どうする？切手管理！〜小口現金の取り扱いは廃止の流れに〜

どうする？切手管理！〜小口現金の取り扱いは廃止の流れに〜

【小口現金を廃止する企業の増加】

多くの会社で事務所内においてある小口現金。小口現金とは企業内に置いておく少額のお金のことで、業務上必要なものとして広く使われてきました。交通費や消耗品購入のほか、急に発生した慶弔費などにも使われます。

ところが、一方では経理の負担が増える原因になったり、不正や横領、着服などの犯罪に発展するケースもあったりと、ネガティブな要素が少なくありません。マネジメントする立場としては、こうしたリスクは絶対に避けたいところ。事実、ビジネスの現場では無駄な作業を減らして業務効率を上げるために“小口現金の廃止”が進んでいます。

近年は通常のオフィス勤務にリモートワークが加わったことで、ハイブリッドな働き方を採用する企業が急増。その観点からも小口現金を廃止するケースは多くなっているようです。今はまだ小口現金を採用していても、今後廃止になるというところは出てくるかもしれません。

このコラムでは小口現金の管理でお悩みの方へ向けて、小口現金をなくすことで郵便に関わる業務がどのように効率化できるかをまとめてみました。

〈小口現金の廃止によるメリット〉

① 社員の業務負担が軽減される

経理担当者は、毎日・毎月行う小口現金の残高確認作業や、小口現金による取引業務、記帳業務が必要なくなります。また、経費精算の申請や承認といった手続きがなくなることで、申請者の時間と労力を省くこともできます。

② 横領や人為的ミスによる現金紛失の防止

【キーとなる切手の管理】

小口現金の取扱いをやめると、横領や紛失の心配はなくなり、残高確認や記帳の必要もなくなります。実はこうした管理の対象になるのは、現金だけではありません。切手や印紙などの金券類も小口現金と同じように在庫確認や帳簿管理が必要です。また、社員が購入費用を立て替えたりすると、結局は「現金が必要」ということになります。

あなたの会社では、郵便料金が変更になるたびに在庫の切手との差額を埋めるための少額切手を購入していませんか？だとしたら、その手間と管理は続きます。昨年、2019年10月に82円→84円、62円→63円と改定された郵便料金が、2024年秋ごろに再び改定される見込みです。

近年は郵便サービスの変更が頻発しており、これからも定期的に変更が発生することが予想されます。そうなると、これに伴う業務はますます手間になるはず。そこでご紹介したいのが『料金計器別納』です。「なんとか社内の管理業務を少しでもシンプルにできないものだろうか…」とお考えのご担当者様、管理職の皆様はぜひじっくりご覧ください。

【“切手を使わない郵便”という選択】

日本郵便のサービスである『料金計器別納』は、切手を使わずに郵便を出すことができます。これは“郵便料金計器”というOA機器を使用して、必要な郵便料金を封筒に印字すれば、そのままポストに投函できるという優れモノ。差出票不要で面倒な手続きを削減できるうえ、[CO1] 使った分だけ後払いするシステムなので、社内に小口現金を用意しておく必要はありません。

郵便料金は専用テープに印字し、切手のように使用することもできます。また、一般別納の窓口での支払いにも使えるので、これまで「切手と別納」を併用していた企業にとっては郵便費用の支払いをすべてまとめることができます。

さらに、「料金受取人払い」の郵便サービスを使えば、アンケートなどの返信の受け取りや、料金不足の支払にも利用可能。このように、“郵便料金計器”を使えば郵便費用をすべてまとめることができるのです。

切手を使わない郵便としては、“後納郵便”という選択肢もありますが、枚数の確認や差出票作成の手間、郵便局の窓口締め切りまでのタイムリミットなど、企業側の業務負担が増加する場合も。差出通数に制限のない『料金計器別納』なら、小規模用途にも適応。後納郵便に含めきれなかった郵便の処理用として、後納と併用し、効率よく運用されている企業も多くあります。

【郵便料金計器を導入するメリット】

“郵便料金計器”は、郵便料金を自動で計算できるため簡単に金額算出ができます。さらに、任意の金額を設定できるため切手を在庫しておく必要がなく、いつでもポストへ投函可能。社員の方が郵便差出のために窓口で待つ時間も発生しません。

一方で、企業の管理職にとってはコストや効率も気になるところ。部署ごとの郵便物の量やそれにかかる手間ひま、費用なども把握しておきたいでしょう。そんなニーズにもお応えできるのが郵便料金計器です。あらかじめ部門などを登録しておけば、自動的に部門別の集計ができるため、部門別の経費管理も簡単。他にもさまざまなメリットが得られます。

①郵便料金を自動で計算

郵便物をはかりに置くだけで料金を算出。書留などの特殊料金に対応可能な機種もあります。

②切手の代わりに料金を印字

日本郵便が認める印影を特殊インクで封筒に直接印字するため、切手管理が不要になります。

③郵便料金を部門別に集計可能

部門ごとの発送件数や金額のデータを自動的に収集するため、経費・会計の管理に役立ちます。

④そのままポストへ投函できる

印字した郵便物は最寄りのポストに投函可能。24時間いつでも好きな時に発送できます。

⑤郵便料金の支払いは後払い

郵便料金は使った分だけを月末に後納支払い。郵便局へ行く頻度を削減できます。

⑥目に見えないコストも削減

従業員の方が郵便窓口に持ち込んだり、列に並んだり、差出票を作成したりする手間が省けます。

⑦印字機能で付加価値をプラス

書留など、ハンコや手書きしていた文字をオリジナルで印字可能。広告的な表示にも活用できます。

【今回のまとめ】

切手は日常業務で使用するものでありながら、実は管理が大変。小口現金の管理は企業のセキュリティやコンプライアンスにかかわる業務であり、そこにかかる人件費などを考慮すると実はかなりのコストがかかっています。こうしたコストやリスクを削減できるのが『料金計器別納』を導入する最大のメリットです。“郵便料金計器”を使えば、切手を貼らずにそのまま郵便物として送ることができ、好きなタイミングで投函可能。また、部課別の集計や月毎の料金一括後払いなど、経営や管理をする方にも多くのメリットがあります。郵便発送に関する手間だけでなく、会社全体の業務効率も向上する郵便料金計器。ぜひ一度ご検討の上、お気軽にお問い合わせください。

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1920年に設立された米国企業〈ピツニーボウズ〉は、『郵便料金計器』を開発した会社として知られ、その導入実績は世界200万社以上。国内外のシェアもNo.1を誇っています。

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