über die Deutsche Post realisiert werden. Alternativ lassen sich die Dokumente digital bereitstellen und nur dann postalisch versenden, wenn innerhalb einer bestimmten Frist kein Abruf erfolgte. Mit einer solchen Portallösung lassen sich etwa Versicherungspolicen oder Nebenkostenabrechnungen sicher und komfortabel versenden.

So ist die Wahl zwischen einer Hybridpost-Lösung und einer Frankiermaschine keine von entweder oder. Vielmehr gelingt erst durch beide Optionen eine effektive, individuell auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Postverarbeitung.