Livraison de colis aux étudiants : Un guide complet sur les cases intelligentes pour les collèges et les universités

Découvrez comment une case intelligente peut vous aider à moderniser vos processus de réception.

À mesure que le nombre d’étudiants et de colis augmentent, le besoin de moderniser le processus de livraison des colis aux étudiants augmente également. Pour les collèges et les universités, cela signifie installer des cases à colis intelligentes dans plusieurs endroits du campus afin de rationaliser la gestion des colis et d’améliorer les services aux étudiants. Découvrez comment fonctionnent les cases intelligentes et comment elles peuvent améliorer la vie des professeurs et des étudiants sur le campus.

Dans le présent article:

Livraison de colis aux étudiants – avant et maintenant
Comment la case intelligente fonctionne-t-elle?
5 avantages d’une solution de cases intelligentes pour les collèges et les universités
5 arguments de vente de cases intelligentes pour les étudiants
Choisir la bonne solution de cases intelligentes
Livraison de colis aux étudiants : exploration approfondie de la technologie

Livraison de colis aux étudiants – avant et maintenant

La livraison de colis aux étudiants à l’époque

Il y a à peine une génération, un étudiant vivant sur le campus pouvait recevoir une ou deux fois par semestre un colis réconfort de la part de sa famille ou un catalogue de vente par correspondance. Un autre étudiant travaillant dans un petit centre de courrier du campus enregistrait manuellement les détails du colis et le mettait de côté jusqu’à ce que le destinataire vienne le réclamer. C’était l’étendue du processus de livraison des colis aux étudiants.

La livraison de colis aux étudiants aujourd’hui

Qu’est-ce qui rend la livraison de colis aux étudiants si difficile aujourd’hui? Chaque année, les étudiants américains dépensent plus de 8,6 milliards de dollars pour leurs achats en ligne, tandis que les volumes d’expédition sur les campus augmentent de 14,8 % annuellement. Et ces petits centres de courrier sur les campus, construits bien avant que le commerce électronique ne soit un concept populaire, sont submergés par la hausse de colis. Ce flot de colis entrants comprend plus que des colis réconforts et des commandes en ligne pour les étudiants; les centres de courrier traitent aussi des documents importants pour l’administration, des échantillons et des artefacts recueillis lors de recherches pour les professeurs, ainsi que des livraisons de fournitures et d’équipement pour les installations.

Les difficultés sont réelles et leurs répercussions se mesurent par le nombre de colis perdus ou en retard et de plaintes déposées par les professeurs, les étudiants et les expéditeurs – des expéditeurs qui sont souvent des parents qui paient les frais de scolarité.

Plus un centre de courrier reçoit de colis chaque jour, plus le nombre annuel de colis perdus, égarés ou volés est élevé.

La livraison de colis aux étudiants maintenant et après la pandémie

Les collèges et les universités ont été gravement touchés par la pandémie et les fermetures et décrets qui ont suivi. Le besoin de distanciation sociale complique davantage la prestation déjà difficile des services sur le campus. Faire la file dans un centre de courrier ou un autre point de distribution n’est plus seulement un inconvénient; cette attente peut maintenant représenter un risque pour la santé. Maintenir une distance de sécurité n’est pas facile dans un centre de courrier bondé conçu pour une autre époque.

L’avenir de la livraison de colis aux étudiants

L’avenir des services aux étudiants, y compris la livraison de colis, est l’automatisation. Les collèges et les universités partout au pays déploient des solutions de cases intelligentes combinées à des systèmes de suivi automatisés pour offrir aux étudiants un service de livraison de colis moderne et sans contact.

Pour les étudiants, cela se traduit par une grande commodité. Ils reçoivent une notification numérique indiquant qu’un colis les attend. Ils peuvent le récupérer à une case sans avoir à faire la file au centre étudiant pour être servi. De leur côté, les amis et les familles des étudiants envoient des colis comme ils l’ont toujours fait; la principale différence réside dans la manière dont ces colis sont traités une fois arrivés sur le campus.

Les systèmes de cases intelligentes dans le centre de courrier offrent :

• Des données précises sur l’état de la livraison à partir du moment où un colis arrive au centre de courrier.
  
• La capacité de traiter rapidement les colis entrants.
  
• Des messages automatisés instantanés concernant le ramassage et la livraison.
  
• La possibilité de savoir exactement où se trouve chaque colis jusqu’à sa livraison.
  

La possibilité de faire livrer les colis dans une case intelligente ajoute une valeur considérable, et pas seulement pour le centre de courrier. Les emplacements des cases à colis sur le campus sont utilisés pour améliorer les services offerts aux professeurs et aux étudiants de la manière novatrice à laquelle ils s’attendent.

Les attentes en matière de livraison se heurtent aux défis liés à la livraison

Alors que le nombre d’étudiants et de colis augmente, les centres de courrier ont du mal à faire face à la hausse des volumes, aux limitations d’espace, à la livraison à l’échelle du campus et, surtout, aux attentes des professeurs et des étudiants.

Attentes

• Les étudiants, les parents, les professeurs et le personnel administratif s’attendent à ce que les délais d’expédition soient précis, autrement dit, qu’il n’y ait pas de retard de livraison une fois qu’un colis arrive sur le campus.
  
• Les destinataires exigent des mises à jour rapides, sans erreur, 24 heures sur 24, et des notifications en temps opportun.
  
• La santé et la sécurité sont une priorité absolue pour les étudiants, les professeurs, le personnel et les parents. Ils veulent savoir qu’on a tenu compte de leurs préoccupations.
  

Défis

• Des volumes plus élevés exigent des quarts de travail plus longs, ce qui entraîne une surcharge de travail pour le personnel.
  
• Le suivi manuel des colis fait perdre du temps, limite la capacité de répondre rapidement et augmente les coûts.
  
• Les colis qui ne sont pas ramassés occupent rapidement un espace précieux sur les étagères.
  
• Les colis perdus ou égarés ont un effet négatif sur l’expérience.
   

Comment un campus universitaire tire-t-il profit d’un système de cases à colis intelligentes?

Les collèges et les universités utilisent des cases intelligentes pour automatiser la distribution des colis et des biens, la maintenance informatique, les services de vente au détail et les ventes en librairie.

Contrairement aux cases traditionnelles, les cases intelligentes remplacent les verrous manuels par des fonctions de sécurité automatisées et un écran tactile, améliorant ainsi la livraison et la sécurité des colis des étudiants.

Les cases automatisées propulsent également l’automatisation vers de nouveaux sommets en intégrant un logiciel tiers, ce qui offre aux administrateurs la possibilité de surveiller les colis numériquement et à distance.

En plus de cet avantage supplémentaire, le logiciel de suivi propose des données et des analyses en temps réel.

5 avantages d’une solution de cases intelligentes pour les collèges et les universités

1. Améliore les opérations dans le centre de courrier et autres points de distribution

Les achats pour la rentrée scolaire et le temps des Fêtes ont une incidence sur les volumes d’expédition sur le campus. Mais, les étudiants font également des achats en ligne toute l’année, et des cases intelligentes offrent aux collèges et aux universités un autre point de livraison pour les étudiants. Vous recevez un colis ou un courrier, le scannez dans votre système de suivi, le déposez dans une case, et aussi simplement que cela, il est sorti du centre de courrier. De l’espace est libéré pour d’autres livraisons, le personnel peut se concentrer sur d’autres tâches et le centre de courrier bourdonne d’activité, quel que soit le volume de colis entrants.

Ces mêmes avantages s’appliquent à tous les points de distribution très achalandés, qu’il s’agisse de la librairie du campus, des services aux étudiants ou d’un laboratoire.

2. Assurer le suivi des colis entrants et des biens de grande valeur

Les systèmes de suivi des colis entrants fournissent de l’information précise sur l’état de la livraison à partir du moment où un bien ou un colis est reçu jusqu’à ce qu’il soit livré dans une case à colis intelligente et récupéré par le destinataire prévu.

Le suivi des colis et des biens fait plus que simplement identifier et localiser les articles perdus ou mal acheminés. Ensemble, les cases intelligentes et les logiciels de suivi peuvent fournir des analyses et des données pour l’ensemble de la chaîne de possession qui aident à repérer et à résoudre les problèmes, à cerner les possibilités de réduire les coûts, à optimiser les opérations et à améliorer l’expérience des étudiants.

3. Automatiser les processus manuels

Les collèges et les universités sont connus comme étant des bastions de la tradition. Malheureusement, cela s’étend souvent au centre de courrier. De nombreux centres de courrier de campus utilisent encore des stylos et du papier pour consigner les renseignements pertinents sur les colis, comme le nombre de colis reçus quotidiennement, le moment où chacun a été reçu, à qui il est destiné et le moment où il a été récupéré et où la signature a été obtenue. L’automatisation de ces tâches manuelles peut réduire les délais de livraison des colis aux étudiants, qui passeront de quelques jours à quelques heures seulement.

Les cases intelligentes automatisent non seulement la livraison des colis des étudiants, mais elles automatisent également les processus utilisés pour gérer les biens du campus tels que les équipements de laboratoire et audiovisuels, les ordinateurs portables, les imprimantes, les livres, etc.

4. Améliorer la santé et la sécurité des professeurs et du personnel

Les cases intelligentes offrent aux collèges et aux universités un point de livraison sans contact, éliminant le besoin pour le personnel d’interagir physiquement avec les étudiants qui récupèrent un colis ou vérifient un bien. Et l’automatisation de nombreux processus chronophages associés au centre de courrier, à la librairie et à d’autres points de distribution, permet de réduire le nombre d’employés nécessaires dans un même espace confiné.

La conception modulaire des cases intelligentes améliore également la sécurité. La possibilité de les installer presque n’importe où sur le campus vous permet de choisir des emplacements en fonction de l’éclairage, de la circulation piétonnière, du champ des caméras de sécurité et d’autres considérations liées à la sécurité.

5. Réduire les pertes, les vols et les utilisations non autorisées

Même si les réclamations pour vol et perte se font rares sur votre campus, des erreurs peuvent être commises, surtout dans les centres de courrier et les services d’équipement débordés et en sous-effectif. L’utilisation d’une case à colis intelligente pour effectuer le suivi des colis et des biens en temps réel crée une chaîne de possession de bout en bout. Le balayage des codes à barres confirme la réception et la livraison des colis et fournit un enregistrement automatique du moment où un colis entrant est arrivé et du moment où il a été récupéré. Dans le cas d’un bien appartenant à un campus ou à un département, vous saurez qui l’a utilisé, quand il a été utilisé et dans quel état il a été retourné.

En plus de la chaîne de possession, des solutions de suivi plus robustes incluront également des fonctionnalités qui vous permettront de décider qui est autorisé à accéder à des biens et à des équipements précis et à les utiliser.

5 arguments de vente de cases intelligentes pour les étudiants

1. Promouvoir des services sur demande offerts en tout temps

Pour les étudiants d’aujourd’hui, l’accessibilité à des services sur demande n’est pas une option, c’est une attente. Les cases intelligentes permettent à votre collège ou à votre université de mettre en place de nouveaux services offerts en tout temps et qui ne nécessitent pas de personnel 24 h/24, 7 j/7. Qu’elle soit utilisée pour la livraison de colis aux étudiants, les achats en librairie ou les services informatiques, cette accessibilité sur demande offre aux étudiants la liberté et la flexibilité qu’ils tiennent pour acquises en dehors du campus et dont ils souhaitent bénéficier sur le campus.

Comme votre établissement d’enseignement fait concurrence aux autres pour recruter des étudiants de qualité et recevoir les contributions de leurs parents, chaque détail compte. Offrir aux étudiants et aux professeurs des services sur demande accessibles en tout temps et qui facilitent la vie sur le campus est un argument de vente convaincant.

2. Promouvoir l’expérience étudiante

L’expérience collégiale et universitaire est à juste titre axée sur les études, mais les collèges et les universités doivent tenir compte du fait que de nombreux étudiants vivront loin du confort de leur foyer pour la première fois. La technologie des services automatisés, comme la prise en charge des cases intelligentes, facilite la transition vers la vie collégiale et universitaire.

En plus d’offrir confort, commodité et sécurité, avantages que vous pouvez promouvoir ouvertement, ces services améliorés envoient également un message implicite : Nous nous soucions des mêmes choses que vous. Et c’est un sentiment qui fait écho chez les parents, les professeurs, les donateurs et les étudiants.

3. Promouvoir un campus entièrement hybride

La vie collégiale ou universitaire ne se vit pas toujours sur le campus. Quelque 41 % des étudiants suivent des cours en ligne, et beaucoup d’entre eux le font alors qu’ils sont inscrits dans un campus. Vous avez également des étudiants non traditionnels qui se rendent en classe, des professeurs non titulaires qui enseignent dans plus d’un établissement et des professeurs qui donnent des cours à distance. Ajoutez à cela des fermetures inattendues comme celles observées au cours des deux dernières années, et la valeur d’un moyen sûr et sans contact de distribuer la technologie, les livres et autres ressources éducatives est claire.

Voici une autre façon de voir les choses : Vous avez déjà un campus hybride, il vous suffit de le renforcer et de le promouvoir avec une solution de cases intelligentes.

4. Promouvoir le soutien au niveau de l’entreprise

Les étudiants ne vivent peut-être pas encore tout à fait dans le monde « réel », mais c’est le cas de leurs parents, et ceux-ci ont des attentes élevées en ce qui concerne les commodités sur le campus. Par exemple, s’ils envoient un colis réconfort ou font acheminer un achat en ligne vers le campus, beaucoup d’entre eux feront le suivi de sa livraison. Vous ne voulez pas que votre centre de courrier soit le goulot d’étranglement.

À l’instar des attentes qu’ils ont au travail, les parents s’attendent à ce que presque tous les services aux étudiants, y compris la livraison de colis, soient en ligne, numérisés et, surtout, sûrs et pratiques. Les cases à colis intelligentes aident les administrateurs de collège et d’université à répondre à ces attentes dans le centre de courrier et au-delà.

5. Promouvoir les protocoles de santé et de sécurité

Les parents sont naturellement inquiets à l’idée de voir leurs enfants quitter le nid familial pour la première fois. Leur dortoir est-il confortable? Vont-ils bien manger? Qu’en est-il de la sécurité sur le campus?

Vous pouvez maintenant ajouter une nouvelle préoccupation : les protocoles de santé et de sécurité. Les collèges et les universités qui offrent des services de cases intelligentes peuvent aider à apaiser en partie cette inquiétude. Être prêt à offrir une solution de livraison et de ramassage sans contact qui prend en compte la santé, la sécurité et la distanciation sociale garantit aux parents que vous prenez leurs préoccupations au sérieux et êtes prêt à prendre toutes les mesures possibles pour y répondre.

La solution intelligente pour les campus

Les cases intelligentes lancent la prochaine évolution des services de campus. Cette évolution peut commencer avec la livraison de colis aux étudiants, mais elle ne s’arrête pas là. Presque tous les services de distribution de biens qui peuvent être améliorés par l’automatisation et la disponibilité sur demande sont des candidats pour une transition vers des cases intelligentes. Les cases intelligentes répondent facilement aux exigences d’un mode de vie universitaire ou collégial qui se déroule jour et nuit, et aident à répondre aux attentes des professeurs et des parents en matière de service. En utilisant une solution de cases intelligentes, les collèges et les universités peuvent simplifier les opérations des centres de courrier et protéger les biens de grande valeur tout en améliorant la productivité, en protégeant la santé des personnes et en améliorant la satisfaction des étudiants.