Drei Methoden zur Effizienzsteigerung Ihres Versandzentrums

Um bei der aktuellen Wirtschaftslage erfolgreich sein zu können, müssen Unternehmen die Arbeitsgänge aller Abteilungen analysieren und Wege finden, diese so effizient wie möglich zu gestalten. Da sich die Technik rasant verändert, kann eine regelmäßige Kontrolle Ihrer Postbearbeitungs- und Versandprozesse helfen, neue Möglichkeiten zu finden, um die betriebliche Effizienz zu steigern und Kosten einzusparen. Neue Software (und Hardware) kann helfen, Workflows zu vereinfachen und zu automatisieren. Dies kann dazu beitragen, die Produktivität Ihres Unternehmens zu erhöhen und die Kosten zu senken.

Der Versand von Paketen (oder Dokumenten) und die Briefbearbeitung verursachen fortlaufende monatliche Kosten. Die Kosten, die Sie durch eine Steigerung der Effizienz einsparen, wachsen mit der Zeit an. Sehen wir uns einmal drei der effektivsten technologischen Ansätze zur Maximierung Ihrer Zeit- und Leistungseffizienz an:

01. Gewährleisten Sie hohe Datenintegrität und -sicherheit.

Wenn Sie Hunderte oder Tausende Poststücke falten, kuvertieren, verschließen und versenden müssen, stehen Sie vor einer großen Herausforderung. Die Zeiten des manuellen Faltens und Kuvertierens sind lange vorbei. Doch wie können Sie jetzt möglichst effizient und exakt arbeiten? In vielen Branchen, wie z. B. Finanz-, Gesundheits- oder Versicherungswesen, darf Ihre Kommunikation nicht in den falschen Umschlägen landen oder einer falschen Person zugestellt werden. Dies kann zu logistischen oder Problemen im Kundendienst führen und in manchen Fällen sogar rechtliche oder finanzielle Folgen haben.

Mithilfe der aktuellen Technologie und Software können leistungsstarke Anlagen Zehntausende Poststücke falten, kuvertieren und sortieren, und zwar fehlerfrei. Die meisten Sortieroptionen können zudem auf mehreren Ebenen Postdaten verarbeiten. So erhalten Sie die Flexibilität, Datensätze zu gruppieren und für gezielte Nachrichten oder gezielten Kuvertdruck auszuwählen. 

Eine Kombination aus fortschrittlicher Software und Hardware kann nicht nur die Verarbeitung beschleunigen, sondern auch den Cashflow verbessern. Je schneller Sie Ihre Rechnungen versenden und dabei sicherstellen, dass sie an die richtige Adresse und die richtige Person gelangen, desto schneller werden Ihre Rechnungen auch bearbeitet. Dies bedeutet, dass auch die Zahlungen schneller bearbeitet und vorgenommen werden können. Je schneller und zuverlässiger der Versand also erfolgt, desto schneller und zuverlässiger erhalten Sie Ihr Geld.

Viele Unternehmen leihen, leasen, verkaufen und verwenden qualitative Anlagen für die automatisierte Verarbeitung hoher Volumen sowie das Falten, Sortieren und Kuvertieren niedriger bis mittlerer Volumen. Damit die Verarbeitung Ihrer Poststücke exakter und präziser erfolgt, sollten Sie die nun verfügbaren Software-Sicherheitsoptionen nutzen. In einigen Fällen werden die Vorlaufkosten von den langfristigen Wertsteigerungen der Produktivität, Effizienz und Genauigkeit ausgeglichen. In anderen Fällen kann die Auslagerung an den richtigen Dienstleister helfen, Ihre Sicherheitsbedürfnisse zu erfüllen, ohne dass hohe Investitionskosten entstehen.

02. Erhöhen Sie die Genauigkeit und Präzision mit Barcodes.

Eine andere Methode zur Verbesserung der Effizienz und Sicherheit Ihrer Versandbearbeitung ist die Einführung von fortschrittlichen Barcodes. Wie zuvor bereits erwähnt, können leistungsstarke Anlagen heutzutage Zehntausende Poststücke falten, kuvertieren und sortieren. Dies ist auf die in die Software integrierten fortschrittlichen Barcodes zurückzuführen. Diese Software macht automatische Kuvertiergeräte „intelligenter“ (d. h. genauer und präziser) und stellt damit die Dokumentenintegrität sicher.

Vorteile von Barcodes:

• Höhere Datensicherheit.

• Höhere Sicherheit, dass das Poststück den beabsichtigten Empfänger erreicht.

• Höhere Genauigkeit und Präzision bei der Dokumentenverarbeitung.

• Die Möglichkeit, Probleme im Workflow oder bei der Verarbeitung zu identifizieren und zu beheben.

• Sortieroptionen für gezielte Botschaften oder das Kuvertieren.

Barcodes können auch dazu beitragen, dass Sie Portorabatte erhalten. Alles in allem handelt es sich um ein hervorragendes Software-Tool, mit dem der Versand in eine sicherere Dokumentenverarbeitung und leistungsstarke, in Testläufen erprobte Marketingkampagnen umgewandelt werden kann.

03. Eine automatisierte Inbound-Postverarbeitung trägt dazu bei, dass nichts verloren geht.

Wenn wir an Versandkosten denken, so denken wir häufig an die Kosten in Verbindung mit ausgehenden Sendungen. Zu diesen gehören das Drucken, Falten, Kuvertieren und Frankieren. Es entstehen jedoch auch Kosten in Verbindung mit dem Eingang und der Verteilung von eingehenden Sendungen.

Wie oft wurde Ihrem Unternehmen bereits ein Paket oder ein wichtiges Dokument zugestellt, das dann aufgrund von Verwechslungen bei der manuellen Erfassung, von unleserlichen Unterschriften oder Fehlern in anderen Arbeitsprozessen verloren ging? 

Es gibt Software-Lösungen, die automatisch jede eingehende Postsendung validieren und sie vom Eingang bis zur Versandbestätigung nachverfolgen. Mit dieser Technologie entstehen keine Fragen über den Verbleib eines Dokuments (oder Pakets), denn es wird elektronisch festgehalten, wer die Sendung wann und wo erhalten hat. Der Status eines eingegangenen Poststücks kann in Echtzeit überprüft werden.

Die Nutzung von Barcodes, fortschrittlichen Falt- und Kuvertierungstechnologien und Lösungen für die Nachverfolgung von eingehenden Sendungen sind drei ausgezeichnete Methoden, mit denen Ihr Unternehmen Kosten einsparen und gleichzeitig die Produktivität erhöhen kann.

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