Einhaltung behördlicher Vorschriften: Best Practices

Entspricht Ihre digitale und physische Kommunikation den Vorschriften? Bei den Verantwortlichen, die in regulierten Branchen Mitteilungen versenden, ist die Antwort häufig ein zögerliches „wahrscheinlich schon“. Dies hat einen einfachen Grund: Die Einhaltung der komplexen Gesetzesvorschriften im Bereich Kommunikation (sowohl digitaler wie physischer Natur) in regulierten Sektoren unterschiedlicher Länder stellt eine große Herausforderung dar.

Dazu kommt noch, dass sich die Vorschriften von Branche zu Branche – und an verschiedenen Standorten – unterscheiden können, was ihre Einhaltung noch weiter erschwert. Bei Verstößen gegen die Vorschriften kann es zu empfindlichen Strafen kommen.

Dabei sind sich viele Organisationen des Risikos gar nicht bewusst. Um es zu verdeutlichen: Gedruckte Daten (wie Rechnungen, Auszüge oder Versicherungsmitteilungen) unterliegen häufig den gleichen Vorschriften wie elektronische Daten.

Einige Organisationen unternehmen zwar beträchtliche Anstrengungen zum Schutz ihrer elektronischen Kommunikation und analysieren Datensicherheitsprobleme gewissenhaft, doch nur wenige verfügen über angemessene Maßnahmen für die Sicherheit ihrer Druckerzeugnisse.

Unternehmen müssen die Einhaltung der Vorschriften bei ihrem Postversand sicherstellen und dafür Sorge tragen, dass physische und digitale Kommunikation in gleichem Maße geprüft wird. Pitney Bowes kann ihnen dabei zur Seite stehen.

Lesen Sie den ganzen Artikel, und informieren Sie sich über die Hauptprobleme, die Ihre Kommunikation beeinträchtigen können, sowie über Best Practices, mit deren Hilfe Sie Risiken minimieren und die Effizienz steigern können.

1. Vorschriften, die sich auf physische und digitale Post auswirken

Datenschutz- und Sicherheitsvorschriften können den Versand von Mitteilungen per E-Mail wie auf dem Postweg betreffen.

Hält Ihre Organisation die Vorschriften ein?

Sind Sie sich beim digitalen Versand von Dokumenten (d. h. per E-Mail) oder beim Postversand gedruckter Unterlagen sicher, dass Sie die persönlichen Daten der Kunden schützen? Halten Sie derzeit die behördlichen Bestimmungen ein? Fragen Sie sich selbst:

• Verfügen Ihre digitalen Kommunikationskanäle über die erforderlichen Sicherheitsmechanismen?

• Haben Sie auch für den Postweg vergleichbare Sicherheitsmaßnahmen und ein entsprechendes Sicherheitsniveau?

• Können Sie Kommunikationsaudits durchführen, um zu belegen, dass die Verarbeitung sicher und korrekt erfolgt?

• Verfügen Sie über eine derartige Prüfkette zu Qualitätsnachweiszwecken?

Wenn Sie nicht alle Fragen mit „Ja“ beantworten konnten, ist dies kein Grund, in Panik zu verfallen. Jetzt haben Sie die Gelegenheit, Best Practices zur Einhaltung der Vorschriften im Mitteilungsversand zu implementieren.

2. Minimieren Sie die Outsourcing-Risiken.

Wenn Sie physische oder digitale Kommunikation versenden und dazu Outsourcing-Lösungen verwenden, begegnen Sie verschiedenen Risiken. Doch es gibt Wege, die Risiken zu minimieren:

Transparenz: Achten Sie darauf, dass Ihre aktuelle Kommunikation nicht in einem schwarzen Loch verschwindet. Sie sollten in der Lage sein, all Ihre Mitteilungen (gedruckt oder digital) jederzeit nachverfolgen zu können. Sie müssen genau wissen, was wann passiert.

Qualitätssicherung: Fordern Sie Ihren Drittanbieter auf, nachzuweisen, dass Meldungen korrekt versendet und die Dokumente unter Beachtung der erforderlichen Standards produziert wurden. Dazu könnte Transparenz durch Zeitstempel bei serialisierten Sendungen zählen.

Lieferfristen und -standards: Drittanbieter können – und sollten – Ihnen detailliert mitteilen, wann Sendungen tatsächlich produziert oder bei der Post aufgegeben wurden. Dies gibt Ihnen einen Anhaltspunkt, wann sie zugestellt werden.

Einheitlichkeit: Stellen Sie sicher, dass Ihr Anbieter Postsendungen jederzeit nach höchsten Qualitätsanforderungen erstellt. Es darf nicht akzeptiert werden, dass eine Sendung von hoher Qualität ist und pünktlich zugestellt wird, während die nächste Mängel aufweist oder zu spät kommt.

Sicherheit: Dritten Zugriff auf Ihre Kundendatenbank zu gewähren, steigert das Risiko von Datendiebstählen und Sicherheitsverstößen. Werden Sie nicht durch Versäumnisse Dritter zum Opfer eines Diebstahls Ihrer Verteilerliste oder von privaten und wertvollen Kundendaten wie Sozialversicherungsnummern.

Bedenken Sie stets: Ihre Organisation trägt die Verantwortung für sämtliche Vorschriftsverletzungen oder Sicherheitsverstöße. Sie können zwar die Arbeit outsourcen – nicht jedoch die Verantwortung. Achten Sie beim Versand aller Kommunikationsformen stets auf Ihre Sicherheit.

3. Best Practices zur Einhaltung behördlicher Vorschriften

Unabhängig davon, ob Sie Ihre digitalen und gedruckten Mitteilungen outsourcen oder die komplette Verarbeitung im Haus erfolgt, können Sie mit einer Reihe von Best Practices Ihre Risiken bei der Einhaltung der Vorschriften minimieren:

A. Interne Best Practices

Wenn Sie Ihre digitale und physische Kommunikation intern erstellen, sorgen Transparenz und Qualitätskontrollen dafür, dass die Integrität und erfolgreiche Erstellung aller Dokumente nachprüfbar sichergestellt werden.

- Mithilfe modernster Technologien wie 2D-Eingabescannen und dateibasierter Verarbeitung lassen sich Handhabungsanweisungen in Sendungen einbetten.

- Darüber hinaus können einzelne Postsendungen und ihre Inhalte zur Nachverfolgung und Berichterstellung in einem geschlossenen Kreislauf serialisiert werden.

- Weitere Posttechnologien wie der USPS® Intelligent Mail® Barcode (IMb) in den USA steigern die Transparenz Ihrer Sendungen.

- Viele amerikanische Unternehmen verwenden den IMb, um Portonachlässe zu erhalten.

- USPS ermöglicht zudem mithilfe des Barcodes, Sendungen im Postsystem zu verfolgen, um immer erfahren zu können, wo sich eine Sendung aktuell befindet.

- Behörden- oder Branchenvorschriften können auch eine Nachverfolgung der Portoausgaben für jede Sendung verlangen. Die beste Lösung ist es, mit einer Software die unterschiedlichen Kampagnen oder Vorgänge nachzuverfolgen.

- Derartige Vorschriften können auch ein Höchstmaß anSicherheit beim Schutz von Kundendaten erfordern. Auch hier helfen Ihnen aktuelle Softwarelösungen und interne Personalpraktiken bei der Einhaltung der Vorschriften.

B. Best Practices für das Outsourcing

Achten Sie darauf, dass Ihr Outsourcing-Anbieter über alle nach Branchenstandards üblichen Compliance-Zertifizierungen verfügt und diese stets aktuell hält. Zu diesen Zertifizierungen zählen:

- Detaillierte Audits

- Einhaltung internationaler Standards hinsichtlich Sicherheit und Datenintegrität

- Erfüllung der Verarbeitungsqualitätsanforderungen Ihres nationalen Postdienstes

Die Angebote von Unternehmen, die diese Standards einhalten, liegen preislich möglicherweise über denen nicht-zertifizierter Drittanbieter, aber Sie gewinnen das Vertrauen, dass Ihre Kommunikation den höchsten verfügbaren Qualitäts- und Sicherheitsstandards entspricht.

4. Kontakt zu Pitney Bowes

Behörden- oder Branchenvorschriften können Ihr Unternehmen betreffen und Risiken hervorrufen.

Mithilfe von Best Practice-Prozessen, -technologien und -dienstleistungen können Sie diese Risiken jedoch minimieren. Sie können auch zur Steigerung Ihrer Effizienz beim Versand wichtiger Mitteilungen beitragen.

Wenn Sie weitere Informationen zum Risikoprofil Ihrer Organisation oder zur Einhaltung der Branchenvorschriften erhalten möchten, wenden Sie sich an einen Vertreter von Pitney Bowes. Wir unterstützen Sie gerne.