郵便局が集荷をする時代は終了〜集荷終了は段階的に進行中〜

郵便局が集荷をする時代は終了〜集荷終了は段階的に進行中〜
【今も広がる集荷サービス終了の波】

「料金後納郵便の集荷サービスが、2018年6月末日をもって廃止」というニュースは、当時企業の郵便発送を担当していた方にとって、かなりインパクトのあるものだったのではないでしょうか。

実は、集荷サービスの廃止は今も段階的に進められています。集荷サービスが継続されている会社であれば、「うちの会社は問題ない」と思われている担当者の方もいらっしゃるでしょう。しかし、サービス終了の波は徐々に広がっており、その傾向は今後も続きます。ある日、郵便局から集荷サービス終了の案内が手元に届く可能性はどの会社にもあります。

また、オフィスの移転などで利用する郵便局が変わる場合、移転先の局では集荷サービスを受け付けてもらえないということもあり得ます。いつ来るかも知れないその日のために、前もって対策を講じておくことを強くお勧めするとともに、このコラムでは、日本郵便株式会社指定の“郵便料金計器”を利用した便利な『料金計器別納』をご紹介いたします。

【集荷がなくなると起こりうる影響】

集荷サービスが廃止されたことにより、料金後納郵便を利用する事業者には「郵便物を郵便局へ持ち込む」という作業が必要となりました。それに伴い、“移動”や“並ぶ”といった工数が増え、人員不足が顕在化し、企業は何らかの対策を迫られることになります。社外のリソースを活用する場合、人を雇う、代行会社へ依頼するという方法が考えられますが、コストの増加および荷物の紛失や情報漏洩に対する十分なリスクヘッジは不可欠となります。

『料金計器別納』なら、その影響を軽減できる可能性があります。日本郵便株式会社指定の “郵便料金計器”を使って必要な郵便料金を封筒に印字し、そのままポストに投函することができ、料金は利用した分だけ後払いするシステムで、切手を使わないためリスクや無駄も省けます。郵便料金表が内蔵されているため、誰でも簡単に正しい料金印字が可能、自動で使った料金を集計できるため、社内対応で業務効率が図れ、専任管理担当が不要になったという例もあります。

【配達遅延のリスク回避が必要な時代に】

担当者にとって日々の業務フローを変更することは想像以上に時間や負荷がかかるもの。既存の集荷サービスが無くなることで、郵便物を窓口へ持って行く手間がかかったり作業に漏れが発生したりと、差し出しに時間がかかることは容易に想像できます。

これに加え、2021年10月から郵便物、ゆうメール、スマートレター、特定記録は土曜・日曜日・休日の配達が停止されました。以降、段階的に普通扱いとする郵便物・ゆうメールについてはお届け日数の繰り下げ（1日程度）が実施されています。そのため、普通郵便がなかなか届かないと感じる方も増えているのではないでしょうか。

実際のところ、近頃「お客さまから『請求書が届くのが遅い』とクレームが入った」という声を聞くことがあります。例えば、いつも通り余裕をもって請求書を送ったのに、お客さまの手元へ届くのが遅くなったというケース。通常の郵便物であれば消印が押されますが、料金後納郵便や料金別納郵便にはそれがありません。そのため発送した日が確認できず、「差し出すのが遅かったのではないか」と相手の誤解を生む結果になることも。

また、取引先によっては経理部門が支払い処理のために、請求書の到着締切日を設定しているところもあるはずです。請求書の未着が未払いにつながれば、金額によっては単なる郵便物の遅れでは済ませることができなくなります。

このように、郵便サービスの変更によってビジネスの現場で生じる問題を、経営者や管理職の方々も認識し、そのリスクに備える時代を迎えているのではないでしょうか。

【郵便料金計器ならではの安全性】

配達遅延によるリスクを回避できる集荷サービスの代替案としては、『料金計器別納』がおすすめです。なぜなら、便利な料金後納払いでありながら、日付などが“郵便料金計器”でプリントでき、受け取り側に対してはその情報が「期日までに発送した証拠」にもなるからです。

“郵便料金計器”から印字される印影（証紙）には、郵便料金額や発行日の日付のほか、通数や計器別納郵便の承認を受けた郵便局名が表示されます。ほかにも、数字とアルファベットを組み合わせた乱数が発行するたびに生成・印字されるため、全く同じ内容の印影が印刷されることはありません。さらに、特殊なインクを使っているためカラーコピーなどで複製することはできず、安全性の確保にもつながっています。切手と違って現金化ができないという点では不正や犯罪を防止するメリットもあるでしょう。また、印影横のスペースが利用可能で、「納品書在中」などの表記を入れたり、オリジナルの企業広告を作成したりすることもできます。

【メリット盛りだくさんの郵便料金計器】

“郵便料金計器”は、『料金計器別納』のために必要な機器ですが、単に印字するだけの機械ではありません。郵便料金を自動で計算できるため、金額の算出や集計も簡単に行うことができます。また任意の金額を設定できるため、社内に切手を在庫しておく必要もありません。24時間いつでもポストへ投函できるのも大きな魅力で、総務など一部の担当者が楽になるだけでなく、さまざまな部署でも多くのメリットを得ることができます。

①郵便料金を自動で計算

　郵便物をはかりに置くだけで料金を算出。書留などの特殊料金に対応可能な機種もあります。

②切手の代わりに料金を印字

　日本郵便が認める印影を特殊インクで封筒に直接印字するため、切手管理が不要になります。

③郵便料金を部門別に集計可能

　部門ごとの発送件数や金額のデータを自動的に収集するため、経費・会計の管理に役立ちます。

④そのままポストへ投函できる

　印字した郵便物は最寄りのポストに投函可能。24時間いつでも好きな時に発送できます。

⑤郵便料金の支払いは後払い

　郵便料金は使った分だけを月末に後納支払い。郵便局へ行く頻度を削減できます。

⑥目に見えないコストも削減

　従業員の方が郵便窓口に持ち込んだり、列に並んだり、差出票を作成したりする手間が省けます。

⑦印字機能で付加価値をプラス

　書留など、ハンコや手書きしていた文字をオリジナルで印字可能。広告的な表示にも活用できます。

【より安全で効率良く仕事ができるように、先手を打つ】

郵便物の発送は簡単なように見えますが、大量で煩雑なビジネス文書をミスなく送り届けるための労力は想像以上に大変なもの。また、その業務には経費管理や企業のセキュリティ、コンプライアンスにかかわる部分もあるため、人件費を含めた多くのコストがかかっています。少しでも郵便物に関係する部署であれば、料金後納郵便の集荷サービス廃止をきっかけに、日常業務の見直しを考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

一時的な“対処”は混乱や疲弊を招きますが、根本的な“対策”は安全で効率的な業務へとつながります。現場の担当者だけでなく、経営や管理をする側にも多くのメリットがある郵便料金計器。この機会にぜひご検討ください。

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1920年に設立された米国企業〈ピツニーボウズ〉は、『郵便料金計器』を開発した会社として知られ、その導入実績は世界200万社以上。国内外のシェアもNo.1を誇っています。

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