5 façons d’automatiser le processus d’expédition de colis d’entreprise

Lorsque votre entreprise repose sur des années de pratiques et de processus manuels, les remplacer par un système d’expédition d’entreprise automatisé ne se fait pas en un tour de main.

Cela est particulièrement vrai pour les centres de courrier au sein des grandes organisations. Cependant, l’automatisation de vos opérations manuelles liées au courrier, à l’expédition de colis et au suivi peut se faire de façon simple.

Voici cinq pratiques essentielles susceptibles de rendre votre transition du manuel vers l’automatisé aussi simple et efficace que possible, du traitement du courrier sortant à l’investissement dans un logiciel d’expédition d’entreprise automatisé, comme la solution d’expédition de colis et d’envoi de courrier PitneyShip^MC Pro.

1. Obtenez l’adhésion de tous au processus d’automatisation

Peu importe qu’il s’agisse de la mise en œuvre d’une nouvelle règle, d’une nouvelle procédure ou d’un nouveau processus, la première étape est toujours la même : s’engager auprès de ses employés.

Si vous ne pouvez pas obtenir l’adhésion de tout le monde, vous devez au moins informer les personnes qui seront particulièrement touchées par le changement.

Pour cela, il faut créer un message coordonné et unifié de la part de la direction qui exprime clairement les avantages d’un système d’expédition automatisé. Ce message doit également prévoir toutes les préoccupations des employés et y répondre de manière proactive.

Sans la mise en place d’un plan visant à expliquer la nécessité de passer d’un processus d’expédition d’entreprise manuel à un processus automatisé, les employés ne saisiront pas l’incidence d'un tel changement et les nouvelles occasions que cela représente.

Montrez à votre équipe comment vous simplifierez le processus d’expédition en utilisant une stratégie d’expédition multitransporteur. Vous gagnerez du temps, réduirez les frais d’expédition de colis et distribuerez votre courrier plus rapidement tout en diminuant le nombre d’erreurs.

Vous devrez constamment rattraper votre retard en essayant de convaincre vos employés de la valeur du concept.

Montrez à votre équipe comment vous simplifierez le processus d’expédition en utilisant une stratégie d’expédition multitransporteur. Vous gagnerez du temps, réduirez les frais d’expédition de colis et distribuerez votre courrier plus rapidement tout en diminuant le nombre d’erreurs.

2. Faites participer le service des TI dès le début du processus

Lorsque quelque chose ne va pas avec un ordinateur dans votre entreprise, vous faites immédiatement appel aux experts de votre service des TI. Ainsi, la participation du service des TI à toute prise de décisions importantes relevant de la technologie est une évidence, n’est-ce pas?

Vous seriez étonné de constater la fréquence à laquelle les entreprises lancent de nouvelles initiatives technologiques sans consulter au préalable leur équipe des TI.

Une telle consultation est particulièrement importante dans le cas de l’automatisation des centres de courrier. En faisant participer leur service des TI dès le début, les responsables d’entreprise peuvent déterminer si le suivi automatisé et les solutions multitransporteur doivent être déployés à partir d’un système infonuagique ou d’une infrastructure physique.

Vous aurez également besoin de l’aide de ses spécialistes pour mettre en œuvre et soutenir votre nouvelle solution. En les prévenant, vous vous assurez que les personnes qui fourniront ce soutien connaissent déjà les tenants et les aboutissants dès le début. Sans la participation de votre service des TI, vous risquez de vous mettre en situation d’échec dès le départ.

3. Ne sous-estimez pas les économies indirectes qui découlent de l’automatisation du processus d’expédition d’entreprise

Chaque fois que l’on intègre une nouvelle technologie à une opération, on l’examine d’abord du point de vue des « économies réalisables ».

Cependant, un nouvel investissement ne se limite pas aux économies immédiates.

Lorsque vous examinez les économies que votre entreprise pourrait réaliser en utilisant un système d’expédition automatisé, deux types d’économies entrent en ligne de compte : les économies directes et les économies indirectes.

Économies directes : Elles correspondent à l’élimination ou à la réduction d’un coût que vous pouvez quantifier en dollars. Si une solution d’expédition vous coûte moins cher qu’une autre, vous pouvez calculer instantanément combien vous pouvez économiser.

Économies indirectes : Il s’agit notamment des économies qui peuvent être difficiles à quantifier en dollars. Il peut s’agir du temps gagné, du nombre d’employés nécessaires pour accomplir une tâche ou de la réduction du nombre d’erreurs dans un processus.

Les économies indirectes, comme les améliorations sur le plan de la responsabilisation et de l’efficacité dans un centre de courrier, ne sont peut-être pas aussi faciles à quantifier que les économies directes, mais elles sont tout aussi importantes. Les organisations qui mettent en œuvre l’automatisation constatent souvent des gains importants dans les routines quotidiennes, lesquelles freinaient la productivité en raison des investissements qu’elles nécessitaient.

Les économies de coûts sont un type d’économies indirectes qu’une entreprise constatera après la mise en œuvre d’une solution d’expédition d’entreprise automatisée.

Votre service de la comptabilité remarquera la diminution des frais d’expédition, tout comme vos clients. En fournissant un tarif d’affranchissement précis au début du processus d’expédition, vous éliminez les coûts imprévus.

Les erreurs d’adresse et les livraisons en zone rurale peuvent occasionner des frais d’affranchissement supplémentaires que Postes Canada, Purolator, FedEx ou UPS peuvent ajouter par la suite. Avec une solution d’expédition d’entreprise automatisée, votre entreprise peut être plus transparente et faire profiter le client des économies réalisées.

Définissez, pour votre entreprise, des attentes raisonnables qui tiennent compte autant des économies indirectes que des économies directes.

4. Partagez les données dans l’ensemble de votre organisation

Dans de nombreuses entreprises, il est pratique courante que les équipes ou les services créent et gèrent leurs propres ensembles de données.

Cette approche peut sembler logique sur le plan de la délégation de responsabilités, mais elle conduit inévitablement à une accumulation de silos d’information où les données pertinentes sur les clients, les frais d’expédition et d’autres renseignements sont conservées séparément les unes des autres.

Si vous ne partagez pas ces données entre les services, vous finissez par consacrer inutilement du temps et des efforts à la production d’ensembles de données redondants, ce qui limite l’efficacité de vos équipes et de vos investissements dans les nouvelles technologies.

Pour contourner ce problème, assurez-vous de centraliser les données des clients et les systèmes comptables de toute l’organisation dans votre nouveau système d’expédition d’entreprise. Ainsi, vous éliminerez les données en double et les inefficacités liées au maintien de ces redondances.

Plus vous partagez les noms et les adresses des expéditeurs et des destinataires ainsi que d’autres données essentielles au sein de l’organisation, moins vous avez à vous occuper de la saisie fastidieuse et chronophage de données.

Le partage des données permet également à votre organisation de demeurer flexible. Avec un outil comme PitneyShip^MC Pro, les employés peuvent imprimer des étiquettes d’expédition de chez eux ou de n’importe quel endroit où ils travaillent. Tout ce dont ils ont besoin, c’est d’une imprimante et d’un ordinateur.

5. Ne vous en tenez pas à un seul transporteur. Essayez plutôt une stratégie multitransporteur

Lorsque quelque chose fonctionne pour une entreprise, il y a de fortes chances qu’elle s’y tienne. Cela s’applique également au processus d’expédition d’entreprise. Le problème est le suivant : lorsque les entreprises s’en tiennent à un seul transporteur, elles ratent des occasions de faire des économies et finissent par payer plus que nécessaire pour les expéditions de colis et les frais d’affranchissement.

Lorsque vous automatisez le processus d’expédition de votre entreprise, optez pour une stratégie d’expédition multitransporteur. Avec les bons outils et logiciels, vous serez en mesure de choisir la meilleure option d’expédition chaque fois en tenant compte du délai d’expédition pour chaque envoi et de comparer les prix entre plusieurs transporteurs.

Le bon outil de gestion permettra aux employés de comparer rapidement toutes les options d’expédition et de choisir la meilleure chaque fois

Profitez pleinement de votre routine d’expédition

Il est facile pour une entreprise de s’habituer à une routine. Assurez-vous que la routine que suit votre organisation repose sur la meilleure option d’expédition pour chaque colis que vous envoyez.

Ces économies s’additionneront rapidement, et la routine que vous établirez ancrera dans votre organisation une pratique d’expédition durable qui deviendra une seconde nature au fil du temps. Faites-nous confiance. Votre centre de courrier et vos employés vous en remercieront.