Tout ce que vous devez savoir sur les cases intelligentes pour les Entreprises

Découvrez comment les cases intelligentes peuvent vous aider à moderniser votre organisation

L’augmentation des volumes de colis et la prolifération du travail à distance mettent à rude épreuve presque tous les points de distribution des entreprises, y compris le centre de courrier. Par conséquent, les entreprises adoptent une solution d’entreposage traditionnelle agrémentée d’une touche numérique moderne : des cases intelligentes pour entreprises. Découvrez comment les cases d’entreposage sur le lieu de travail dotées de fonctions de sécurité numérique automatisent la distribution des colis et des biens, inspirent de nouveaux services sans contact et donnent aux entreprises qui les adoptent un avantage concurrentiel.

Dans le présent article

Qu’est-ce qui motive la tendance des « cases intelligentes pour entreprises »?
Comment fonctionne une case intelligente pour entreprises?
10 principaux avantages des cases intelligentes pour entreprises
Cases intelligentes pour entreprises : exploration approfondie de la technologie
Choisissez la bonne solution de cases intelligentes pour votre entreprise

Qu’est-ce qui motive la tendance des « cases intelligentes pour entreprises »?

Qui aurait pensé que l’humble case d’entreposage sur le lieu de travail serait la réponse à certains des défis les plus difficiles auxquels les entreprises font face de nos jours? En fait, qui aurait pu prédire que l’essor du commerce électronique pousserait un jour les centres de courrier des entreprises jusqu’au point de rupture? Ou que la possibilité de travailler à distance pourrait devenir un mandat d’entreprise?

Discutons plus en détail de trois fortes tendances qui propulsent le besoin de cases intelligentes pour entreprises.

Des cases intelligentes pour entreprises axées sur le commerce électronique

Le principal moteur qui motive les entreprises à adopter un système de cases intelligentes pour leurs activités est le commerce électronique. L’essor de l’industrie du commerce électronique, combiné à des incitatifs pour les consommateurs comme la livraison gratuite, a entraîné une augmentation du volume d’expédition de colis de près de 17 % en 2020. La tendance ne montre aucun signe de ralentissement, et on prédit que le volume d’expédition de colis augmentera de près de 15 % d’ici 2024.

Si vous vous demandez quelles sont les incidences des habitudes d’achat en ligne sur votre centre de courrier d’entreprise, considérez ceci : une étude récente de Pitney Bowes révèle qu’un répondant sur cinq préfère recevoir des colis sur son lieu de travail plutôt qu’à la maison. Ce nombre s’élève à un sur trois pour les milléniaux. Ces pourcentages grimpent encore plus haut pour les deux groupes s’il s’agit d’une commande de grande valeur.

Le résultat? Des centres de courrier débordés, des colis perdus et égarés, et des employés mécontents en quête de réponses. Que vous soyez un siège social employant 500 personnes ou une société de gestion des installations, la réponse à ces défis est la même : vous avez besoin d’un moyen sûr de gérer et de suivre les colis sur le lieu de travail. Les cases à colis intelligentes pour entreprises sont une solution sûre et moderne qui aide les entreprises à automatiser les processus de livraison de colis, à mettre en place une chaîne de possession complète et à offrir aux employés un service de ramassage de colis pratique et sans contact.

Plus un centre de courrier reçoit de colis chaque jour, plus le nombre annuel de colis perdus, égarés ou volés est élevé.

Des cases intelligentes pour entreprises axées sur le travail à distance

La dynamique du lieu de travail a évolué avec les habitudes d’achat et d’expédition. De nombreuses entreprises adoptent un mode de travail « hybride » qui combine le travail à distance et sur place. Ce mode de travail hybride accentue les difficultés liées à la distribution de colis. Les colis sont livrés, mais il est possible que le destinataire ne soit pas sur place pour les recevoir. Les cases intelligentes pour entreprises aident à garantir aux employés que leurs articles restent en lieu sûr jusqu’à ce qu’ils puissent les récupérer.

Une question qui préoccupe encore plus en raison du travail à distance et qui est résolue grâce à un système de cases intelligentes sécurisé est la gestion des biens. La distribution et la gestion des biens ont toujours représenté un défi pour les employeurs. Le travail à distance n’a fait qu’amplifier le problème. Les environnements de travail hybrides deviennent la norme, et il en ira de même pour les cases à colis intelligentes qui représenteront une solution sûre et logique pour la gestion des technologies de l’information, des équipements et des fournitures pour les travailleurs à distance et sur place

Il est essentiel de s’assurer que les employés se sentent en sécurité, productifs et valorisés, qu’ils travaillent à distance à la maison ou sur place dans un espace où les bureaux sont partagés.

Des cases intelligentes pour entreprises maintenant et après la COVID-19

Les entreprises du monde entier ont été gravement touchées par la pandémie et les fermetures et décrets qui ont suivi. Le besoin de distanciation sociale complique davantage la prestation déjà difficile des services d’entreprise comme le ramassage des colis et la distribution des biens, en particulier avec autant d’employés travaillant à distance.

Faire la file dans un centre de courrier ou un autre point de distribution n’est plus seulement un inconvénient; cette attente peut maintenant représenter un risque pour la santé. Maintenir une distance de sécurité n’est pas facile dans un centre de courrier bondé conçu pour traiter d’importantes quantités de courrier plutôt que de colis. Les entreprises prennent rapidement conscience de cette nouvelle réalité.

Comment fonctionne une case intelligente pour entreprises?

À l’instar des cases traditionnelles que l’on retrouve sur les lieux de travail, les cases intelligentes comptent plusieurs compartiments d’entreposage et portes qui se verrouillent. Mais, les similitudes s’arrêtent là. Les cases intelligentes sont plus modulaires et évolutives, et les verrous de porte manuels ont été remplacés par des fonctions de sécurité numériques qui nécessitent le balayage d’un code à barres ou la saisie d’un NIP pour y accéder.

Les cases intelligentes qui s’intègrent facilement aux logiciels et systèmes des entreprises font progresser la sécurité et l’automatisation de l’entreprise en permettant aux administrateurs de gérer chaque colis livré dans une case, du moment où il est déposé jusqu’au moment où il est récupéré par le destinataire.

Bref, les cases intelligentes pour entreprises combinent les avantages de l’entreposage dans des cases du lieu de travail avec les avantages d’un logiciel de suivi qui automatise les processus et propose des analyses en temps réel. Cela signifie que le dépôt et le ramassage des colis ne représentent que le début. Les entreprises utilisent également des cases intelligentes pour automatiser la distribution des biens, la maintenance informatique et d’autres services axés sur les activités et les employés.

Chaque cas d’utilisation d’un système de cases intelligentes est unique, mais l’utilisation et la gestion d’une seule case comportent des étapes similaires. Certains des scénarios les plus courants, à la fois pour l’opérateur et l’utilisateur de la case intelligente, sont présentés ci-dessous.

Des cases intelligentes pour les entreprises et le ramassage de colis

Scénario : Centre de courrier surchargé d'une entreprise

Logiciel: Suivi

1. L'opérateur des cases intelligentes reçoit les colis du transporteur et scanne leurs codes à barres pour entrer les détails des colis dans le système de suivi des cases intelligentes.
   
2. L'opérateur livre les colis à une case intelligente, déclenchant des notifications de ramassage aux destinataires.
   
3. Le destinataire scanne le code à barre d'accès de sa notification à la case intelligente.
   
4. La case intelligente désignée s'ouvre et le destinataire récupère son colis.
   
5. La direction utilise l'analyse des logiciels de suivi pour mieux comprendre les volumes fluctuants, les besoins changeants et les mouvements irréguliers.
   

Cases intelligentes pour les entreprises et la distribution d'équipements/fournitures

Scénario : Environnement de travail à distances et hybrides, toute entreprise qui gère des équipements et des fournitures

Logiciel: suivi

1. L'opérateur de la case intelligente utilise un logiciel de suivi pour créer des codes à barres pour chaque bien qui doit être suivi.
   
2. L'opérateur livre l'équipement ou les fournitures demandés à la case intelligente, déclenchant une notification de ramassage au destinataire.
   
3. Le destinataire scanne le code à barre d'accès de sa notification à la case intelligente.
   
4. La case désignée s'ouvre et le destinataire récupère son équipement ou ses fournitures
   

Cases intelligentes pour les entreprises et maintenance des biens informatiques

Scénario : Départements informatiques du campus

Logiciel utilisé : à déterminer

1. L'employé dépose un ticket auprès du service informatique pour faire réparer l'équipement, déclenchant une notification comprenant un code à barre d'accès.
   
2. L'employé scanne le code-barres d'accès de sa notification à la case intelligente.
   
3. Le casier s'ouvre et l'employé dépose son équipement pour l'entretien, déclenchant une notification au service informatique.
   
4. Une fois l'équipement réparé, le service informatique déclenche une notification avec un code à barre d'accès à l'employé.
   
5. L'employé scanne le code à barre d'accès à la case intelligente et récupère son équipement entretenu.
   

10 principaux avantages d’un système de cases intelligentes pour entreprises

1. Renforcer la sécurité et la protection

Les cases intelligentes pour entreprises favorisent la santé et la sécurité au travail en offrant aux employés et aux visiteurs une option de ramassage sans contact et en réduisant le nombre d’employés nécessaires à la gestion du centre de courrier et des autres points de distribution.

Les entreprises axées sur la sécurité adoptent des systèmes de cases intelligentes pour protéger les colis et les biens d’entreprise, contrôler l’accès et accroître la responsabilisation. Les fonctions d’accès telles que les NIP et les codes à barres ainsi que le suivi complet de la chaîne de possession assurent la sécurité et la comptabilisation des articles, et ce, à partir du moment où le code à barres d’un colis ou d’un bien est lu pour l’enregistrer dans le système jusqu’à ce que les destinataires légitimes les récupèrent.

2. Automatiser les processus et augmenter la productivité

Les cases intelligentes automatisent de nombreuses tâches laborieuses associées au suivi des colis et des biens individuels, avec l’avantage supplémentaire de recueillir des données d’utilisation et de créer des journaux. Les processus manuels de gestion des biens et de livraison des colis prennent du temps et entraînent des risques d’erreur. Une solution de cases intelligentes aide votre entreprise à éviter des erreurs coûteuses en remplaçant les feuilles de calcul et les vérifications programmées par des tableaux de bord de suivi et des rapports en temps réel.

Les cases intelligentes pour entreprises aident également à garantir que les colis sont acheminés au bon employé et que les biens partagés sont disponibles pour ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin. Les employés peuvent ramasser des colis et demander, récupérer et retourner des biens au moment qui leur convient ou quand leur horaire le permet. Des alertes en temps réel, des notifications automatiques et un suivi complet de la chaîne de possession évitent aux administrateurs de devoir chercher les destinataires des colis ou les articles non retournés.

3. Recueillir des renseignements utiles à l’entreprise

Les cases intelligentes recueillent et fournissent des renseignements utiles à l’entreprise chaque fois que la porte d’une case est ouverte. Ensemble, les cases intelligentes et les logiciels de suivi peuvent fournir des analyses et des données qui aident à repérer et à résoudre les problèmes, à améliorer l’expérience des employés et à optimiser les opérations.

Des entreprises de tous types et de toutes tailles mettent en place des solutions de cases intelligentes pour gérer les colis et les biens tout au long de la chaîne de possession et pour obtenir des renseignements sur les fluctuations des volumes, les besoins changeants et les mouvements irréguliers.

4. Offrir les expériences auxquelles les employés s’attendent

Nous vivons dans un monde numérique, et si votre organisation ne propose pas les expériences numériques pratiques et sur demande auxquelles vos employés s’attendent, il est fort possible que ces derniers partent à la recherche d’un employeur qui les offre.

Les solutions de cases intelligentes aident à réduire le roulement de personnel en démontrant que vous attachez de l’importance au temps de vos employés. Ils n’ont plus besoin de faire la file au centre de courrier ou au centre de service. En effet, ils reçoivent plutôt une notification les avisant que leur colis ou leur bien est prêt à être récupéré dans une case intelligente, et ils le récupèrent ensuite au moment qui leur convient.

Mais outre la vitesse et la commodité, les préoccupations en matière d’autonomie et de sécurité sont également prioritaires. Les cases intelligentes offraient une option de ramassage sans contact avant même que le concept « sans contact » ne devienne populaire.

5. Réduire le nombre de colis et de biens égarés

Plus un centre de courrier ou un point de distribution est bondé et achalandé, plus il devient facile de perdre un colis ou un bien, de l’égarer ou de l’acheminer au mauvais destinataire. Grâce au suivi des colis, vous pourrez savoir quand les colis ont été reçus et déposés dans la case. Le logiciel de gestion des cases intelligentes peut ensuite déterminer qui a récupéré un bien, à quel moment et dans quel état il a été retourné. Les membres du personnel peuvent faire le suivi des colis et des biens du début à la fin, en temps réel, créant ainsi une piste de vérification complète.

Pour assurer une sécurité totale et un plein contrôle, les solutions de suivi vous permettent aussi de décider qui est autorisé à accéder à une case pour utiliser des biens et de l’équipement précis de l’entreprise.

6. Automatiser la conformité de l’entreprise

Si une entreprise a besoin de faire le suivi de documents et de biens assujettis à une réglementation, les listes des stocks et les feuilles de calcul ordinaires présentent un trop grand risque. Elles ne sont pas conçues pour gérer de grandes quantités de données et peuvent entraîner des erreurs humaines. Les solutions de cases intelligentes qui incluent des fonctionnalités de conformité automatisées peuvent protéger votre entreprise et sa réputation. Le logiciel de suivi des biens et les tableaux de bord fournissent les journaux d’utilisation détaillés nécessaires pour assurer la conformité aux politiques de sécurité internes ainsi qu’à la réglementation propre à une industrie.

7. Habiliter les télétravailleurs

Bien que la hausse du travail à distance ait été favorisée en grande partie par la pandémie, de nombreux employés disent qu’ils ne veulent pas revenir à un modèle de travail normal. Ils préfèrent avoir la flexibilité de choisir à quel endroit ils sont les plus productifs, que ce soit au bureau ou à distance. Certains éléments peuvent nuire à leur productivité, notamment la distribution des technologies et des fournitures dont ils ont besoin.

Les cases intelligentes pour entreprises aident les organisations à préserver leurs protocoles de santé et de sécurité et à soutenir leurs télétravailleurs en leur offrant un accès sans contact et en tout temps au matériel, à l’équipement, aux documents et à d’autres biens liés aux activités de l’entreprise.

8. Innover dans la prestation de nouveaux services d’entreprise

Les services informatiques utilisent les cases intelligentes pour gérer les réparations et la maintenance des ordinateurs portables, des tablettes et des appareils mobiles fournis aux employés. Les équipes effectuant différents quarts de travail utilisent des cases intelligentes pour ranger leurs effets personnels en lieu sûr et partager l’équipement. Les employés du service à la clientèle les utilisent pour échanger avec les clients des documents et des articles de première importance pendant et après les heures de travail.

Les possibilités sont infinies. Il existe de nombreuses autres façons innovantes d’intégrer des cases intelligentes dans vos services, y compris celles qui restent à inventer. Soyez le premier à proposer des services pour mieux répondre aux besoins de vos clients.

9. Offrir l’avantage qui saura attirer les milléniaux

Les milléniaux représentent plus d’un tiers de la main-d’œuvre actuelle aux États-Unis. Il vous faut donc un avantage concurrentiel lorsque vous tentez d’embaucher et de retenir les talents de cette génération. De nombreuses entreprises procurent cet avantage en mettant en place de nouveaux services de cases intelligentes.

L’une des caractéristiques qui distinguent les milléniaux est leur affinité avec tout ce qui est numérique. Ils ont grandi en bénéficiant d’un accès à l’Internet haute vitesse, aux téléphones intelligents, aux ordinateurs portables et aux médias sociaux. Ils effectuent la plupart de leurs achats, de leurs opérations bancaires et de leur recherche d’emploi en ligne. Ils sont la première génération à entrer sur le lieu de travail entièrement préparée à utiliser tous les outils d’entreprise numériques que vous proposez. Faites la promotion des commodités numériques proposées par votre entreprise, y compris ses cases intelligentes, et vous réussirez probablement à recruter de nouveaux employés.

10. Apposer sa marque

Les cases intelligentes pour entreprises sont offertes dans différentes tailles et configurations. Certaines peuvent même être adaptées sur mesure en fonction de vos exigences précises en matière de volume, d’espace, de disposition et de flux de travail. De la gestion d’équipements partagés à la livraison de documents sécurisés, les systèmes de cases intelligentes qui s’intègrent à votre logiciel d’entreprise offrent des options illimitées quant à leur utilisation et aux processus qu’elles remplacent.

N’oubliez pas l’esthétique du lieu de travail. Considérez la case intelligente comme une toile vierge. Utilisez cet espace pour mettre en valeur votre identité de marque ou transmettre un message aux employés et aux visiteurs. Découvrez les idées que votre équipe créative peut proposer et transformez vos rangées de cases intelligentes en œuvre d’art.

Considérations liées au coût des cases intelligentes

Il existe de nombreux facteurs à considérer lorsqu’il s’agit de déterminer le coût global d’un système de cases. En d’autres termes, cela dépend de la taille et de la complexité du système dont vous avez besoin. Et ces aspects peuvent être répartis en deux catégories : matériel et logiciel.

Équipement matériel

Matériaux

Les cases intelligentes sont offertes dans une vaste gamme de matériaux, chacun avec des coûts différents. Mais vous devriez prendre en considération les particularités de chaque matériau. Étant donné que l’entreposage et les cases à colis sur le lieu de travail font l’objet d’une utilisation intensive, investir dans des cases en acier est le plus logique, car elles combinent résistance, facilité d’entretien, flexibilité et longévité.

Clé en main

Les systèmes de cases intelligentes clé en main sont spécialement conçus pour les scénarios de livraison et d’entreposage en entreprise les plus courants et permettent de réaliser des économies. Ils offrent simplicité et commodité, ainsi que des délais de livraison et d’installation rapides. Clé en main ne signifie pas que vous n’avez pas d’options; la plupart des solutions de cases intelligentes sont offertes dans différentes configurations et couleurs. Certains fournisseurs de cases intelligentes proposent plusieurs tailles de cases dans la même unité et la possibilité d’ajouter des colonnes à mesure que les besoins de votre entreprise évoluent.

Sur mesure

Les systèmes de cases intelligentes sur mesure peuvent prendre plus de temps à fabriquer et à livrer, ce qui a une incidence sur les dépenses initiales. Cependant, l’extensibilité et l’évolutivité qu’ils offrent peuvent compenser le temps et les coûts supplémentaires.

Tout d’abord, déterminez si votre entreprise a besoin d’une solution personnalisée. Peut-être que votre équipe a besoin de cases de formes et de tailles inhabituelles, comme un bureau d’architecture qui doit ranger de grands rouleaux de plans, ou une usine de fabrication qui distribue des échantillons de matériaux de construction de tailles atypiques. Ou encore, l’espace disponible dans votre centre de courrier n’est peut-être pas assez grand pour y installer une configuration clé en main. Quel que soit le flux de travail, l’espace disponible ou les besoins particuliers, un système de cases intelligentes sur mesure peut être conçu pour répondre précisément aux besoins de votre entreprise. Ils peuvent même être conçus avec la palette de couleurs exacte de votre marque, en utilisant des systèmes de correspondance des couleurs standard de l'industrie.

Logiciel de gestion des cases intelligentes

L’automatisation est à la fois un mandat opérationnel et une caractéristique déterminante d’une solution de cases intelligentes. C’est le logiciel d’exploitation et de gestion qui transforme une case ordinaire en une case intelligente. Quelles que soient la taille et la complexité du système, une colonne avec système de contrôle est nécessaire pour que tout fonctionne ensemble.

Colonne avec système de contrôle

La colonne avec système de contrôle est située sur l’unité de cases elle-même et sert de centre de traitement du réseau de cases intelligentes. En plus du processeur, deux de ses composants les plus essentiels, en particulier dans le cas des cases pour les biens et la livraison de colis d’une entreprise, sont le lecteur de codes à barres et le système d’exploitation.

• Lecteur de codes à barres : D’un simple balayage, un opérateur de case peut lire le code à barres d’un colis ou d’un article avant qu’il soit déposé dans la case. D’un autre simple balayage, un employé peut lire le code qui lui a été envoyé pour récupérer le colis ou l’article.
  
• Système d’exploitation : Le système d’exploitation du système de cases intelligentes permet aux opérateurs ou aux administrateurs de gérer un seul système de cases ou plusieurs systèmes répartis dans différents endroits de l’entreprise. Les cases s’intègrent au logiciel de gestion de l’entreprise pour la planification des ressources et le suivi.
  

Les autres composants qui interagissent avec la colonne munie d’un système de contrôle comprennent un écran tactile, un contrôleur de l’ADA et d’autres types d’appareils de vérification d’identité, notamment des lecteurs de cartes d’identité intelligents et des claviers PIN. Ces systèmes supplémentaires peuvent contribuer au coût global.

Systèmes de gestion

Le logiciel de gestion des cases intelligentes est le composant clé pour automatiser les processus d’entreprise existants. Lorsqu’elles sont combinées à d’autres logiciels d’entreprise, les fonctionnalités de votre système peuvent être améliorées, voire innovées.

Les solutions de cases intelligentes qui s’intègrent à des logiciels tiers permettent de créer des services de cases intelligentes répondant aux besoins particuliers de votre entreprise et de ses employés.

Par exemple, les cases pour entreprises les plus souvent utilisées sont celles qui intègrent un logiciel de suivi et de traçabilité. Le logiciel de suivi automatise les processus de livraison des colis et de gestion des biens et des équipements de grande valeur de l’entreprise. Mais plus important encore, il établit une chaîne de possession de bout en bout, à partir du moment où le code à barres d’un colis ou d’un bien est lu jusqu’à ce que l’employé le récupère, ou dans le cas d’un bien, le retourne.

Cette fonctionnalité logicielle supplémentaire peut avoir une incidence sur le coût global. Selon le développeur, des frais de licence ou d’abonnement peuvent être exigés pour ce logiciel.

Choisissez la bonne solution de cases intelligentes pour votre entreprise

Comme indiqué, une solution de cases intelligentes est en partie une installation matérielle et en partie un déploiement logiciel. Pour trouver une solution qui intègre les deux aspects au niveau le plus élevé, tenez compte de ces trois facteurs :

1. Facilité d’intégration : Avec quelle facilité pouvez-vous intégrer votre solution de cases intelligentes à vos autres systèmes d’entreprise? Recherchez des solutions qui mettent l’accent sur l’intégration et l’interopérabilité de produits tiers.
   
2. Flexibilité et extensibilité : Votre entreprise évolue en permanence, et votre solution de cases intelligentes doit suivre le rythme, qu’il s’agisse de modifier une règle de l’entreprise, de créer un nouveau service ou simplement d’ajouter une colonne de portes supplémentaire. Privilégiez les solutions qui peuvent croître et évoluer avec votre entreprise.
   
3. Fonctionnalités offertes par le fournisseur : Les cases intelligentes pour entreprises les plus simples et les plus économiques impliquent un fournisseur unique qui offre des fonctionnalités matérielles et logicielles intégrées. Tenez également compte de la facilité d’entretien globale ainsi que de la formation et du service offerts sur place.
   

Le système de cases intelligentes est la solution sensée pour les entreprises

Il n’y a jamais eu de meilleur moment pour que les employés se sentent valorisés. Les cases intelligentes simplifient les processus chronophages et améliorent la sécurité et la commodité en fournissant les services de gestion de colis et de biens autonomes et sans contact auxquels s’attendent les employés connectés numériquement.

Et les avantages vont bien au-delà de la satisfaction des employés. Les cases intelligentes offrent le niveau de sécurité nécessaire pour protéger les biens de valeur d’une entreprise et l’intelligence numérique requise pour optimiser les opérations.

Lorsque vous considérez les progrès rapides dans la façon dont nous menons nos affaires, de l’automatisation des tâches à l’apprentissage automatique et à l’intelligence artificielle, les possibilités d’innovation sont infinies. La nécessité d’intégrer ces espaces numériques à nos espaces physiques signifie que les cases intelligentes peuvent jouer un rôle clé dans la transformation numérique d’une entreprise.