大野町商工会様

課題

毎回、4人半日がかりで行う会員企業への発送作業職員の負担軽減を模索

地域の事業発展・経済発展のため会員企業をサポートする商工会。商工会議所よりもさらに地域に密着し、小規模事業者も対象となります。課長補佐の森健一郎氏は、同会に求められる支援内容の変化を「かつては会員企業の決算申告や税務関連などのサポートが業務の大半でした。しかし、近年はDXの推進、災害対策支援など、求められるミッションが多様化しています。」と話します。

ニーズに比例し同会の業務内容も拡大する中、日々の業務効率化が求められました。森氏が着目したのは、会員企業に対する郵送作業でした。「約640の会員企業に向けて年に4～5回、加えて、2 ～300社の各部会向けが不定期で年に2～3回、各種の案内書類を郵送します。単純作業とはいえ、数百部の書類を手折りで封筒に封入するのはかなり大変です。角2封筒であれば折らずに送れますが、郵送コストが高い。そのため長3封筒に3つ折りで、となりますが、その作業に従来は、4名で約半日かかっていました。もちろんその間も通常業務があります。どうにかしてこの作業を自動化できないかと考えていました。」

解決

助成金の満額活用で封入封かん機 Relay® 3500を導入自動化により作業工数を約8分の1に圧縮

森氏は当初、紙折り機の導入を検討していたとのこと。しかしWebで検索する中でピツニーボウズの製品を知り、「封筒への封入封かんまで自動化できるのであれば、この方が作業の効率化につながる」と、導入を決意します。しかし、当然ながら導入コストがハードルに。作業はデイリーではなく、年に数回のレベル。専用の機器購入までは、なかなか踏み切れません。そんな折、森氏は厚生労働省の「働き方改革推進支援助成金」に着目します。これは、労働時間の縮減や年次有給休暇の促進に向けた環境整備等に取り組む中小企業事業主に対して、その実施に要した費用の一部を助成するもの。

 助成金の満額活用により導入された、ピツニーボウズの封入封かん機 Relay® 3500。その活用効果を、森氏はこう話します。「書類と封筒をトレイにセットするだけで、あとはワンタッチで封入封かんを行ってくれます。よく行う作業は事前にジョブとして登録してあり、迷うことなく誰でも操作できます。2つのシートフィーダーと、１インサートフィーダー、封筒フィーダーがあり、返信用のハガキなども自動で封入。手作業と違い、作業効率は飛躍的に向上しました。導入後は１名、２時間もあれば約640通の作業が完了します。必要なのは封筒の糊付けに使う水道水だけなのも魅力的です。」

今後

作業自動化はDXへの分かりやすい第一歩成功体験を足がかりに、さらなる業務効率化を目指す

森氏は、機器導入およびピツニーボウズへの評価と、今後の期待を次のように結びます。「最初は操作に不安もありましたが、ピツニーボウズは問い合わせへの対応も親切で、ジョブの追加登録なども自前で行うことができました。今後は操作できる職員を増やし、組織全体でさらなる業務効率化を図りたい。いま、さかんにDXの推進が叫ばれていますが、ピツニーボウズの機器は小規模事業者にとって、分かりやすい第一歩だと感じます。これからもピツニーボウズには、日々のさまざまな業務効率化を誰でも簡単に行えるソリューションの提供に、期待しています。」