Les trois avantages d’une mise sous pli personnalisée pour le traitement de vos courriers

Ces entreprises doivent se montrer aussi flexibles et réactives qu’un centre de courrier plus restreint, tout en traitant des volumes de courrier plus importants pour des campagnes qui ne cessent de croître. Une société plus grande peut disposer des technologies et ressources nécessaires pour prendre en charge des projets de cette envergure. Néanmoins, pour une entreprise de taille moyenne dont le budget est serré, les investissements dans des technologies dédiées au traitement du courrier doivent être à la fois économiques et rentables.

À ce niveau, les expéditeurs ont besoin de solutions leur permettant d’augmenter le volume de production, sans pour autant ajouter des dépenses de fonctionnement excessives. Ils ont besoin de systèmes qui remplissent diverses fonctions, afin de pouvoir traiter une grande variété de tâches à l’aide d’une seule machine. Ils doivent également disposer d’équipements capables de soutenir la croissance de leurs activités, pour leur permettre d’adapter la production en fonction de l’évolution des besoins.

Ces exigences s’appliquent à tous. La situation se complique davantage lorsqu’on examine chaque fonction du centre de traitement du courrier. À titre d’exemple, les solutions de mise sous pli doivent permettre de traiter facilement plusieurs tâches par jour ou par série de production, dans le respect des références de production. Elles doivent également fournir un haut niveau de précision, afin de répondre aux règles de conformité.

Grâce aux solutions flexibles de mise sous pli conçues par Pitney Bowes, les entreprises traitant des volumes moyens de courrier sont en mesure de satisfaire à l’ensemble de ces exigences à l’aide d’un système économique et évolutif. Voici les trois principaux avantages dont peuvent bénéficier les entreprises en intégrant un système de mise sous pli personnalisé au sein de leur centre de traitement du courrier :

01.   Flexibilité

Les solutions de mise sous pli dédiées aux entreprises sont conçues pour traiter des projets volumineux. Une entreprise en pleine croissance traitant un volume moyen de courrier peut occasionnellement gérer des campagnes de plus grande envergure. Néanmoins, elle consacre l’essentiel de son temps à des tâches courtes d’un volume inférieur – environ 1 000 courriers, voire moins. L’utilisation d’un système de mise sous pli coûteux pour traiter des jobs de petite taille entraîne une hausse du coût par pli. Il est donc essentiel de disposer d’un système flexible, spécialement adapté à votre volume de production.

Pitney Bowes a conçu une solution de mise sous pli multiformat, capable de prendre en charge des jobs de différents formats, du traitement d’enveloppes standard C4/C5 au traitement de pochettes. Cette solution vous permet d’en faire davantage avec un seul système ; elle vous permet de traiter des petites séries à moindre coût unitaire et d’évoluer vers des projets plus volumineux.

L’automatisation vous permet en plus d’économiser du temps et de l’argent lors du traitement de nouvelles tâches courtes ou manuelles récurrentes, que ce soit pour les opérateurs ou l’intégralité des postes de travail. En outre, les capacités de numérisation flexibles vous permettent de traiter les tâches telles quelles, économisant ainsi du temps sur le travail de préparation. La simplification de l’interface de programmation fait également la différence, en réduisant le temps d’apprentissage ainsi que l’investissement en formation. Ainsi, votre personnel ne perd pas son temps à programmer un système complexe.

Conclusion, vous pouvez parer à toute éventualité, grâce à une plate-forme flexible spécialement conçue pour traiter un large éventail de tâches, indépendamment de leur format ou volume.  

02.   Conformité

Si un courrier sensible, comme un état financier ou un document d’identification personnelle émanant du gouvernement, se retrouve dans l’enveloppe du mauvais destinataire, vous risquez non seulement de perdre la confiance d’un client, mais votre entreprise risque également de commettre une grave infraction à la réglementation en matière de confidentialité ou de sécurité. Ce type d’erreur peut se produire lorsque vous privilégiez la vitesse à la précision ou lorsque votre système de mise sous pli ne dispose pas de fonctionnalités avancées pour limiter les erreurs.

C’est pourquoi il ne suffit pas de mettre en place un système de mise sous pli ultrarapide. Vous avez également besoin d’une solution capable de produire des résultats fiables et précis afin de garantir la conformité aux normes du secteur en tenant compte de l’évolution de votre volume de production.

La solution ? Un système de contrôle éprouvé à haute intégrité, vous permettant de traiter des tâches à forte valeur ajoutée sans ralentir la cadence. En outre, l’automatisation joue un rôle primordial dans la réduction du nombre d’erreurs grâce à une configuration précise et reproductible. De cette façon, vous pouvez vous assurer que le bon courrier est envoyé au bon destinataire, sans négliger pour autant l’efficacité ou le volume de production.

Conclusion, vous êtes sûr d’obtenir des résultats précis, essentiels au traitement des courriers transactionnels à forte valeur ajoutée, quel que soit le volume.

03.   Rentabilité

La mise sous pli ne constitue qu’une pièce du puzzle – les expéditeurs traitant des volumes moyens de courrier doivent pouvoir compter sur plusieurs systèmes fonctionnant en synergie, afin de créer des campagnes de communication cohésives. Un centre de traitement du courrier hautement optimisé exploite des avantages interfonctionnels – de l’impression à la mise sous pli, en passant par la finition – pour créer des communications à forte valeur ajoutée, génératrices de chiffre d'affaires.

Songez aux courriers transactionnels que votre entreprise envoie, et notamment aux factures ou relevés de vos clients. Ces courriers haute visibilité offrent une occasion d’augmenter le chiffre d'affaires auprès de vos clients existants. Les études montrent que les courriers transactionnels en couleur et personnalisés obtiennent des taux de réponse plus élevés par rapport à d’autres types de communications. 

Grâce à un système d’impression et de finition flexible et rentable, adapté aux besoins de votre entreprise, vous pouvez créer des communications client personnalisées et colorées à moindre coût. Ainsi, grâce à la mise sous pli personnalisée offrant précision et flexibilité, vous pouvez passer à la vitesse supérieure en veillant à ce que chaque courrier transactionnel soit traité avec une efficacité optimale.

Conclusion, vous pouvez traiter un plus large éventail de tâches à un prix abordable, en augmentant ainsi vos bénéfices.

Une solution sur mesure pour votre entreprise

Vous n’êtes pas obligé de dépenser à outrance en systèmes professionnels ou de vous contenter d’un nombre réduit de solutions pour rester compétitif. En revanche, vous pouvez opter pour des solutions de mise sous pli, d’impression et de finition adaptées aux besoins uniques de votre entreprise, pour atteindre une excellence opérationnelle inégalée et garantir la conformité aux normes du secteur, tout en augmentant le chiffre d'affaires grâce à des communications client à forte valeur ajoutée.

Que vous gériez un service interne de traitement du courrier au sein d’une entreprise ou que vous soyez un prestataire de services tiers, il existe un système de mise sous pli adapté à vos besoins. Découvrez comment le système de mise sous pli Pulse de Pitney Bowes peut contribuer au succès de votre entreprise.