人海戦術の「請求書業務」を、 紙折り作業から発送まで総合的にシステム化
お客様の概要
日の丸産業株式会社
事業内容：
「日の丸産業株式会社」は、木炭・LPガスが主力事業のエネルギー供給企業。同社は毎月約3,000通の請求書業務に、ピツニーボウズの封入封かん機「Relay® 3500」と郵便料金計器「SendPro ® C Auto」を導入。
人海戦術で対応していた作業を自動化にすることで、紙折り作業から発送まで請求書業務を総合的に効率化、劇的な業務改善を実現しました。
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日の丸産業株式会社 営業本部LPG部 保安・小売営業管理課 課長代理 福村 幸子様 |
「請求書業務」は、数人で対応しても、3～4日残業が必要
職員への負荷が大きく効率化が急務
広島市に本社を構える同社は、昭和2年に創業、木炭の販売から始まりLPガスなどエネルギー供給を主力事業とする一方、近年では、炭素類のもつ能力を最大限に活用した品の開発・提案を通じて、環境改善・カーボンニュートラルにも力を入れています。また、DXを有効活用し、業務の効率化やサービスの充実を図り、より幅広いニーズの対応をめざしています。そのため請求書業務も、サービス向上や社員への負荷の観点から改善方法を模索していました。
「LPガスの小売部門の請求業務は、コンビニの振込用紙が付いたA4に別事業のチラシなどを同封しています。」「毎月五十日の処理ですが、二十日や月末は請求書業務が多く、はがきと封書と併せて2,500枚～3,000枚ほどになります。とても一人で対応できないので、営業の帰社を待って、残業時間に数名で手封入していました。」と発送業務担当の課長代理 福村幸子氏は話します。打開策としてまずは紙折り機を導入。三つ折り作業を自動化することで作業日数も2日に短縮できました。最初はこれで十分効果を感じることが出来たのですが、請求書の増加に伴い顧客からの催促も増え、さらなる改善が必須となったのです。
システム更新に合わせ、封入封かん機 を導入
郵便料金計器も導入することで、請求書業務負荷を4分の1に
そんな折、1通のダイレクトメールが届きます。これが、同社とピツニーボウズジャパンとの出会いでした。封入封かん機の紹介内容を見た福村氏は、可能性を感じ問い合わせます。「実際に機械のデモを見たら、これが解決策だとすぐにわかりました。」
上席である部長の松島伸広氏は、導入決定にあたり、こう語ります。「残業ありきで業務を継続するといつかは破綻してしまいます。そのリスクを考えると、提案された製品のレンタル料金は十分想定内でした。」システムの更新時期のタイミングだったことも功を奏し、帳票のレイアウトを変更、マークを付与することで名寄せも自動対応となり、業務スピードだけでなく正確性の向上にも成功しました。
1,500枚におよぶ切手貼付も手作業で対応していた同社。郵便発送の効率化のため、郵便料金計器「 SendPro ® C Auto 」を同時期に導入しました。差出の手間の削減について福村氏は話します。「それまでは後納郵便と切手を併用していました。後納郵便は遅くまで受付けている遠方の郵便局に差出にいったりしましたが、結局翌日対応になることも多く、時間的なロスを感じていました。」「郵便料金計器は、ポスト投函できるので、好きな時に投函できます。また、別納郵便にも使えるので、現金の準備が不要となり、出金伝票を書いたり、経理部に出金依頼したりする手間もなくなりました。」今は、差出業務は郵便料金計器のみで運用され、郵便業務全般のシンプル化にも役立っています。
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今後の展望
社内での活用を推進、ＷＥＢ化が進んでも顧客の求める対応を
「年に1度のＬＰガス安全使用のための『周知文書』発送など、請求書以外にも活用しています。郵便料金計器は、広告をプリントすることもできるので、これから期間限定キャンペーンの広告を入れることも社内で計画しています。」と、福村氏は話します。環境改善素材など他部署との共用もすすんでおり、郵便料金計器の部門集計機能を活用して郵便料金を自動管理することも視野に入れています。また、松島氏は、今後についてこう話します。「ＬＰガス業界も自動検針を導入し、ＷＥＢ明細化が進みますが、お年寄りや企業など紙での請求書を望む声は多くあります。お客様のご要望にお応えし続ける限り、郵便は残ると考えています。今後もお客様のニーズに沿った業務の効率化を進めていきます。」
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