Reussir la transformation numerique

Pourquoi et comment réussir la transformation numérique de son entreprise ? 3 raisons de passer le cap et nos outils pour y arriver.

Dans un environnement professionnel où la rapidité est devenue un véritable avantage stratégique, la digitalisation s’impose comme un levier incontournable pour améliorer la productivité et l’attractivité des entreprises.

A l'ère du « tout numérique », il est impératif pour elles de s'adapter afin de maintenir leur compétitivité.

Pourquoi est-il indispensable d'adopter une stratégie de digitalisation ?

La transition numérique/digitalisation des sociétés ne se limite pas à l'adoption de nouveaux outils technologiques ou à la dématérialisation de documents. Il s'agit d'une véritable transformation profonde de toutes les pratiques de l'entreprise :

Les processus métiers, qui gagneront en efficacité par l’automatisation et l’optimisation des circuits de travail.
Les méthodologies de travail en équipe, qui évoluent pour prendre en compte des approches agiles et collaboratives, essentielles à une mise en action rapide.
Les relations avec les clients, qui s’améliorent grâce à des outils digitaux qui favorisent la fluidité et la personnalisation de l’expérience.

Cette mutation, bien plus qu’une simple modernisation, se fonde sur une approche stratégique, qui intègre digitalisation, automatisation et exploitation des données.

Découvrez comment tirer parti de la digitalisation pour optimiser votre organisation et booster vos performances.

1. Automatiser les tâches répétitives pour gagner du temps

L’un des principaux atouts de la digitalisation est l’automatisation des processus. Facturation, gestion des ressources humaines, suivi des stocks… De nombreux outils permettent aujourd’hui d’automatiser des tâches chronophages, réduisant ainsi le temps passé sur des actions à faible valeur ajoutée.

L'automatisation des processus métier (validation de factures, contrats, demandes d’achats…) est un axe majeur d’amélioration de la productivité. Elle permet aux entreprises de rationaliser leurs flux de travail en limitant les tâches manuelles répétitives pour les remplacer par des workflows automatisés. Elles réduisent ainsi les risques d’erreur et accélèrent les délais de traitement.

* *Economies maximales moyennes estimées, hors TVA. Source : Ministère de l'Economie et des Finances et de la Relance, octobre 2020. Rapport de la Direction Générale des Finances Publiques, la TVA à l'ère du numérique en France, p.75.

Résultat : moins de temps perdu à suivre manuellement les tâches en attente. Tout le monde est content.

Par exemple :

L’intégration d’un logiciel de gestion des factures comme ceux proposés par Pitney Bowes permet de réduire le temps de traitement et d’envoi, tout en garantissant la conformité avec les réglementations en vigueur.

NB : A partir de septembre 2026, la facturation électronique devient obligatoire. Nous pouvons vous aider à vous préparer dès maintenant pour la future réglementation. Optez pour Pitney Bowes Invoice Services, une solution qui permet de réduire jusqu'à 90%* les coûts de traitement et jusqu'à 30% le temps de traitement des factures entrantes et sortantes.

L’adoption de la signature électronique transforme la manière dont les équipes collaborent, en accélérant la validation des documents et en simplifiant les échanges.

Fini les impressions, les scans et les envois papier : les contrats, bons de commande ou accords internes peuvent être signés en quelques clics, où que soient les signataires. Cette digitalisation des signatures réduit considérablement les délais de traitement, limite les risques d’erreurs et améliore la traçabilité des documents.

2. Fluidifier la communication interne et la collaboration

Un travail d’équipe efficace repose sur une bonne communication. Les outils numériques modernes offrent des solutions optimales pour faciliter les échanges entre collaborateurs, que ce soit en télétravail ou en présentiel.

C’est le cas de la signature électronique, c’est aussi le cas pour la Gestion Électronique des Documents. L’outil GED-one de Pitney Bowes permet de fluidifier la communication interne en optimisant la circulation des informations, facilitant ainsi la collaboration entre les équipes.

Toutes les informations et documents sont stockés dans un espace unique et structuré, accessible à tous, selon les droits définis. Plus besoin de chercher des heures un fichier dans des emails ou des dossiers partagés mal organisés. Mieux encore, les collaborateurs peuvent désormais se partager des documents instantanément, en toute sécurité pour les stocker sur leurs espaces partagés.

Grâce à l’historique des versions et des modifications, chacun sait qui a modifié quoi et quand. Cela évite les pertes d’informations et assure un suivi précis des mises à jour des documents.

Moins de perte de temps, plus d’efficacité. CQFD.

Certaines GED intègrent des fonctionnalités de travail collaboratif en temps réel (commentaires, annotations, validation de documents). Cela évite la multiplication des versions et améliore la fluidité des échanges. Une ré-vo-lu-tion !

En résumé : une solution de GED réduit le temps de recherche, limite les erreurs et fluidifie les échanges d’informations, rendant la communication interne plus efficace et productive.

3. Créer une communication clientèle plus fluide et engageante

La transition vers des formats numériques permet d’enrichir les communications clients, en rendant les documents plus accessibles et interactifs sur différents supports. Le Hub de communication Relay® permet une communication client multicanal permettant aux entreprises d’interagir de manière plus agile avec leurs clients. L’objectif est d’offrir une expérience fluide et cohérente, quel que soit le moyen utilisé par le client pour entrer en contact avec l’entreprise.

Avec cet outil de Pitney Bowes, il est possible de moderniser l’apparence des documents en y ajoutant des éléments graphiques, des couleurs et une mise en page plus percutante, renforçant ainsi l’image de marque et l’engagement des clients.

L’un des défis majeurs de la dématérialisation est la sécurité des informations sensibles. Avec des contrôles rigoureux et des rapports de suivi, Relay Hub garantit que chaque document est acheminé de manière sécurisée, réduisant ainsi les risques de perte ou d’accès non autorisé aux données clients.

Une transition numérique réussie est un atout stratégique pour les entreprises souhaitant gagner en productivité, en sécurité et en efficacité.

Toutefois, pour tirer pleinement parti de ces innovations, il est essentiel d’adopter une approche stratégique et progressive, en impliquant les équipes et en s’appuyant sur des partenaires technologiques fiables. La transformation digitale ne se limite pas à l’implémentation d’outils : elle doit s’inscrire dans une vision globale et évolutive, pour répondre aux défis d’aujourd’hui et anticiper ceux de demain.

La digitalisation est un processus stratégique qui nécessite une approche réfléchie et structurée. En intégrant les bons outils, en formant les équipes et en plaçant

l’expérience client au coeur de la transformation, votre entreprise pourra pleinement tirer parti des opportunités offertes par le numérique.

Votre entreprise est-elle prête à franchir le cap de la transformation digitale ?

Pitney Bowes accompagne les entreprises dans cette transition numérique en leur proposant des solutions adaptées à leurs enjeux spécifiques.

Contactez-nous pour simplifier vos processus et à améliorer votre productivité.