Como aprimorar suas operações de envio de correspondência e entrega

Os volumes cada vez menores de correspondências, as taxas cada vez mais altas das transportadoras, os novos requisitos de conformidade e o ritmo constante das inovações estão colocando mais pressão nos provedores de serviços de envio e entrega de correspondências, bem como nas operações internas, para diminuir os gastos aumentado a produtividade. Para atingir a excelência operacional, é necessário concentrar-se na produtividade, que pode reduzir despesas e aumentar a qualidade e o valor para os consumidores.

“As empresas de impressão e envio de correspondências precisam aprender como se adaptar as mudanças nos perfis de envio de mala direta, adaptando-se a diversos projetos diferentes”. Afirma Richard Smith, chefe dos Serviços para sucesso do cliente na Pitney Bowes. “Elas precisam cumprir com ou exceder os acordos de nível de serviço com os quais elas se comprometeram e aprimorar seu desempenho em termos de conformidade, mas também precisam ser ágeis o suficiente para atender às necessidades dos clientes em constante mudança”.

A excelência operacional de nível mundial começa ao determinar os Indicadores-chave de desempenho (KPIs) mais adequados para sua operação. “Geralmente, esses KPIs estão alinhados com qualidade, tempo e custos e são medidos em comparação com os resultados esperados e as melhores práticas do setor”, adiciona Smith. “Ao utilizar uma análise aprimorada, é possível escolher um indicador específico, como custo total por correspondência, tempo de ciclo, defeitos e outros mais, e medir e comparar o desempenho dos locais dentro de uma empresa e de uma empresa dentro de um setor”.

Uma avaliação operacional completa pode ajudar você a identificar e eliminar gargalos e a implementar melhorias em todo o fluxo de trabalho, otimizando o tempo de conclusão das tarefas, o gerenciamento da capacidade e o cronograma das tarefas. Ela também pode ajudar você a identificar custos - em materiais, mão-de-obra e equipamentos - e conectá-los a processos em seu ambiente de produção.

Por exemplo, você está mensurando os custos de correspondências devolvidas ou atrasadas ou as encomendas em termos de postagem e mão-de-obra; ou, ainda, o impacto disso nos relacionamentos com o cliente? Como os investimentos em equipamentos e software para melhoria da qualidade de endereços poderiam reduzir esses custos, e o que é o período de retorno de investimento? E como ficam os custos decorrentes da escolha por uma transportadora inapropriada e da necessidade de utilizar mão-de-obra adicional durante períodos de maior atividade; de que forma solucionar esses problemas?

“A produtividade é essencial para as operações otimizadas e a excelência de produção”, afirma Smith. “A produtividade de fabricação de correspondências trata-se de atingir resultados consistentes e reproduzíveis e de manter uma postura de disciplina, focada no aprimoramento contínuo. Felizmente, as tecnologias em evolução estão oferecendo aos gerentes percepções mais amplas sobre desempenho em todo o ambiente de produção”.

Espaço para o aprimoramento

Para atingir a excelência operacional é necessário conhecimento profundo de seus processos: quem envia ou recebe itens, quando e como, e como ocorrem os aumentos e as quedas de volume com o passar do tempo. Também é necessário compreender as necessidades exclusivas de sua empresa ou seu cliente: redução de custos, aprimoramento do fluxo de caixa, conformidade e muito mais.

Não há muita margem para erros. Sua área de produção foi projetada para oferecer a máxima eficiência? E o fluxo das informações relacionadas ao envio de correspondência e à entrega dentro de sua empresa - e entre sua empresa e seus parceiros e clientes? Aqui estão alguns fatores a considerar durante a análise de suas operações:

• Integração - examine o espaço de produção. Há a possibilidade de combinar tarefas separadas em uma linha de produção única para melhorar a produtividade e a utilização do espaço?
• Design - os elementos de seu espaço de produção - equipamento, móveis e mais - estão situados e foram projetados de forma a garantir o processamento eficiente e a produtividade dos funcionários
• Centralização - você consideraria centralizar (ou descentralizar) suas operações de envio de correspondência ou gerenciamento de saída?
• Motivação - os membros de sua equipe receberam os treinamentos adequados e estão motivados em suas funções? Eles compreendem de forma clara as expectativas e as metas? Eles se sentem valorizados?
• Visibilidade - as informações estão separadas em sua organização, atrapalhando sua capacidade de avaliar o desempenho dos custos e das transportadoras e de criar procedimentos mais controláveis?
• Educação - os funcionários (ou clientes) estão criando problemas com entregas atrasadas, solicitações de serviços inapropriadas ou outras ações que podem ser evitadas?

A função da tecnologia

O uso apropriado de tecnologia em uma operação de impressão, envio de correspondência ou entrega impactará seus negócios muito além das delimitações da sala de postagem. Considere os seguintes avanços:

• Automação - enquanto o estabelecimento de envio de correspondência totalmente manual está ultrapassado, a automação sofisticada faz mais do que acelerar o processamento e economizar custos com mão-de-obra. Ela também melhora a precisão, o que ajuda a garantir a conformidade regulamentar, evitar problemas com serviços ao consumidor e permitir a criação de mensagens mais segmentadas.
• Internet industrial - por meio da utilização de análise conduzida por big data e tomadas de decisão inteligentes, a Internet industrial - que se refere à integração de maquinários complexos, sensores e software - transforma a maneira como os ativos de produção se comunicam com a empresa. Novas soluções incluem indicadores preditivos, para evitar problemas com serviços, e ferramentas aprimoradas de planejamento da capacidade e do cronograma de tarefas.
• Jato de tinta de custo mais baixo - uma tecnologia relativamente recente - sistema de jato de tinta - transformou as operações de impressão. Os sistemas de alimentação contínua e alta velocidade permitem realizar 100% das impressões coloridas de dados variáveis, eliminando a necessidade de formas pré-impressas e permitindo a consolidação de várias funções em uma máquina. Os sistemas mais novos e de custo mais baixo agora estão tornando o jato de tinta mais econômico, mesmo para volumes médios.

“Para obter excelência operacional prolongada é necessário haver adesão dos executivos, planejamento focado e acompanhamento”, afirma Smith. “Mas mesmo os menores aprimoramentos operacionais podem aumentar sua produção e melhorar seu desempenho financeiro”.

Saiba mais sobre como a parceria de tecnologia com a Pitney Bowes ajudou uma provedora de impressões transacionais líder de mercado a atingir novos níveis de excelência operacional e obter um acordo de 10 anos. 

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