ピツニーボウズの“ハイブリッドDX”によるサポートで 全国自治体での郵便関連業務の作業効率が大幅アップ

近年、急速に進むDX（デジタル・トランスフォーメーション）化は民間だけでなく、地方自治体でも盛んになってきています。その中で、ピツニーボウズの提供する“ハイブリッドDX”ソリューションは、全国47都道府県の多くの自治体で導入が進んでおり、人口3万人以上の自治体のうち1/3カ所で導入されています。

自治体内では、各課から発送する郵便物を取りまとめ集計する作業や、納税や新型コロナワクチン接種の通知発送など、様々な郵便関連業務が日常的に発生しています。その中でピツニーボウズのソリューションが郵便物の発送業務における職員の負担軽減と作業効率向上に寄与しており、注目を集めています。

■“自治体DX”化は進むも残る職員の作業負担

2020年、総務省は「自治体DX推進計画」を策定しました。これにより全国自治体は行政サービスにデジタル技術を活用してDX化を図ることで、業務効率化やデータ様式の統一化、円滑なデータ流通を促進し、行政サービスの向上を目指しています。

しかしながら、住民個別への通知物等は確実に本人に到達する必要があることから、印刷物として郵送するため、自治体のシステム上で「デジタル化」が進んでも、最終的な出力自体は「アナログ」であるという点では従来と変わりません。

その中で、デジタルとアナログのハイブリッドのワークフローを構築し、業務の自動化、効率化を図るピツニーボウズの“ハイブリッドDX”ソリューションが職員の負担軽減や業務効率化に大きく寄与し、郵便関連業務のスタンダード製品として好評を博しています。

日々さまざまな通知を住民に届ける自治体にとって、郵便物の発送は欠かせない日常業務となっています。自治体では各課からの郵便物が総務課に持ち込まれ、それらを総務課の職員が1通ずつ数えたり、重さを量ったりして、郵便物の数と料金をまとめた「差出票」を作成し、これを郵便物とともに、郵便局員に手渡します。集荷の時間に追われながらの日々の集計作業は職員の心理的負担が大きく、正確性も求められることから負荷の高い業務の1つとも言えます。こうした郵便物集計業務の課題をピツニーボウズジャパンの郵便料金計器の導入で、解決をしている自治体が数多くあります。

■導入事例：青森県むつ市では郵便料金計器導入で職員がコア業務に注力

青森県北東部の下北半島に位置するむつ市では、令和2年10月からピツニーボウズの郵便料金計器を導入し、作業効率のアップに成功しています。

郵便料金計器とは、郵便局の承認を得て、封筒に郵便料金と消印を印字する機械です。定形・定形外サイズを問わず郵便物を機械に置くだけで最新の郵便料金を自動で算出し、正確な料金を高速で印字します。印字後の郵便物はそのままポストに投函できることから、郵便局の窓口に並ぶことも、面倒な差出票の作成も不要となります。郵便局への支払いは使用した額だけ月に一度の後払いとなり、どの部署や科目で幾ら使用したか簡単にわかる集計管理機能も搭載しています。

従前、同市では各課から持ち込まれる郵便物の重さを総務課の職員が1通ずつ量り、郵便物の数と料金をまとめる差出票を作成するという作業が日々、発生し、郵便物の集計には総務課以外の部署の職員も携わるほどの作業負担がありました。

しかし、ピツニーボウズの郵便料金計器を取り入れてからは、作業負担が大幅に軽減。現在では各課の職員が郵便物を郵便料金計器に通す運用を行っており、各課がそれぞれ5分程度で正確な集計ができています。

これにより総務課職員は、本来のコア業務により集中でき、生産性の向上が可能となる体制となっています。

このように導入後の自治体では、面倒な郵便の集計作業は機械に任せ、人的負担軽減と業務効率化を実現しています。ピツニーボウズの“ハイブリッドDX”ソリューションは、「自治体DX推進計画」でも求められている、デジタル技術や AI 等の活用により業務効率化を図り、人的資源を行政サービスの更なる向上に繋げていくことにも大きく貢献しています。

その他、全国自治体におけるピツニーボウズのソリューションの導入事例は多数あります。詳しくはこちらをご参照ください。https://www.pitneybowes.com/jp/shipping-and-mailing/lg-casestudies.html

ピツニーボウズについて

ピツニーボウズ(ニューヨーク証券取引所:PBI)は、フォーチュン 500社の90%以上の企業にテクノロジー、物流、金融サービスを提供している世界的な発送・郵送会社です。世界中の中小企業、小売、企業、政府機関のお客様が、郵便物や小包を送る際の複雑さを解消するためにピツニーボウズを利用しています。詳細については、ピツニーボウズのホームページ(https://www.pitneybowes.com/jp)をご覧ください。