Trois façons d'améliorer l'efficacité d'un centre de traitement de courrier

Pour rester compétitifs, les entreprises doivent analyser les processus de chaque service, afin de trouver les méthodes de travail les plus efficaces possible. Avec l'évolution rapide de la technologie, vous pouvez augmenter votre efficacité opérationnelle et réaliser de réelles économies, en réévaluant régulièrement vos processus d'expédition et de traitement du courrier. Grâce à de nouveaux logiciels et matériels, vous pouvez rationaliser et automatiser les workflows, pour une productivité accrue et des dépenses réduites au sein de votre entreprise.

L'envoi de colis – ou de documents - et le traitement de courrier sont des dépenses mensuelles fixes. L’amélioration de ce service entraine de réelles économies pérennes. Voyons trois façons efficaces d'optimiser votre temps et d’améliorer vos résultats grâce aux nouvelles technologies.

01.  Offrez-vous une technologie de pointe pour assurer la sécurité et l'intégrité des données.

Lorsqu’il est question de centaine voire de millier de courrier à plier, à mettre sous enveloppe, à cacheter et à envoyer, il est crucial de bien procéder. Le traitement manuel du pli et de la mise sous enveloppe des courriers est depuis longtemps révolu. Il est aujourd’hui important d’être efficace et précis Dans de nombreux secteurs, tels que les finances, la santé ou les assurances, aucune erreur sur les communications sensibles ne doivent être tolérées. Les informations doivent être insérées dans les bonnes enveloppes et envoyer aux bons destinataires. De telles erreurs peuvent lourdement pénalisées vos activités commerciales en générant des problèmes de logistique et de service client, ou avoir des répercussions juridiques ou financières dans certains cas.

Grâce à la technologie et aux logiciels modernes, les solutions de traitement de hauts volumes de courriers sont capables de plier, de mettre sous enveloppe et de trier des dizaines de milliers de courriers exempts d’erreurs. La plupart des options de tri peuvent également traiter plusieurs niveaux de données de fichiers courrier.

Vous avez ainsi la possibilité de choisir des groupes de noms dans votre fichier courrier, pour des communications ou une mise sous enveloppe ciblées.

En associant logiciels et matériels de pointe, vous pouvez non seulement accélérer le traitement, mais aussi améliorer votre flux de trésorerie. Un envoi plus rapide de vos relevés aux bons destinataires se traduit par un traitement et un règlement plus rapide de vos factures. Donc plus vos envois de courrier seront fiables, plus vous aurez la garantie d'obtenir vos paiements rapidement.

De nombreuses entreprises louent et vendent des équipements de qualité pour plier, trier et mettre sous enveloppe de manière automatisée différents volumes de courrier (faibles, moyens et élevés). Pour optimiser la pertinence et la précision de vos envois, découvrez les nouvelles options de sécurité des logiciels. Dans certains cas, la productivité, l'efficacité et la précision à long terme justifient et amortissent l’internalisation de la production de courrier. Dans d'autres cas, l'externalisation auprès du bon prestataire de services permet de combler les besoins en matière de sécurité, tout en minimisant les dépenses en matériel.

02. Pertinence et précision optimisées grâce aux code-barres.

Une autre façon d'accroître l'efficacité et la sécurité du traitement de votre courrier est d'utiliser des code-barres avancés.

Comme expliqué précédemment, les solutions actuelles destinées au traitement de hauts volumes de courrier plient, mettent sous enveloppe et trient des dizaines de milliers de plis. Ces opérations sont possibles grâce à un logiciel de création de code-barres avancés. Ce logiciel permet d'améliorer la pertinence et la précision des mises sous pli automatiques, pour bénéficier d'une intégrité accrue des documents.

L'utilisation des code-barres présente les avantages suivants :

• une sécurité accrue des données ;

• l’envoi du bon courrier au bon destinataire ;

• un traitement exact et précis des documents ;

• la capacité d'identifier et de résoudre des problèmes de workflow ou de traitement ;

• des options de tri, pour des communications ou une mise sous pli ciblées.  

Grâce aux code-barres, vous pouvez également bénéficier de réductions sur les frais postaux. Ce logiciel est un excellent outil permettant de sécuriser le traitement de courrier et de mener des campagnes marketing extrêmement efficaces.

03. Automatisez le traitement de courrier entrant pour un traitement en toute intégrité.

Lorsqu'il est question de coûts de traitement de courrier, nous pensons de prime abord aux coûts liés à l’envoi. Ceux-ci comprennent l'impression, le pli, la mise sous pli et l'affranchissement. Cependant, il ne faut pas oublier les coûts liés à la réception et à la distribution du courrier entrant.

Combien de fois avez-vous égaré en interne un colis ou un document important reçu par votre entreprise, suite à des problèmes de saisie manuelle, de signatures illisibles ou d'autres processus du workflow ?

Il existe des solutions logicielles qui valident automatiquement la réception de chaque courrier entrant et en assurent le suivi, de sa réception à la confirmation de livraison. Grâce à cette technologie, ne vous préoccupez plus de localiser le document ou le colis. Le nom du réceptionnaire ainsi que la date et le lieu de réception sont enregistrés et font l'objet d'un suivi électronique. Le statut d'un article reçu peut ainsi être vérifié en temps réel.

Utiliser des code-barres, optez pour une technologie avancée de pli et de mise sous enveloppe ainsi que la mise en place de solutions de suivi du courrier entrant sont trois leviers de réduction des coûts et d'augmentation de la productivité de votre entreprise.

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