Kuvertiersysteme zur Steigerung der betrieblichen Effizienz und Vermeidung kostspieliger Fehler

Um die vertraglich vereinbarten SLAs einzuhalten oder sogar zu übertreffen, ist die Verarbeitungsgeschwindigkeit ein wichtiger Faktor für Unternehmen, die tagtäglich große Mengen an Transaktions- und Massenwerbesendungen auf den Weg bringen. Denn was ist eine Poststelle wert, die zwar schnell, doch ungenau arbeitet? Jede Postsendung Ihres Unternehmens muss beim richtigen Empfänger eintreffen. Wenn eine Postsendung beim falschen Empfänger eingeht, können dadurch Kundenprobleme, Compliance-Risiken und operative Risiken für Sie entstehen.

Was würde beispielsweise geschehen, wenn ein Stammkunde ein Upselling-Angebot mit dem Namen einer anderen Person erhalten würde? Vermutlich würden Sie diese Geschäftsmöglichkeit und einen treuen Kunden verlieren. Potenzielle Kunden verschwenden keinen Gedanken über eine falsch adressierte Postsendung. Kein Kunde mag das Gefühl, „wie eine Nummer behandelt zu werden“. Schlimmer noch: Wenn ein privater Kontoauszug oder eine Krankenkassenabrechnung an den falschen Empfänger adressiert ist, würde Ihr Unternehmen gegen mehrere Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften verstoßen und müsste mit hohen Geldbußen rechnen.

Eine Folge von Fehlern bei der Postverarbeitung, die häufig außer Acht gelassen wird, sind die Kosten zur Abstimmung dieser Postsendungen, so Lynda L. Hansen, Segment Marketing Manager bei Pitney Bowes.

„Es ist zeit-, material- und arbeitsaufwändig, fehlerhafte Postsendungen abzustimmen und erneut zu verarbeiten“, erklärte Hansen. „Solche Fehler wirken sich auch nachteilig auf die betriebliche Effizienz und Leistung aus und verringern Ihre Rentabilität durch die zusätzlich anfallenden Kosten.“

Dieses Risiko besteht sogar in Poststellen, in denen Hochgeschwindigkeits-Kuvertiersysteme im Einsatz sind. Denn manche Hochgeschwindigkeitssysteme verfügen nicht über Funktionen für die zuverlässige Nachverfolgung und Materialhandhabung, wodurch sich Fehler noch schwerer erkennen lassen.

„Uns sind viele Fälle bekannt, in denen Postsendungen zwar schnell verarbeitet werden; doch im Ergebnis ist der Gewinn durch die Anzahl der richtig verarbeiteten Poststücke häufig weitaus geringer als der Personal- und Materialkostenaufwand“, erklärte Hansen. „Hinzu kommt der erhebliche Zeitaufwand für die erneute Verarbeitung.“

Letztendlich müssen Unternehmen den richtigen Mittelweg zwischen Geschwindigkeit und Präzision finden, um die Produktivität zu steigern und die Betriebsabläufe zu optimieren. Automatisierte Kuvertiersysteme von Pitney Bowes bieten beides und drei wichtige Vorteile für Ihre Postverarbeitung:

01. Intelligentere Verarbeitung von komplexen Postsendungen

Denken Sie über die verschiedenen Arten von Postsendungen Ihres Unternehmens an Kunden nach. Postsendungen – angefangen von Kontoauszügen mit streng vertraulichen Daten über Rechnungen bis hin zu Werbematerial – haben in puncto Volumen, Abmessungen, Zweck und Empfänger jeweils andere Inhalte. Wie sorgen Sie dafür, dass sämtliche Postsendungen korrekt und gleichzeitig äußerst rentabel und kosteneffizient für Ihr Unternehmen verarbeitet werden?

Die richtige Weiterverarbeitungslösung kann einen gewaltigen Unterschied ausmachen. So ist eine Kuvertierlösung von Pitney Bowes mit hoher Dokumentenintegrität beispielsweise in der Lage, Postsendungen mit unterschiedlicher Geschwindigkeit – einem Durchsatz von etwa 10.000 bis 26.000 Kuvertierungen pro Stunde – zu verarbeiten und gewährleistet dadurch höchstmögliche Produktivität.

Während andere Systeme die Verarbeitungsgeschwindigkeit zur Gewährleistung der Präzision u. U. drosseln müssen, stellen die Lösungen von Pitney Bowes die Integrität ohne Produktivitätseinbußen sicher. Dank der Funktionen zur präzisen Nachverfolgung und Materialhandhabung können Sie äußerst komplexe Aufträge problemlos und schnell verarbeiten – auch Aufträge mit mehreren Datensätzen und mehreren Abstimmungsanforderungen. Die selektive Kuvertierung und Abstimmung sorgen dafür, dass Transaktionsdokumente getrennt von allgemeinen Direktwerbesendungen verarbeitet und Faktoren wie unterschiedliche Seitenzahl berücksichtigt werden. Zur Verringerung der Fehlerquote werden notwendige Korrekturen umgehend vorgenommen.

02. Verbesserung der betrieblichen Effizienz

Die Aufrüstung von einem älteren auf ein modernes Kuvertiersystem kann einen großen Unterschied bewirken, da sie zur Steigerung der Produktivität und betrieblichen Effizienz beiträgt.

Die automatische Konfiguration sorgt für hohe Wiederholgenauigkeit, verringert das Risiko menschlicher Fehler bei der Einrichtung und erleichtert die Umrüstung beim Jobwechsel zur Reduzierung der Stillstandszeiten. Neuere Systeme verfügen auch über ein hochpräzises Zuführungssystem mit dynamischer Erkennung von schräg zugeführten bzw. eingelegten Sendungen, um die Systemverfügbarkeit zu wahren und Materialstaus, Aussortierungen und andere negative Folgen auf ein Minimum zu reduzieren. Da der Durchsatz pro Arbeitsstunde gemessen wird, sorgen moderne Kuvertiersysteme dafür, dass Sie die Genauigkeit mit den Produktionskosten pro Poststück vergleichen können.

Mit einem effizienten Kuvertiersystem können Sie den Durchsatz erhöhen und meist sogar die Produktionskosten senken. Kuvertierlösungen von Pitney Bowes bieten eine um 20 % höhere Effizienz als herkömmliche Systeme. Dadurch können Sie die vorhandenen personellen Ressourcen besser für andere Aufgaben nutzen.

Modulare Kuvertiersysteme bieten die Vorzüge der neuesten Verarbeitungstechnologien und unterstützen Sie bei der Planung der Investitionskosten. Sie müssen nicht sämtliche Postabfertigungsprozesse einer Generalüberholung unterziehen, sondern können diese Systeme schnell, einfach und ohne Rentabilitätseinbußen aufrüsten.

03. Attraktive Kundenkommunikation

Mit dem richtigen Kuvertiersystem können Sie die Qualität und Attraktivität Ihrer Kundenkommunikation verbessern. Nutzen Sie beispielsweise überzeugende Direktwerbekampagnen mit personalisierten, farbigen Botschaften auf der Außenseite jedes Umschlags. Dadurch können Sie die Kundenbindung bei gezielten Cross-Selling-Kampagnen erhöhen.

Sie können diese Vorteile ohne Einbußen der Betriebseffizienz oder Präzision nutzen. Mit Lösungen von Pitney Bowes können Sie jedes Poststück personalisieren – mit einer Qualität, Präzision und Produktivität, mit der andere Systeme nicht Schritt halten können.

Wenn Sie auf der Suche nach einer effizienten, zuverlässigen Postverarbeitungslösung mit hoher Präzision, Geschwindigkeit und Produktivität sind, dann sollten Sie sich unser Sortiment an Kuvertiersystemen ansehen, um die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung zu finden.