In 10 Schritten zur optimalen Hybridpost-Lösung

Klicken statt einwerfen: Hybridpost verlagert die Bearbeitung der Ausgangspost an externe Dienstleister und reduziert den Aufwand auf einen Mausklick. Der Service lohnt sich bereits bei vergleichsweise geringem Postvolumen – auch, weil Pitney Bowes individuelle Lösungspakete erstellt, die den tatsächlichen Bedarf exakt abbilden. Wie lässt sich herausfinden, welche Hybridpost-Lösung optimal passt?

Hybridpost vereinfacht den Versand physischer Dokumente und bringt diese auf ein digitales Niveau. Mit nur einem Klick übergeben Unternehmen den gesamten Versandprozess an externe Dienstleister: Die Dokumente werden inhouse erstellt und über eine übersichtliche Portallösung hochgeladen. Pitney Bowes übernimmt die Datenverarbeitung, den Druck, das Kuvertieren, Frankieren sowie den Versand von Briefen und anderen Dokumenten. Für eine lückenlose Rückverfolgung stehen umfangreiche Tracking- und Reportingfunktionen zur Verfügung.

Von dem Service profitieren Unternehmen aller Größen und Branchen: Er reduziert den administrativen Aufwand, gestaltet den Versand effizienter, günstiger und flexibler. Hybridpost ist außerdem nachhaltiger als der klassische Postweg: Individuelle Wege zur Post sowie Aufwendungen für Drucker und Verbrauchsmaterial entfallen. Stattdessen gelangen Sendungen gesammelt in den Versand, sodass nur ein Weg notwendig ist. Insgesamt entlastet die Auslagerung des Postversands die Mitarbeiter und optimiert den gesamten Prozess.

So bietet Hybridpost zahlreiche entscheidende Vorteile – unter anderem eine deutlich reduzierte Fehlerquote: Da Briefe nicht mehr manuell kuvertiert und versendet werden, verringern sich Risiken wie vertauschte Dokumente oder fehlerhafte Frankierungen. Mehrstufige Sicherheitskonzepte gewährleisten die Einhaltung von Datenschutzvorschriften. Anders als es beim klassischen Briefversand der Fall ist, lassen sich Hybridpost-Sendungen aller Art lückenlos nachverfolgen. Für den Versand von fristgebundenen Dokumenten sowie solchen, die einen Zugangsnachweis erfordern, ist das ein wesentlicher Pluspunkt.

Branchenspezifische Hybridpost-Lösungen

Hybridpost-Lösungen von Pitney Bowes sind flexibel und lassen sich für die unterschiedlichen Bedürfnisse der Kunden maßschneidern. Mit branchenspezifischen Lösungen optimiert Pitney Bowes zum Beispiel den Postausgangs-Workflow im medizinischen Bereich. So können Gesundheitsdienstleister wie Krankenhäuser oder Arztpraxen wichtige Dokumente, wie Patientenbriefe und Abrechnungen, hybrid verarbeiten, während andere Unterlagen, wie Laborergebnisse oder Arztberichte, über ein virtuelles Portal bereitgestellt werden. Der Versandprozess wird digital angestoßen und alle relevanten Dokumente stehen in sicherer digitaler Form zur Verfügung. Diese Lösung optimiert die Verwaltung medizinischer Dokumente und verbessert die Effizienz bei der Kommunikation mit Patienten und Partnern im Gesundheitswesen.

Darüber hinaus vereinfachen validierte Vorlagen mit rechtssicheren Formulierungen den Versand sensibler Daten. Das gilt nicht nur für den medizinischen Bereich. Auch das Bildungswesen, Finanzdienstleister wie Banken und Versicherungen, öffentliche Verwaltungen und Versorgungsunternehmen profitieren von standardisierten Dokumenten sowie einer deutlich beschleunigten Postausgangsverarbeitung.

Flexibel auswählen können Hybridpost-Kunden auch den Digitalisierungsgrad ihrer Ausgangspost. Den Roll-out nehmen manche zunächst für einen Teilbereich vor, zum Beispiel für den Rechnungsversand. Sobald sich die zeitliche und monetären Vorteile für den Postbearbeitungs-Workflow zeigen, erweitern viele Unternehmen den hybriden Anteil.

Maßgeschneiderte Angebote

Pitney Bowes berät Unternehmen bei der Wahl der passenden Hybridpost-Lösung. So ist sichergestellt, dass sie exakt zum Bedarf passt, notwendige Datenschutzanforderungen eingehalten und Workflows gestrafft werden. Welche Informationen sollten Interessenten für ein optimal zugeschnittenes Hybridpost-Konzept bereithalten?

Die Checkliste verrät es:

1. Die Höhe des täglichen, monatlichen und / oder jährlichen Sendungsvolumens
2. Typische Herausforderungen bei der Postbearbeitung, wie häufig auftretende Engpässe oder fehlende Ressourcen
3. Die Art und Seitenanzahl der Sendungen wie Rechnungen, Mahnungen oder Werbebriefe
4. Die Versandziele (national, international)
5. Das vorherrschende Sendungsformat wie Standard- oder Großbriefe
6. Der gewünschte Personalisierungsgrad der Dokumente
7. Die branchen- oder unternehmensspezifischen Datenschutzanforderungen
8. Gewünschte Versandzeitpläne wie Expresszustellung für bestimmte Sendungen
9. Die gewünschten Analyse- und Reporting-Funktionen
10. Nachhaltigkeitsanforderungen

Von einem individuell zugeschnittenen Hybridpost-Konzept profitieren Unternehmen aller Branchen. Den Versandprozess digital anzustoßen, senkt den Aufwand und die Kosten der Postbearbeitung deutlich. Jede Hybridpost-Lösung von Pitney Bowes basiert auf einer ausführlichen Analyse des Kundenbedarfs – und nur wenn das Konzept exakt auf die Bedürfnisse zugeschnitten ist, entfaltet es sein volles Potenzial.