Anwendungsfälle

Die Herausforderung

Wir haben große Meetings und Veranstaltungen an unseren verschiedenen Standorten abgehalten, was zunehmend herausfordernd und extrem administrativ belastend wurde. Alle Gäste mussten sich vor ihrer Ankunft vorregistrieren, und je nach Art des Besuchers konnten Dokumente erforderlich sein, die hochgeladen werden mussten, um den Zutritt zu autorisieren.

Der Prozess zur Erfassung der erforderlichen Dokumente wurde per E-Mail verwaltet, und so stellten wir fest, dass es fast unmöglich war sicherzustellen, dass Sicherheitsvideos auf dem Gelände angesehen wurden.

Da alle Dokumente/Zertifizierungen auf unserem lokalen Server gespeichert sind, ist es äußerst herausfordernd, wichtige Dokumente zu verfolgen, zu speichern oder abzurufen, wenn wir sie überprüfen oder den Zutritt autorisieren müssen.

Wie SAM geholfen hat

All das ist zum Glück jetzt Vergangenheit, denn mit SAM können wir alle Gäste schnell und einfach vorregistrieren und an Bord nehmen und ihnen Begrüßungsnachrichten und Informationen basierend auf dem Besuchertyp oder der Funktion senden. Sie erhalten klare nächste Schritte dessen, was vor ihrem Besuch erforderlich ist, und alle Dokumente werden durch SAM verwaltet und erfasst, was die Dinge für uns einfach und sicherer macht.

Wir können jetzt sicherstellen, dass alle Dokumente erfasst und im Profil des Besuchers gespeichert werden und dies in unserem benutzerdefinierten Portal für zukünftigen Zugriff archivieren. Mit SAM sind wir immer vollkommen zuversichtlich, dass alle erforderlichen Zertifizierungen ordnungsgemäß erfasst wurden und dass Onboarding-Videos angesehen, anerkannt und protokolliert wurden, bevor das Gebäude betreten wird. Das entlastet uns, damit wir uns auf den Besuch selbst konzentrieren und bessere, freundlichere Erlebnisse bieten können.

Und weil wir jetzt QR-Codes für genehmigte Besucher nutzen können, ist der gesamte Begrüßungsprozess äußerst professionell - Besucher scannen einfach ihren Code bei der Ankunft und wir wissen genau, wer zu Besuch ist, wann sie ankommen sind und wo sie sich zu einem beliebigen Zeitpunkt befinden. Echtzeit-Sichtbarkeit bedeutet, dass wir nie den Überblick über Besucher verlieren und einfach, schnell und problemlos jeden Besuchertyp planen und unterbringen können.

Die Herausforderung

Unsere Empfangsmitarbeiter begrüßten die Gäste und mussten die Mitarbeiter über deren Ankunft informieren, damit die Besucher vom Empfang abgeholt werden konnten. Dies wurde komplexer, als die Anzahl der Gäste zu steigen begann, es war zeitaufwändig für unser Personal und brachte eine hohe administrative Belastung mit sich.

Aufgrund von Personalknappheit wurden Daten häufig falsch erfasst und die Mitarbeitererfahrung litt, da unsere Mitarbeiter nicht das Gefühl hatten, die richtigen digitalen Werkzeuge für ihre Arbeit zu haben. Gesundheit und Sicherheit waren eine weitere echte Herausforderung, da ein manuelles Eingabe-Logbuch uns nicht die Tiefe und Genauigkeit der Daten bot, die wir benötigten.

Wie SAM geholfen hat

Seit wir SAM haben, haben wir speziell für verschiedene Arten von Besuchern individuelle Workflows erstellt. Diese Workflows sind um unsere spezifischen Anforderungen herum aufgebaut und stimmen mit unseren Betriebsprozessen überein, was es uns ermöglicht, uns um alle unsere Mitarbeiter und Besucher zu kümmern.

Bei der Ankunft werden die Mitarbeiter benachrichtigt, dass ihr Besucher das Gebäude betreten hat, und sie erhalten eine E-Mail und eine SMS, damit sie genau wissen, wann die Besucher eintreffen. Wir können jetzt auch synchronisieren, indem wir uns über unser Active Directory verbinden, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiterlisten auf dem neuesten Stand sind und dass die Mitarbeiter eine sichere, einladende Umgebung genießen.

Im Falle eines Feueralarms benötigen wir jetzt keine manuellen Logbücher mehr, wir können mobile Geräte verwenden, um auf das SAM-Portal zuzugreifen und Echtzeit-Einblicke zu erhalten, wer sich vor Ort befindet, um dann effektiv und selbstbewusst eine Namensliste durchzuführen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter und Gäste sicher das Gebäude verlassen können. SAM hat auch eine zusätzliche Funktion, das digitale Arbeitsboard - dies gibt dem Empfangspersonal und dem Facilities Team Einblick, wer aktiv vor Ort arbeitet, mit einer Echtzeitansicht.

Die Herausforderung

In der Vergangenheit haben wir separate Besucherverwaltungssysteme für alle unsere Standorte verwendet, die unseren wachsenden Anforderungen nicht gerecht wurden. Als wir begannen, mehr Gäste vor Ort einzuladen, begann unsere bestehende Lösung ziemlich restriktiv zu wirken und hatte nicht die Flexibilität, die wir benötigten, um individualisierte Workflows zu haben, die den Anforderungen jedes Besuchertyps entsprachen.

Das Erfassen der richtigen Daten ist entscheidend für den Schutz unseres Unternehmens, und dazu benötigen wir ein System, dem wir vertrauen können, um die erforderlichen Informationen und komplexen Dokumentationen aufzuzeichnen. Wir mussten auch eine Lösung finden, die wir vollständig anpassen konnten, um unseren individuellen Anforderungen an Geschäftsprozessen und Compliance-Vorschriften gerecht zu werden. Mit dem alten System stießen wir auf Einschränkungen, wie wir Bildschirme in unserem Empfangsbereich verwenden konnten, um wichtige Nachrichten anzuzeigen, was das Besuchererlebnis wirklich beeinträchtigte und uns daran hinderte, wichtige Informationen anzuzeigen.

Wie SAM geholfen hat

Seit wir zu SAM gewechselt sind, haben wir so viel mehr Flexibilität und Kontrolle. Wir haben jetzt eine Reihe von wirklich individualisierten Workflows für jeden Gasttyp, der unsere Standorte betritt, und das bedeutet, dass wir so viele oder so wenige Informationen erfassen können, wie wir von unseren verschiedenen Gasttypen benötigen. Daher haben wir eine vollständige Sichtbarkeit und Kontrolle von einem einzigen Ort aus, auf den alle unsere Teammitglieder zugreifen können, und wir konnten unser Gästeerlebnis massiv vereinfachen und modernisieren, sodass Besucher einen einladenderen ersten Eindruck erhalten.

Mit unseren maßgeschneiderten SAM-Kiosk-Bildschirmen können wir jede Art von Nachricht von Gesundheit und Sicherheit bis hin zu Willkommensnachrichten an allen Ausgängen und Eingängen im Gebäude anzeigen. Alle unsere Kioske zeigen auch eine Alarmglocke an, die eine Benachrichtigung an unsere zugewiesenen Benutzer senden kann, wenn ein Besucher Hilfe oder Unterstützung benötigt. Dies ermöglicht es uns, reaktionsschneller und agiler zu sein, die Bedürfnisse der Besucher in Echtzeit zu erfüllen und sicherzustellen, dass sie die bestmögliche Erfahrung haben.

Die Herausforderung

Als Personalmanager haben wir regelmäßig Auftragnehmer an jedem unserer Standorte. Wir müssen sicherstellen, dass sie sich an jedem Standort ein- und auschecken können, während wir eine vollständige Übersicht über jeden Standort haben, den sie besuchen. Wir müssen auch in der Lage sein, eine Echtzeitansicht aller Standbesucher und unserer eigenen Mitarbeiter von einem einzigen zentralen Standort aus abzurufen.

Da alle neuen Auftragnehmer vor dem Betreten des Gebäudes an Bord genommen werden, müssen diese Informationen für zukünftige Referenzen protokolliert, erfasst und archiviert werden. Dies ist eine echte Herausforderung, da die schiere Anzahl der Auftragnehmer, die über mehrere Standorte hinweg besuchen, nicht nur Komplexität, sondern auch erhebliche Arbeitslast und Anforderungen an die Datenerfassung mit sich bringt.

Wie SAM geholfen hat

Seit wir auf SAM umgestiegen sind, können wir jetzt problemlos alle Auftragnehmer an jedem Standort, an dem wir tätig sind, einchecken, registrieren und überwachen. SAM macht es einfach, jeden Besuchertyp für zukünftige Referenzen zu protokollieren, zu erfassen und zu archivieren, und wir können jetzt alle diese Daten sicher in andere Backend-Systeme extrahieren, um eine bessere Sichtbarkeit und Klarheit zu erhalten.

Unsere Auftragnehmer werden jetzt vor dem Besuch an informiert und erhalten ein einzigartiges Webportal, über das sie sich einloggen und erforderliche Dokumente oder Zertifizierungen hochladen können. Und wir können sogar Regeln basierend auf dem Typ des Gastes festlegen, den wir registrieren, damit Onboarding-Videos vor dem Besuch angesehen werden können, um sicherzustellen, dass unsere Richtlinien eingehalten werden. SAM hat einen Durchbruch gebracht und wir sind jetzt zuversichtlich, dass wir garantieren können, dass alle unsere Auftragnehmer die Gesundheits- und Sicherheitsanforderungen erfüllen und berechtigt sind, sich bei uns aufzuhalten. Es macht ihre gesamte Erfahrung auch einladender und schneller, sie erhalten einen individuellen QR-Code, um auf das Gebäude zuzugreifen, sodass der gesamte Prozess nahtlos verläuft.

SAM kann uns auch sofort benachrichtigen, wenn einem Auftragnehmer der Zugang verweigert wurde, und unser Team erhält Einblicke, warum ihnen der Zugang verweigert wurde, bevor sie überhaupt ankommen. Dies ermöglicht es uns, viel reaktionsschneller und agiler zu sein, und da wir alles in einer einzigen Plattform erhalten, wird es einfacher, unsere Mitarbeiter und Standorte zu schützen.