Outsourcing kontra Insourcing Ihrer Postbearbeitung –

„Die meisten Menschen sind heutzutage der Ansicht, Outsourcing sei immer günstiger … Manchmal ist es so, manchmal trifft es jedoch nicht zu. Deshalb muss der Sachverhalt gut analysiert werden.“ Mark Fallon
President and Chief Executive
The Berkshire Company

Mark Fallon, President und Chief Executive von The Berkshire Company, einer Beratungsfirma mit Spezialisierung auf Post- und Dokumentenbearbeitungsstrategien, sagt, dass sich viele Mythen darum drehen, ob nun Insourcing oder Outsourcing kostengünstiger sei. „Die meisten Menschen sind der Ansicht, dass Outsourcing stets günstiger sei“, sagt er. Manchmal ist es so, manchmal trifft es jedoch nicht zu. Deshalb muss der Sachverhalt gut analysiert werden. Wenn Sie etwas auslagern, ist jemand anderes für diese Geschäftsbeziehung zuständig, dieses Unternehmen muss Gewinn machen, und Sie müssen möglicherweise Steuern auf die Dienstleistungen entrichten. Beim Insourcing ist es mit dem Personal allein nicht getan. Sie müssen über Lagerflächen, Ausrüstung und Betriebsmittel nachdenken.

„Sie müssen die Fixkosten im Auge haben.“

Ein weiterer verbreiteter Irrglaube, so Fallon, besteht darin, dass Outsourcing alle Probleme lösen könnte. Das stimmt nicht. „Sie haben Ihre Probleme nur auf einen externen Anbieter abgewälzt“, erklärt er. „Wenn Sie Kundenbeschwerden zu Ihren Rechnungen erhalten und Sie den Rechnungsversand auslagern, aber Kunden immer noch unzufrieden damit sind, wie die Rechnungen aussehen, haben Sie Ihr Problem nicht gelöst.“

Laut Karim Manassa, National Solutions Consultant for Compliance  Business Regulations bei Pitney Bowes, können Sie sich mit der Auslagerung von Postbearbeitungsschritten vollkommen neue Probleme schaffen, darunter Datenschutz- und Sicherheitsverstöße im Zusammenhang mit vertraulichen Informationen, wenn Sie Ihren Anbieter nicht sorgfältig auswählen. Wird ein Dienstleister nicht um die Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung gebeten, könnte er beispielsweise die Liste einer Wohltätigkeitsorganisation mit bedeutenden Spendern verkaufen. Falls die Spender dann unerwünschte Werbung und Spendenaufrufe erhalten und den Datenschutzverstoß zur Wohltätigkeitsorganisation zurückverfolgen, leidet das Ansehen der Wohltätigkeitsorganisation – anstatt jenes der Poststelle – und die Organisation verliert das Vertrauen von Spendern.

Neben der Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung sollten Unternehmen, die ihre Postbearbeitung auslagern, darauf bestehen, dass Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Daten, die in den Schreiben enthalten sind, getroffen werden. Kabelnetzbetreiber möchten beispielsweise sichergehen, dass keine Mitarbeiter von externen Postdienstleistern die Rechnungen ihrer Nachbarn einsehen können. „Unternehmen, die ihre Postbearbeitung auslagern, müssen umfassenden Einblick in die Verfahren ihrer Dienstleister haben, um sich vergewissern zu können, dass ihre Listen nicht missbraucht werden“, warnt Manassa.

Nicht zuletzt müssen Unternehmen in stark reglementierten Branchen sicherstellen, dass externe Dienstleister Kundendaten schützen und sich an Landes- und Bundegesetze zum Datenschutz halten. „In Finanz- oder Gesundheitswesen sollte man seine Post intern bearbeiten, oder, falls man sie auslagert, den Dienstleister wirklich überprüfen, um sicherzustellen, dass entsprechende Sicherheits- und Schutzmechanismen gegeben sind“, so Manassa. „Wenn Sie Ihre Post auslagern,sind Sie dennoch für die Einhaltung aller Vorschriften verantwortlich. Sie können zwar die Arbeit auslagern, nicht jedoch die Verantwortung.“

Laut Bilodeau können Unternehmen Vertrauen in Anbieter gewinnen, indem sie sich über deren Erfahrungen kundig machen, und zwar nicht nur über die Anzahl an Jahren im Geschäft, sondern auch über die Arten von Kunden, mit denen sie zusammengearbeitet haben. „Wenn Sie Ihre Liste an einen beliebigen Outsourcing-Dienst schicken, überlassen Sie einem Unternehmen die Daten Ihrer Kunden. Daran führt kein Weg vorbei. Sie sollten sichergehen, dass Sie mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das zur Rechenschaft gezogen werden kann.“

Fallon merkt an, dass Post für viele Unternehmen, beispielsweise Versorgungsunternehmen und Banken, das primäre Mittel zur Kommunikation mit Kunden darstellt. Bei anderen Unternehmen, beispielsweise Lebensmittelgeschäften und Blumenläden, ist Post den persönlichen Interaktionen untergeordnet. Je bedeutender Post im Rahmen des Geschäftsmodells eines Unternehmens sei, so Fallon, desto eher sollte das Unternehmen darüber nachdenken, die Postbearbeitung einzugliedern.

„Wenn Sie intern Mitarbeiter dafür haben, die hinter Ihnen stehen und es Ihrem Unternehmen direkt zugutekommt, dann sind Sie nicht nur ein Kunde“, sagt Fallon.

„Das lässt sich nicht greifbar machen, aber ich habe den Unterschied gesehen.“

Viele Unternehmen, so Manassa, wären mit einer Kombination aus Outsourcing und Insourcing am besten beraten. Ein Unternehmen könnte beispielsweise die alltägliche Post intern abwickeln, aber eine komplexere oder besondere Postbearbeitung extern vergeben. „Es ist nicht immer eine Frage von Schwarz oder Weiß“, sagt er.