As três maneiras de os sistemas inteligentes de entrada ajudarem a manter a conformidade

O cenário da conformidade empresarial evolui constantemente à medida que os órgãos reguladores dos setores, como financeiro, farmacêutico, de serviços públicos e de saúde, tentam acompanhar o ritmo das mudanças em várias frentes

Ao mesmo tempo, as instalações dos locais de trabalho estão gradativamente se ajustando às mudanças nos padrões de trabalho após a pandemia de COVID-19. Muitos colaboradores ainda trabalham de casa e não vão mais regularmente para o escritório. Com menos pessoas frequentando o escritório continuamente, há mais oportunidades para entradas fraudulentas. Desse modo, as empresas talvez considerem a possibilidade de adotar maneiras mais modernas e inteligentes de gerenciar o acesso ao local de trabalho com o objetivo de se protegerem contra violações de segurança, imprevistos relacionados à saúde e segurança, bem como danos à reputação.

Foco nas medidas físicas de conformidade

As empresas sabem que o controle rigoroso do acesso ao local de trabalho é um aspecto importante para demonstrar aos órgãos reguladores que estão cuidando bem da segurança e de seus colaboradores. Vejamos três áreas de conformidade de acesso ao local de trabalho, tradicionalmente controladas por medidas físicas, nas quais os modernos sistemas digitais de entrada podem ajudar a proteger seus colaboradores, seu local de trabalho e sua reputação:

Olá, meu nome é SAM, o porteiro digital. Guiarei você em nosso sistema Smart Access Management.

Eu gerencio o acesso e o controle de visitantes das empresas em um mundo de trabalho híbrido. Como tenho as chaves digitais de todos os locais e sistemas, consigo gerenciar quem entra e quem sai. Estou sempre conectado e consigo fornecer uma visualização orientada por dados e em tempo real das pessoas, dos visitantes e dos prestadores de serviços sempre que for necessário.

SAM seu porteiro digital Pitney Bowes

Riscos à privacidade dos dados:

De acordo com a GDPR, os métodos de entrada baseados em materiais impressos usados na recepção são um risco à privacidade dos dados. Um livro de registros aberto contém todos os tipos de informações sigilosas, desde nomes dos visitantes e das respectivas empresas, a hora e a data da visita até o número da placa do automóvel, que podem ficar visíveis para outros visitantes. Além disso, em um edifício ocupado por várias empresas, o livro de registros pertence ao proprietário do edifício e acaba ficando fora do seu controle. Você não consegue garantir que as informações serão descartadas com segurança quando já não forem mais necessárias. Um sistema de acesso inteligente mantém um registro centralizado e em tempo real de todos os funcionários, visitantes e prestadores de serviços de vários locais, que é armazenado na nuvem, o que garante que o gerenciamento de dados e de acesso físico e digital fique seguro e protegido e esteja em conformidade com a GDPR.

Documentação incorreta:

É bastante comum em situações de atendimento ao público, consultas médicas ou atendimentos bancários, por exemplo, que os visitantes sejam solicitados a trazer algum tipo de documentação, como um teste de COVID negativo, antes de serem atendidos. Se um formulário estiver incompleto ou se alguém esquecer algum documento importante, a visita não poderá ser realizada, causando transtornos e desperdício de tempo para ambas as partes. Os prestadores de serviços também devem apresentar um comprovante de autorização para que possam entrar em um edifício. Se os documentos apresentados estiverem incorretos ou incompletos, serviços essenciais talvez precisem ser adiados ou reagendados. Com um sistema de acesso inteligente, é possível verificar a documentação com antecedência e armazenar, com segurança, cópias digitais de tudo o que for necessário para fins de conformidade.

Falta de segurança nas condições de trabalho:

Os colaboradores que trabalham na recepção exercem uma função importante para manter a segurança de todos no local de trabalho. Mas esses colaboradores, ainda sim, serão humanos. Em um edifício ocupado por várias empresas e bem movimentado, as tarefas de uma recepcionista geralmente variam entre atender ao telefone, reservar salas de reunião, imprimir e entregar crachás para visitantes, lidar com entregadores etc. Com tudo isso, pode acontecer de o colaborador não perceber que alguém está tentando escapar das medidas de segurança física. Com o Smart Access Management™ da Pitney Bowes, você tem controle total de quem está no local e por quanto tempo isso ocorre. A gerência e os colaboradores podem ter a certeza de que as pessoas que estão no local têm autorização para estar lá e apresentam baixo risco para a saúde.

Os sistemas de acesso digital são a chave para a conformidade

Levando tudo isso em consideração, talvez o ideal seja pensar na adoção de um sistema de gerenciamento de acesso digital moderno e avançado. Com um sistema desse tipo, a equipe de TI e a gerência passam a ter visibilidade completa de todas as visitas, desde o momento em que uma solicitação de visita é realizada online até o momento em que a pessoa sai do local. As informações sigilosas são armazenadas com segurança na nuvem, e as cópias de documentos importantes podem ser enviadas com antecedência para análise. As cópias digitais ficam protegidas e podem ser recuperadas e apresentadas aos auditores de conformidade quando necessário. Os gerentes dos sistemas têm visibilidade contínua de todos os visitantes em tempo real e poderão agir rapidamente para restringir ou suspender o acesso a qualquer momento se os visitantes não seguirem as políticas e os procedimentos exigidos. A segurança da força de trabalho também é aprimorada porque a equipe da recepção têm menos distrações, permitindo dar plena atenção aos visitantes.

Em resumo, não há sinais de diminuição da pressão que há nas empresas para estar em conformidade com um cenário regulamentar variado e em constante evolução. Os padrões de trabalho após a pandemia da COVID mudaram, fazendo com que muitos colaboradores se tornassem visitantes esporádicos. É necessário atualizar os antigos processos de verificação física na recepção e os sistemas de entrada dos funcionários. Um sistema de gerenciamento de acesso digital moderno tem a flexibilidade integrada necessária para lidar com essa complexidade, mantendo a conformidade, bem como a proteção das pessoas, dos locais e dos sistemas.