1日約700通の医療関連と人間ドック案内状の 郵送業務を郵便料金計器により自動化
お客様の概要
公益財団法人 大原記念倉敷中央医療機構 倉敷中央病院は、1923（大正12）年の創設からまもなく100周年を迎える地域医療支援病院です。地域・広域の住民・医療機関から頼られる体制の構築を目指し「ボーダレス医療チーム」「医療安全・医療の質の向上」「先進的な医療機器・技術の導入」を実践。その先進的な姿勢が国内外で高く評価されています。
ビジネス目標
36もの部署から集められる大量の郵送物を専任担当者が、多種多様な搬送サービス課の業務や窓口対応の間隙を縫って、手作業で郵便料金の計測や集計業務を処理。相応の工数が発生していました。ミスがあると手戻りが発生するため神経を使う作業で余裕がなく、また、属人的で他のスタッフは対応できないため、その専任担当者も休みが取りづらいといった問題点がありました。
導入効果
課内のほかのスタッフも手分けして適宜、手が空いたタイミングで機械を通すだけで、ミスもなく料金計測と仕分けが完了します。属人的であった郵便業務がチーム内で分散化され、個人への負担を軽減できました。簡易書留、速達など種類ごとにある程度まとめて通せば設定変更の手間も少なくて済み、とても効率的に処理できるようになりました。
概要
「展示会で初めてピツニーボウズの郵便料金計器の存在を知り、これは間違いなく我々の取 り組みに必要だと感じました。我々の組織が課名に搬送サービス課というように敢えてサービ スと冠しているのは、単なる物理的な作業に留まることなく医療の質を向上させるために何を やるべきかを自ら考え、率先して行動するという想いが込められています。その実現には、こう した機械による自動化、効率化が欠かせないと判断し、導入を検討しました。」
病院と予防医療プラザ合わせて1日あたり700通の郵便物の料金計測と仕分けを自動化
様々な部署から日々、数多く発生する郵便業務はベテランの専任担当者が1人で担当、手作業による郵便料金の正確な計測と集計に、相応の工数が発生していました。
また、2019年6月に新装開業した倉敷中央病院付属予防医療プラザでも、健診案内状など、1日あたり約200通の郵送作業が行われていました。それらの業務を集約し、全体での業務効率化を図るため、ピツニーボウズのSend Pro P2000を導入し、完全に自動化。
結果的に、特定の業務を特定の人が属人的に対応するのではなく、複数名で対応できるようにすることで効率化し、万一の際も業務を止めない、医療現場が本来業務に注力できるようにするなど、病院全体のサービスの質の向上にも貢献することができました。
ビジネスニーズ
病院における郵便物は昼夜を問わず、絶えずいろんな部署から発生します。1通でもミスがあると郵送が1日遅れになることもあり、単純に見えてかなり神経を使う作業で、負担も大きな業務です。郵便料金計器で業務を自動化することで、属人的であった郵便業務がチーム内で分散化され、担当者も休みがとりやすくなりました。気持ちと時間に余裕が生まれることで、窓口対応など他の業務もゆとりをもって対応可能になるという効果もありました。また、こうした業務効率改善を体験したことで、スタッフ間で新たな業務への取り組みにも前向きになる、意識改革効果も実感しています。
導入製品
製品導入事例 | 封入封かん機 | 郵便料金計器