Digitalisation du service RH

Si la digitalisation des services RH n’était pas encore une évidence pour toutes les entreprises il y a quelques années, la crise du covid et la généralisation du télétravail l’ont imposée pour s’adapter au mieux à la situation.

L’essor des technologies comme le cloud computing, les SIRH, le digital learning ou encore le big data impacte désormais tous les volets de la fonction RH : du recrutement à la formation, en passant par la gestion de la paie ou encore la QVCT.

Grâce à ces nouveaux outils numériques, les services RH bénéficient d’une gestion plus fluide et fiable de leurs processus. Plus que l’automatisation de leurs tâches administratives, ces technologies permettent d’enrichir l’expérience des collaborateurs, de simplifier et fluidifier les démarches, de communiquer plus facilement en interne.

Aujourd’hui, il est essentiel pour toutes les entreprises disposant d'un département RH, qu'elles soient petites, moyennes ou grandes, d'intégrer le numérique dans ses process pour gagner en efficacité et en agilité.

La digitalisation du service RH pour améliorer l’expérience collaborateur et booster votre marque employeur.

Lorsqu’on parle de la digitalisation des ressources humaines, on pense d’abord à la dématérialisation des fiches de paie.

Oui, mais pas que. C’est bien plus qu’un simple allégement administratif. La digitalisation des services RH répond à des enjeux stratégiques qui transforment en profondeur la gestion des talents et les processus internes. Elle présente notamment de nombreux avantages pour le parcours des collaborateurs tout au long de leur expérience au sein de l'entreprise, ce qui participe à leur fidélisation.

Et moins du turnover, c’est le rêve de beaucoup de RH, non ?

Voici les principaux avantages d’une digitalisation des services RH du point de vue des salariés :

1 - Onboarding plus fluide

Rien de plus douloureux qu’une intégration difficile. La digitalisation des entreprises participe à simplifier l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Des procédures comme la signature électronique des contrats, l'accès à des formations et aux documents officiels/administratifs et dossiers de travail sur le web rendent l'onboarding plus rapide et plus agréable.

Cela permet aux nouvelles recrues de se sentir accompagnées dès leurs premières heures et les rend productives et efficaces plus rapidement. Ce n’est pas un mal quand on sait qu’ en général, un nouvel employé met 6 mois à intégrer les process et gestion des documents. La numérisation des accès facilite la prise en main et réduit ce temps d’appropriation des outils. Aussi, le salarié se sent plus rapidement actif et essentiel, c’est un cercle vertueux !

2- Simplification des démarches administratives

En digitalisant leurs manières de fonctionner sur la gestion des congés, les notes de frais et l'onboarding des nouveaux employés, les services RH s’assurent d'être plus proactifs, efficaces et alignés aux attentes des salariés.

Par exemple, un collaborateur soumet une demande de congé, le manager la valide ou la rejette par email, puis l’équipe RH reçoit une notification pour traiter cette demande dans le cadre de la paie. Cela simplifie et rend plus fiable et rapide l’ensemble du processus. Tout le monde est satisfait !

Cela permet ainsi de gagner du temps pour les collaborateurs tout en facilitant les échanges avec les managers et les équipes RH, assurant également une meilleure transmission des données liées à la paie (heures supplémentaires, congés, etc.).

De la dématérialisation des fiches de paie à l'archivage électronique des contrats, la digitalisation allège les processus et garantit une meilleure traçabilité.

3- Transparence et accessibilité

Les salariés disposent d’un accès autonome à leurs éléments personnels, documents professionnels, historiques RH, etc., via des dispositifs numériques comme les portails RH. Cette transparence favorise la confiance et l’engagement des salariés vis-à-vis de l’entreprise, ainsi que l’indépendance dans la gestion de leurs parcours.

Dans un contexte de retour croissant à l’organisation du travail flexible et à distance, les outils numériques RH permettent aux collaborateurs de gérer eux-même leur parcours professionnel et d’accéder à leurs informations à tout moment, de n’importe où. Cela favorise à la fois leur satisfaction et leur autonomie, mais également une gestion des ressources humaines plus souple.

D’une pierre, deux coups. Plus qu' autonomiser vos collaborateurs, ces outils numériques facilitent la communication entre toutes les parties prenantes : salariés, managers et RH. Les messages et mises à jour importantes sont facilement

partagés, et les employés peuvent interagir rapidement avec les ressources humaines, qu’il s’agisse de poser des questions, de faire des demandes, ou de recevoir des retours sur des sujets cruciaux pour leur parcours.

Que chacun puisse avoir la main sur ces outils collaboratifs permettent de développer une culture d’entreprise forte et d’améliorer la motivation des équipes.

Digitalisation des process RH : un soutien, mais pas un remplacement de l'humain

Une étude menée par Sage et Opinionway en mars 2023 révèle que 47 % des salariés voient les avantages de la digitalisation des processus RH, notamment en termes de fluidité des communications internes (70 %) et de la qualité de la vie au travail (65 %).

Cela montre que les salariés sont globalement favorables à cette transformation, appréciant notamment l’autonomie qu’elle leur procure.

Ainsi, la digitalisation des ressources humaines joue un rôle essentiel dans plusieurs domaines, notamment :

La gestion et l’envoi des fiches de paie
La centralisation et la gestion des dossiers du personnel (rappel des échéances de visites médicales, suivi des formations obligatoires…)
L’automatisation et l’analyse des indicateurs RH (KPI)
Les campagnes de recrutement et l’envoi des contrats de travail

Adopter des solutions RH digitalisées n’est pas seulement une question de modernisation, c’est un enjeu de compétitivité. Chez Pitney Bowes, nous accompagnons les entreprises dans la gestion et la dématérialisation de leurs documents RH pour garantir une transition fluide et sécurisée.

Nos solutions au service des RH :

Dématérialisation et gestion documentaire : centralisez, sécurisez et automatisez vos processus administratifs.
Automatisation des workflows RH : optimisez vos circuits de validation et gagnez en productivité.
Archivage électronique et signature numérique : garantissez la conformité de vos documents en toute sécurité.

Si l’automatisation et la dématérialisation offrent un appui considérable, elles ne peuvent remplacer la prise en compte des situations individuelles dans la prise de décision.

Dans certains cas, une intervention humaine demeure indispensable, notamment pour accompagner les salariés confrontés à des difficultés personnelles ou professionnelles. La digitalisation est là pour faciliter et optimiser les processus, vous permettant de vous concentrer sur vos missions d’écoute et de discernement nécessaires à une gestion humaine des talents.

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