Descubra como a tecnologia pode revolucionar a gestão de mensageria e expedição, garantindo rastreabilidade, segurança e eficiência para sua empresa.
Qual a importância de softwares para a revolução na gestão de mensageria empresarial
A mensageria é um processo fundamental para qualquer empresa que lida com documentos, pacotes e correspondências diariamente. No entanto, muitos negócios ainda enfrentam desafios como falta de rastreabilidade, controle ineficiente e extravios, o que impacta diretamente a produtividade e a confiabilidade das operações.
Com a crescente necessidade de digitalização e automação, integrar um sistema de mensageria, como o PB One Tracking® se tornou uma solução estratégica para garantir mais eficiência operacional, reduzir atrasos e elevar a experiência dos clientes e colaboradores.
Neste conteúdo, vamos explorar como essa revolução na gestão de mensageria e expedição empresarial pode transformar sua empresa.
O que é mensageria e qual a sua importância para as empresas?
A mensageria é o conjunto de processos responsáveis pelo envio, recebimento e gestão de correspondências, documentos e encomendas dentro de uma empresa. Esse fluxo inclui desde a distribuição interna de materiais até a expedição de pacotes para diferentes unidades ou clientes.
Com a digitalização e o aumento da demanda por entregas rápidas e seguras, a mensageria evoluiu junto com as necessidades do mercado, principalmente pós-pandemia de COVID-19, no qual as empresas implantaram o trabalho híbrido e, muitas, voltaram ao presencial. Com isso, o processo passou a integrar tecnologias de rastreamento, automação e monitoramento em tempo real, garantindo mais controle e eficiência operacional.
Para as empresas, uma gestão eficiente da mensageria é essencial para evitar atrasos, extravios e falhas na comunicação corporativa. Soluções automatizadas, como as oferecidas pela Pitney Bowes, permitem otimizar esse processo, reduzindo custos operacionais e melhorando a experiência do usuário final.
4 principais desafios enfrentados pelas empresas na gestão de mensageria
Mesmo com a evolução dos processos operacionais, muitas empresas ainda encontram dificuldades na gestão de suas correspondências e documentos. Alguns dos principais desafios incluem:
Falta de rastreabilidade
Sem um sistema de tracking eficiente, acompanhar a movimentação de documentos e encomendas dentro da organização se torna um grande desafio. Pacotes podem ser perdidos ou ficar parados em determinado setor sem um controle adequado, dificultando a visibilidade, comprometendo prazos, gerando insegurança e aumentando a necessidade de retrabalho, impactando diretamente a eficiência operacional.
Erros manuais e falta de eficiência
O uso de processos manuais na expedição de documentos e pacotes torna o fluxo mais lento e suscetível a gargalos operacionais. A necessidade de preenchimento manual de registros, conferência física de materiais e deslocamentos internos prolonga o tempo de entrega e reduz a eficiência da equipe.
Isso pode resultar em atrasos na comunicação interna e na entrega de materiais essenciais para o funcionamento do negócio.
Dificuldade na gestão de múltiplos endereços
Empresas que operam em diversas unidades, filiais ou escritórios precisam de um sistema integrado para centralizar a gestão da mensageria. Sem essa centralização, cada local pode adotar processos distintos, dificultando o controle e a padronização das operações.
A falta de integração entre os pontos de entrega e recebimento gera inconsistências nos registros, aumenta os riscos de extravios e reduz a visibilidade sobre o status das encomendas.
Para superar esses desafios, contar com uma solução integrada com equipe qualificada e usar softwares de gestão como o PB One Tracking é essencial.
Qual a importância da integração entre Mensageria e Softwares?
A gestão tradicional de mensageria envolve processos manuais, registros em planilhas e cadernetas e pouca visibilidade sobre a movimentação de documentos e encomendas. Essa abordagem pode gerar atrasos, dificuldades na auditoria de entregas e até perdas irreparáveis de itens críticos. A integração de pessoas e sistemas, resolve esses problemas ao oferecer:
Visibilidade total da operação
Centralize a gestão da mensageria e da expedição com rastreamento de ponta a ponta. Todas as entradas e saídas de documentos e encomendas são registradas digitalmente, garantindo rastreabilidade total e auditoria completa.
Automação e eficiência operacional
Digitalize processos, implemente protocolos digitais e elimine tarefas manuais para agilizar expedições e mensageria. Este passo para a transformação auxilia no gerenciamento de demandas de Facilities ao otimizar a movimentação de correspondências e encomendas, fazendo com que a área se preocupe com processos mais estratégicos.
Redução de erros e extravios
Com o monitoramento automatizado e notificações em tempo real, sua empresa evita perdas e assegura que cada item seja entregue no destino correto e pessoa correta, com protocolos digitais e assinatura eletrônica, garantindo mais segurança e eficiência.
Gestão unificada e inteligente
Gerencie a Mensageria e a Expedição de forma inteligente, em um único lugar. Obtenha uma gestão eficiente de malotes, transporte, cartório e protocolos em um único sistema. Integre unidades, filiais e diferentes endereços para um controle mais preciso e eficiente.
Maior segurança e conformidade
Aproveite a assinatura digital, criptografia de dados e conformidade com a LGPD para garantir máxima proteção no armazenamento e movimentação de documentos sensíveis.
Relatórios e insights estratégicos
Acesse dashboards detalhados e relatórios personalizados para acompanhar o desempenho da mensageria e da expedição em tempo real, facilitando a tomada de decisão baseada em dados.
Notificações e alertas automáticos
Mantenha colaboradores e destinatários informados sobre recebimentos, entregas e pendências por meio de alertas via e-mail e SMS.
Experiência aprimorada para o usuário
Interface intuitiva, com acesso remoto via web, multiusuários e integração com diferentes sistemas, proporcionando mais praticidade e controle para administradores, facilities e gestores.
Com essa tecnologia, empresas de diversos segmentos podem transformar sua logística interna, tornando-a mais ágil e confiável.
O impacto da mensageria com soluções PB na sustentabilidade
A adoção das soluções de mensageria da Pitney Bowes impacta diretamente a sustentabilidade das operações corporativas, promovendo eficiência e redução de desperdícios.
Com a automação da gestão de correspondências e rastreamento inteligente de encomendas, as empresas diminuem significativamente o consumo de papel, eliminando processos manuais e físicos que geram resíduos desnecessários.
Além disso, o uso de um sistema integrado reduz o número de transportes internos e externos desnecessários, otimizando rotas e diminuindo a emissão de CO₂. A digitalização e a centralização dos fluxos de mensageria garantem mais controle e organização, evitando extravios e retrabalho, fatores que também impactam na economia de recursos.
Dessa forma, as soluções da Pitney Bowes não só aumentam a eficiência operacional, como também impulsionam práticas mais sustentáveis dentro das empresas, alinhando inovação e responsabilidade ambiental.
Como a Pitney Bowes revoluciona a mensageria com pessoas dedicadas e o sistema PB One Tracking?
A Pitney Bowes oferece um conjunto de soluções para modernizar a gestão de mensageria e expedição, garantindo mais rastreabilidade e eficiência operacional. O uso de equipes dedicadas e qualificadas junto ao sistema PB One Tracking são exemplos de como a automação pode transformar o dia a dia das empresas.
A seguir separamos um pouco mais sobre eles e como a sua utilização garante operações mais automatizadas e eficientes.
PB One Mail: Equipes dedicadas para gestão centralizada e otimizada
O PB One Mail é um serviço de mensageria, expedição e operacionais de escritórioque permite a empresas gerenciarem a entrada e saída de documentos e pacotes de forma segura e eficiente. Com ele, é possível:
● Controlar o fluxo de entrega e recebimento de correspondências em um único sistema;
● Digitalizar processos para reduzir falhas operacionais;
● Priorizar prazos de entrega com maior eficiência;
● Garantir um atendimento qualificado com equipe treinada;
● Integrar diferentes serviços, como postagem, transporte e digitalização de documentos.
PB One Tracking: software de automação e inteligência para rastreamento de pacotes e encomendas
O PB One Tracking complementa essa solução ao oferecer rastreamento de ponta a ponta, garantindo que todos os pacotes e documentos possam ser monitorados em tempo real. Com essa tecnologia, as empresas podem:
● Criar identidades digitais para cada item recebido;
● Mapear o percurso de encomendas para evitar extravios;
● Gerenciar entregas de forma automatizada e eficiente;
● Emitir relatórios detalhados sobre a movimentação de documentos e encomendas.
A combinação dessas duas soluções permite que a mensageria e a expedição sejam gerenciadas de maneira inteligente e segura, trazendo mais agilidade e controle para empresas de qualquer porte. Sua empresa pode optar por utilizar apenas o sistema PB One Tracking ou adotar uma equipe dedicada em sua operação.
Otimize sua operação com as soluções da Pitney Bowes
Nos dias atuais, adotar tecnologias que otimizam a gestão de mensageria e expedição é um diferencial competitivo. O PB One Mail e o PB One Tracking são serviços e sistemas indispensáveis para empresas que buscam mais rastreabilidade, eficiência e segurança no gerenciamento de suas correspondências e encomendas.
Quer transformar sua operação e eliminar problemas com expedição e rastreamento? Fale com nossos especialistas e descubra como a Pitney Bowes pode revolucionar sua gestão de mensageria. Entre em contato e eleve o nível da sua operação!