Mehr Effizienz durch Hybridpost – Postprozesse auslagern und Zeit sparen

Die analoge Postbearbeitung ist häufig zeitaufwendig und bindet wertvolle Ressourcen. Auf sie zu verzichten, ist jedoch keine Lösung. Vertragsunterlagen oder Rechnungen zum Beispiel gelangen nach wie vor häufig auf analogem Weg zum Empfänger, Werbebriefe und Kataloge erzielen in gedruckter Form mehr Aufmerksamkeit. Hybridpost steigert die Effizienz, minimiert Fehlerquellen beim manuellen Briefversand und erlaubt volle Transparenz bei der Nachverfolgung von Sendungen.

Ob die Inhouse-Poststelle, der Empfang oder andere Abteilungen die Verwaltung der Briefpost übernehmen: Bereits bei wenigen Sendungen am Tag kostet der Versand viel Zeit und Aufwand. Briefe werden ausgedruckt, kuvertiert, frankiert und gesammelt zur Post gebracht. Dabei gilt es, Dokumente korrekt zuzuordnen, Adressen zu validieren und das Porto zu ermitteln, sofern den Job nicht eine Frankiermaschine übernimmt. Kleine Betriebe verzichten darauf häufig und setzen stattdessen auf Briefmarken – die den Aufwand wiederum erhöhen. Kurz gesagt, sind manuelle Postprozesse zum Teil langwierig und halten Beschäftigte nicht selten von ihren eigentlichen Aufgaben ab.

Hybridpost-Lösungen wie die von Pitney Bowes senken den Aufwand auf ein Minimum. Sowohl der Ausdruck als auch der gesamte Vorgang der Kuvertierung, Frankierung und die Weitergabe an den Postdienstleister entfallen im eigenen Hause. „Mit Hybridpost gelingt der analoge Postversand so einfach, wie eine E-Mail zu verfassen – und kostet kaum mehr Zeit“, stellt Tanja Niebling, Product Manager Digital Solutions bei Pitney Bowes, fest.

Hybridpost: digital trifft analog

So funktioniert die Lösung: Die Postdokumente werden über eine Software, falls notwendig, aufbereitet und an den Hybridpost-Dienstleister gesendet. Die Übertragung erfolgt über eine gesicherte FTP-Verbindung, die Daten sind damit für Unbefugte uneinsehbar. Für den Versender ist die Angelegenheit damit erledigt und er kann sich weiteren Aufgaben widmen: Alle weiteren Schritte übernimmt der Dienstleister. Pitney Bowes sorgt dafür dass die Dateien gedruckt, kuvertiert sowie frankiert werden, übernimmt die Adressvalidierung und bringt sie auf den Postweg. So erreichen die analogen Dokumente den Empfänger praktisch ohne Aufwand für das Unternehmen. Auch die Nachbearbeitung von Rückläufern entfällt.

Effiziente Workflows dank Hybridpost

„Mit Hybridpost lassen sich interne Workflows deutlich verschlanken und die Arbeitseffizienz steigern“, betont Niebling. „Das gilt außer für den gesamten Versandprozess auch für die Nachverfolgung der Sendungen.“ Über die Hybridpost-Software haben Anwender zu jeder Zeit den Überblick über den Sendungsverlauf: Wer welche Dokumente an wen gesendet hat, ist auf einen Blick erkennbar. Dass die Versandauslösung und die Kontrolle über dieselbe Plattform erfolgen, erspart zeitaufwendige Eingaben von Sendungsnummern auf Postportalen.

Rechtssicherheit ohne zusätzlichen Aufwand

Die Einhaltung von Compliance-Vorgaben und der rechtssichere Versand sensibler Dokumente oder offizieller Schreiben kann sich komplex gestalten und Prozesse verlangsamen. Validierte Vorlagen innerhalb der Pitney-Bowes-Hybridpost-Plattform vereinfachen den rechtssicheren Versand deutlich und etwaige Formulierungsfehler, die unter Umständen zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen können, gehören der Vergangenheit an.

Nicht zuletzt ermöglichen Hybridpost-Lösungen die Schonung des Budgets und lässt Betrieben mehr finanzielle Freiheit. Da Postdokumente nicht mehr inhouse gedruckt werden, lassen sich Printkosten ebenfalls deutlich reduzieren.

Mehr Effizienz im Homeoffice

Das Homeoffice hat sich mittlerweile etabliert, doch wenn es um den Versand von Postunterlagen aus dem Büro in den eigenen vier Wänden geht, fehlt es häufig an entsprechender Hardware für einen effizienten Prozess. Wohl kaum ein Homeoffice ist mit Frankier- und Kuvertiermaschinen ausgerüstet. Dazu kommen beim Umgang mit sensiblen Dokumenten Sicherheitsbedenken. „Die Hybridpost-Plattform von Pitney Bowes ist von jedem Internetzugang nutzbar“, stellt Niebling fest. „So auch im Homeoffice. Remote-Mitarbeiter brauchen nicht mehr in die Firma zu kommen, um ihre Post zu erledigen. Stattdessen versenden sie Briefpost wie eine E-Mail und können sich dabei auf höchste Sicherheitsstandards und reibungslose Prozesse verlassen“.

Hybridpost für effiziente Prozesse

Die Verknüpfung digitaler Dokumente mit dem analogen Postweg erhöht die Effizienz im Unternehmen deutlich: Wer den gesamten Prozess vom Druck bis zum Versand auslagert, minimiert Druckkosten und verschlankt den Arbeitsaufwand in der Poststelle. Das macht nicht zuletzt Ressourcen für den Posteingang frei, der so effizienter gelingt. Auch Remote-Mitarbeiter verschicken Postsendungen ohne Verzögerung und extra Wege ins Büro. „Dass Hybridpost ein Schritt Richtung Nachhaltigkeit ist, macht die Lösung für Unternehmen noch interessanter“, fasst Niebling zusammen. „Dabei profitieren nicht nur große Betriebe von Hybridpost: Die Entlastung in der Sendungsbearbeitung zeigt sich bereits bei einem Aufkommen von rund 20 Sendungen am Tag.“