Unternehmenstechnologien entwickeln sich immer schneller weiter. Die Technologie im Bereich Postbearbeitung ist hier keine Ausnahme.

"Vor nur wenigen Jahrzehnten konnte ein Unternehmen ein Postbearbeitungssystem anschaffen, es aufstellen und sich dann darauf verlassen, dass alles läuft", erklärt Tom Ryan, Director of Product Marketing, SMB Global Mailing & Solutions bei Pitney Bowes. Unternehmen betrachteten Frankiersysteme so, wie sie heute Telefone sehen: Das Produkt erledigte eine bestimmte Aufgabe im Versandablauf und spielte bei anderen Prozessen im täglichen Betrieb keine weitere Rolle.

Jetzt aber sind Frankiersysteme in der Lage, integrierte und umfassende Funktionen im Postbearbeitungsprozess auszuführen, vom Falzen und Kuvertieren bis hin zu Nachverfolgungs- und Buchhaltungsfunktionen. Und diese Funktionen wurden nun mittels Internetkonnektivität mit Echtzeitfunktionen erweitert.

Wie ist der Stand in Ihrem Unternehmen? Kann Ihr Frankiersystem solche Funktionen durchführen oder ist es einfach zu langsam und zu eingeschränkt oder ist die Verbindung nicht gut genug?

Hier finden Sie fünf häufige Einschränkungen älterer Versandtechnologien und Möglichkeiten, diese aufzurüsten:

1. Postsendungen werden nicht schnell genug verarbeitet.
In der heutigen Welt, in der Versand über Nacht und Auslieferung am nächsten Tag einfach zu unserem Alltag gehören, müssen sich Unternehmen, die Postsendungen oder Pakete verarbeiten, mit derselben Geschwindigkeit weiterentwickeln. Sie haben einfach keine Zeit, Pakete manuell zu verschließen oder Briefe zu falzen.

Sie benötigen ein System, das bestimmte Bereiche des Postbearbeitungsprozesses automatisiert. Im Idealfall ist eine solche Technologie mit Funktionen ausgestattet, die eine höhere Geschwindigkeit ermöglichen, wie etwa eine halbautomatische Zuführung – damit kann der Benutzer die Postsendungen auf der Zuführung stapeln und sich dann anderen Dinge zuwenden, während das Gerät selbst den Stapel verarbeitet. Falz- und Kuvertiersysteme optimieren den Ablauf ebenfalls.

Bedenken Sie außerdem, dass nicht nur die Technologie über die Geschwindigkeit entscheidet. Auch die Art und Weise, wie Ihr System mit dem Internet verbunden ist, spielt eine Rolle. Was, wenn ein Gebührenupdate oder das Porto selbst nicht heruntergeladen werden kann, weil ein Problem mit einer alten Wählverbindung vorliegt oder weil die Telefonleitung anderweitig belegt ist? Mit einer digitalen Hochgeschwindigkeitsverbindung sind für Ihr Unternehmen niedrige Geschwindigkeiten, unterbrochene Verbindungen oder verpasste Updates Schnee von gestern.

2. Die Verarbeitung schwankender Volumen macht Schwierigkeiten.
Ein weiterer Aspekt der Geschwindigkeit der Postbearbeitungstechnologie hat mit dem Versandvolumen zu tun – und es geht nicht nur darum, ob das Volumen abgenommen hat oder nicht. "Das Versandvolumen war früher sehr genau vorherzusagen", erklärt Tom Ryan. "Es war damit zu rechnen, dass ein bestimmter Postdurchlauf jede Woche, immer zum selben Zeitpunkt an demselben Tag verarbeitet und versendet werden musste. Heute ist das kaum der Fall".

Ryan erklärt, dass Unternehmen heute mit "unerwarteten Ereignissen und Krisen" konfrontiert sind, auf die sie sofort reagieren und schnell mit Kunden kommunizieren müssen. Wenn Sie in solchen Fällen sofort handeln, dann ist es entscheidend, dass Ihre Technologie diese Maßnahmen und eine schnelle Reaktion unterstützt.

Wenn Sie nur eine kleine Maschine zur Verfügung haben, die keine automatische Schließvorrichtung hat und dickere Umschläge nicht verarbeiten kann, werden Sie sich an solchen Tagen mit großen Postvolumen wünschen, eine Technologie zu haben, die Ihre Postsendungen schneller verarbeiten kann – zu einem erschwinglichen Preis.

3. Zu viele einzelne Schritte müssen ausgeführt werden.
Denken Sie an all die Schritte, die beim Versenden von Postsendungen oder Paketen in großem Umfang durchgeführt werden müssen – Erstellen, Falzen, Kuvertieren, Verschließen, Frankieren, dazu kommt die umfassende Nachverfolgung und die Buchhaltung. Wenn die Technologie, die Sie in der Postbearbeitung einsetzen, nicht in der Lage ist, all diese Schritte zu integrieren, bedeutet das zusätzliche Komplexität für Ihre Mitarbeiter.

Und wenn bei irgendeinem Schritt in einem unzusammenhängenden Prozess ein Fehler passiert und eine Postsendung nicht wie geplant versendet wird, sind die Folgen für Unternehmen heutzutage sogar noch schlimmer. Ryan betont: "Je weniger Postsendungen Sie verschicken, desto entscheidender sind diese Sendungen für Ihren Geschäftserfolg."" Vielleicht haben Sie bei einigen Mitteilungen an die Kunden Ihres Unternehmens auf E-Mails umgestellt und versenden die wichtigsten, umsatzbringenden Sendungen – wie etwa Rechnungen – weiterhin traditionell auf dem Postweg. Eine nicht zugestellte Rechnung ist eine unbezahlte Rechnung, und das ist ein Problem für das Geschäftsergebnis Ihres Unternehmens.

Außerdem besteht ein Sicherheitsrisiko, wenn mehrere Personen am Versand beteiligt sind. Insbesondere in Branchen wie Rechts- und Gesundheitswesen, in denen Integrität so wichtig ist, bedeuten mehr Schritte im Postbearbeitungsprozess auch mehr Möglichkeiten, dass ein sensibles Dokument nicht mehr sicher ist. Peter Binder, Global Product Marketing und Channel Enablement Manager bei Pitney Bowes, erklärt: "Aus diesem Grund sollten Sie die Anzahl der manuellen Vorgänge bei der Bearbeitung eines Poststücks reduzieren."

4. Die Nutzung von Daten und erweiterte Versandoptionen werden nicht unterstützt.
Die Zeiten, in denen eine Postsendung für alle galt, in denen alle Kunden dasselbe, allgemeine Schreiben erhielten, sind lange vorbei. Heute sind die effektivsten Postsendungen personalisiert.

"Unternehmen, die die Personalisierung von Postsendungen richtig einsetzen, haben Daten in ihre Abläufe integriert – Daten darüber, was sie senden, wie viel sie ausgeben und sogar wie sie einzelne Postsendungen nachverfolgen", so Ryan. Und mit der richtigen Technologie können alle Daten über alle Schritte des Postbearbeitungsprozesses hinweg miteinander verknüpft werden – und Unternehmen können die Daten nutzen, um vorauszuplanen.

5. Es werden nur langweilige, wenig einprägsame Poststücke produziert.
Stellen Sie sich den Stapel an Briefen auf dem Küchentisch eines Ihrer Kunden vor. Sticht die Postsendung Ihres Unternehmens zwischen den anderen hervor, so dass Ihr Kunde sie öffnet? Oder landet sie eher ganz unten im Stapel?

Um zu vermeiden, dass Ihre Postsendungen weggeworfen werden, noch bevor sie gelesen werden, müssen Sie sich von anderen abheben. Hier können Farben und Bilder den entscheidenden Unterschied machen. Empfänger sind zu 69 Prozent eher geneigt, eine farbige Postsendung zu öffnen als ein Kuvert ohne Überschrift, Bilder oder Grafiken.

"Es scheint minimal zu sein, aber sogar etwas so kleines wie eine personalisierte, farbig gedruckte Nachricht (wie etwa "Frohe Weihnachten"), ein Foto oder Logo auf Ihrer Postsendung erregt die Aufmerksamkeit Ihrer Empfänger und bringt sie dazu, Ihren Umschlag zu öffnen", erklärt Peter Binder, Global Product Marketing und Channel Enablement Manager bei Pitney Bowes.

Wenn Ihr aktuelles Frankiersystem diese Anforderungen der Empfänger Ihrer Postsendungen nicht mehr erfüllt, gibt es eine neue Lösung oder ein Upgrade für Sie. Um mehr zu erfahren, werfen Sie einen Blick auf unsere umfassende Reihe an Frankiermaschinen und digitalen Frankiersystemen.