Custo da imprecisão: sistemas de inserção de correspondências resolvem as ineficiências operacionais

Para garantir o cumprimento do prazo estipulado nos contratos de serviço, a velocidade de processamento é um fator fundamental para as empresas, que todos os dias enviam grandes volumes de correspondências de marketing transacional e em massa. Pense bem: do que adianta ter um centro de correspondências veloz, se ele não for preciso? Cada envelope enviado, deve chegar corretamente ao seu destinatário. Caso haja um erro, a empresa corre o risco de ter problemas operacionais, de conformidade e reclamações dos clientes.

O que aconteceria se, por exemplo, um cliente recebesse uma oferta de up-sell, porém endereçada a outra pessoa? Provavelmente, isso representaria a perda de uma oportunidade de negócio e prejudicaria a relação entre as empresas. Possivelmente, nenhum cliente em potencial daria crédito a uma empresa que despacha correspondências para o endereço errado, ninguém gosta de se sentir como se fosse “apenas mais um número”. Se um demonstrativo financeiro ou um boleto de plano de saúde privado for enviado ao destinatário errado, a empresa corre o risco de violar uma série de normas de privacidade e segurança, resultando em penalidades.

De acordo com Lynda L., a imprecisão no processamento de correspondências gera um custo de retrabalho, muitas vezes desapercebido pelas empresas. Hansen, gerente de marketing da Pitney Bowes.

“Quando ocorrem erros de postagem, são necessários tempo, material e pessoal para reprocessar essas correspondências”, explicou Hansen. “Isso afeta a eficiência operacional e o desempenho geral, o que significa dinheiro saindo do bolso”.

Esse risco está até mesmo presente em centros de correspondências que utilizam soluções de inserção de alta velocidade. Isso ocorre porque, em alguns sistemas de alta velocidade, falta a capacidade avançada de rastreamento e de manipulação precisa do material, o que, na verdade, dificulta ainda mais a detecção de falhas.

“Sabemos de muitas situações em que os sistemas fazem o processamento em alta velocidade, mas, no final, o rendimento real, ou a quantidade de peças processadas com precisão, é bem menor que o custo da mão de obra e de material”, salientou Hansen. “Além disso, o tempo de reprocessamento é significativo”.

Em última análise, as empresas precisam encontrar o equilíbrio certo entre velocidade e precisão, a fim de otimizar a produtividade e a excelência operacional. Os sistemas de inserção automatizados da Pitney Bowes podem oferecer ambas, com três principais benefícios para as operações de correspondência de uma empresa:

01. Processamento mais inteligente de correspondências complexas

Pense em todos os diferentes tipos de correspondência que uma empresa envia para os clientes. Desde extratos bancários, que contêm dados altamente confidenciais, a faturas e materiais promocionais, o conteúdo varia em termos de volume, dimensão e destino. Como ter a certeza de que todas as correspondências foram processadas com precisão, mantendo o máximo de lucratividade e eficiência de custos?

A solução certa de acabamento de um serviço pode fazer toda a diferença. Por exemplo, uma solução de inserção de alta integridade, oferecida pela Pitney Bowes, é capaz de processar correspondências a velocidades variáveis - desde 10.000 a 26.000 ciclos por hora - para maximizar a produtividade do serviço.

Enquanto outros sistemas talvez precisem reduzir a velocidade de processamento para assegurar precisão, as soluções da Pitney Bowes preservam a integridade, sem comprometer a alta produtividade. A capacidade avançada de precisão no rastreamento e de manipulação de materiais permite processar, com rapidez, serviços altamente complexos, inclusive aqueles com diversos fluxos e parâmetros de combinação. Com a inserção e a combinação seletivas, as correspondências que envolvem transações seguras não se misturam com as correspondências de mala direta geral, além de levar em consideração fatores tais como contagem variável de páginas e correções instantâneas para reduzir erros.

02. Mais eficiência no processamento

A migração dos sistemas de inserção mais antigos para os mais modernos faz uma grande diferença, por permitir novos níveis de produtividade e de excelência operacional.

A configuração automatizada assegura resultados repetidos e mais consistentes, eliminando o risco de erros humanos durante a instalação. Também simplifica a transição entre sistemas, reduzindo o tempo de inatividade. Sistemas mais novos também incluem a manipulação precisa de materiais, com detecção dinâmica de desvios, de forma a manter a disponibilidade do sistema e reduzir congestionamentos, reclassificações e outros resultados negativos. Ao medir o rendimento por hora de trabalho, os modernos sistemas de inserção garantem o controle da precisão com base no custo de produção por peça.

Com um sistema de inserção eficiente, pode-se aumentar mais rapidamente a produtividade e manter - ou até mesmo reduzir - o custo de produção. As soluções de inserção da Pitney Bowes são capazes de aumentar em 20% a eficiência em relação aos sistemas tradicionais. Isso significa a possibilidade de gerenciar melhor o pessoal no ambiente de trabalho e realocar recursos de mão de obra para outras tarefas.

Os sistemas de inserção modulares oferecem os benefícios das mais recentes tecnologias de processamento, para ajudar o cliente a gerenciar o custo do investimento. Em vez de reestruturar todo o centro de correspondências, é possível modernizar-se com total rapidez e facilidade, sem restringir os resultados da empresa.

03. Comunicação que atrai o cliente

Com o sistema de inserção ideal, é possível melhorar a qualidade e a atratividade da comunicação com os clientes. Usufrua, por exemplo, das atraentes campanhas de mala direta que incluem serviço de mensagens personalizadas e coloridas na parte externa de cada envelope. Esta é uma ótima maneira de aumentar o envolvimento do cliente em campanhas de cross-sell (vendas cruzadas) direcionadas.

Esses benefícios são possíveis sem sacrificar a eficiência operacional e a precisão. As soluções da Pitney Bowes permitem personalizar e destacar cada correspondência com um nível de qualidade, precisão e produtividade que jamais seria possível com outros sistemas.

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